Cómo integrar SharePoint con Power BI

Microsoft Power BI (pronunciado "ojo de abeja" como acrónimo de Business Intelligence ) es un servicio de análisis empresarial basado en la nube. Aquí, la atención se centra en cómo puede integrar SharePoint con Power BI. Aprenderá a conectar sus informes a SharePoint para que las personas puedan usarlos sin tener que salir de un sitio de SharePoint.

No es necesario tener una suscripción a Office 365 para utilizar Power BI ; hay una versión gratuita disponible para comenzar y una versión más avanzada (llamada Power BI Pro) por la que paga una pequeña tarifa de suscripción mensual (alrededor de $ 10 al mes). Si adquiere una suscripción a Office 365 E5, obtendrá la versión Pro de Power BI incluida.

Puede usar innumerables fuentes de datos para sus informes de Power BI. Una opción es extraer datos directamente de la aplicación Biblioteca y la aplicación Lista de SharePoint.

Cómo extraer datos de una aplicación de biblioteca de SharePoint a Power BI

Una aplicación de biblioteca de SharePoint incluye contenido y también metadatos sobre ese contenido en forma de columnas. Puede extraer estos datos en Power BI para poder incluirlos en sus informes.

Para extraer datos de la aplicación de la biblioteca de SharePoint en su informe de Power BI:

En la aplicación Power BI Desktop, haga clic en el menú desplegable Obtener datos ubicado en la sección Datos externos de la cinta y seleccione Más.
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos.

Desplácese hacia abajo y elija Carpeta de SharePoint, como se muestra en la siguiente figura.

Elegir una fuente de datos en Power BI Desktop.

Haga clic en Conectar.

Ingrese la URL de su sitio de SharePoint.
En este ejemplo ingresamos https://sp2019fd.sharepoint.com/sites/SharePoint2019ForLuckyTemplates .

Haga clic en Aceptar para conectarse.

Ingrese las credenciales que usará el informe para permitir el acceso al sitio de SharePoint.
En este ejemplo, elegimos Cuenta de Microsoft y hacemos clic en Iniciar sesión para que podamos usar nuestras credenciales de Office 365.

Haga clic en Conectar para conectar Power BI Desktop con su sitio de SharePoint.
Se mostrarán los datos de su sitio de SharePoint para que pueda obtener una vista previa, como se muestra aquí.

Carga de datos desde una aplicación de biblioteca de SharePoint en Power BI Desktop.

Haga clic en Cargar para cargar los datos en Power BI Desktop.
Una vez que sus datos de SharePoint hayan terminado de cargarse, puede usarlos para crear un informe con Power BI. Algunos de los tipos de datos que puede incluir para el contenido incluyen Fecha de acceso, Fecha de creación, Fecha de modificación, Extensión de archivo, Ruta de carpeta y Nombre.

Cómo extraer datos de una aplicación de lista de SharePoint

Una aplicación de lista de SharePoint es similar a una hoja de cálculo. Tu aplicación contiene columnas y filas de datos. Estas aplicaciones son fundamentales para SharePoint y puede importar los datos que contienen en sus informes de Power BI.

La importación de datos de la aplicación Lista de SharePoint es el mismo proceso que se describió anteriormente para importar datos de la aplicación Biblioteca de SharePoint; sin embargo, en lugar de seleccionar Carpeta de SharePoint como fuente de datos, seleccione Lista de SharePoint.

El cuadro de diálogo Obtener datos incluye muchas fuentes de datos diferentes, incluidos todos los sitios populares de terceros como GitHub, Google Analytics, Adobe, Facebook, Mailchimp, QuickBooks, Stripe, Twilio, Zendesk, Webtrends y SurveyMonkey, solo por nombrar algunos. . Si tiene datos sobre los que desea informar, es probable que pueda usar Power BI para conectarse e informar sobre ellos.

Cómo mostrar un informe de Power BI en una página de SharePoint

Después de publicar un informe de Power BI en el sitio web del área de trabajo de Power BI, las personas pueden ver ese informe abriendo sus navegadores web e ingresando un vínculo para compartir que les proporcione. También puede incrustar un informe directamente en una página de SharePoint en un sitio de SharePoint.

Para incrustar un informe en una página de SharePoint, debe usar un elemento web especial para Power BI. Para agregar un informe de Power BI, elija el elemento web de Power BI, como se muestra en la siguiente figura.

Elegir el elemento web de Power BI para agregar a una página de SharePoint.

Una vez que agregue el elemento web a una página, debe configurarlo. La configuración es muy sencilla. Simplemente proporcione el vínculo al informe de Power BI y SharePoint se encargará de representarlo directamente dentro de la página de SharePoint, como se muestra aquí.

Representación de un informe de Power BI en SharePoint. Las personas que usan SharePoint ahora pueden ver sus informes de Power BI sin siquiera darse cuenta. Todo lo que sabe un usuario habitual es que aparece un informe en la página de SharePoint.

Para compartir informes directamente desde su área de trabajo de Power BI, necesitará la licencia de Power BI Pro. Esta licencia viene con una suscripción a Office 365 E5. También puede obtener una licencia por una tarifa independiente de aproximadamente $ 10 por mes.