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Cómo llevar un diario en Outlook
Para obtener un buen uso del Diario en Outlook, debe usarlo (detalles, detalles ...). Puede configurar Outlook para que realice entradas en el Diario para casi todo lo que hace o puede cerrar el Diario por completo y no realizar entradas en él. Si no escribe nada en el Diario, no obtiene nada.
En versiones anteriores de Outlook, podía registrar todo automáticamente, pero esa función ya no es compatible con Outlook 2016. Debe ingresar los elementos seleccionados manualmente:
-
Cree una entrada de diario.
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Arrastre un elemento a la carpeta Diario.
Por ejemplo, es posible que no desee registrar todas las transacciones con un cliente potencial hasta que esté seguro de que está haciendo negocios con ese cliente. Puede arrastrar los mensajes de correo electrónico relevantes al Diario para un registro de consultas serias. Cuando empiece a hacer negocios con un nuevo cliente, puede configurar la grabación automática.
Para registrar elementos manualmente en el diario, siga estos pasos:
Haga clic en Carpetas en el panel de navegación (o presione Ctrl + 6).
La lista de carpetas, que tiene un pequeño icono para el diario, aparece en el panel de navegación.
Arrastre el elemento que desea grabar (como un mensaje de correo electrónico o una tarea) al icono Diario en la lista de carpetas.
El formulario Entrada de diario muestra un icono que representa el elemento que está registrando, junto con el nombre del elemento.
Complete la información que desea registrar.
No tienes que grabar nada. El cuadro de texto en la parte inferior de la pantalla le brinda espacio para tomar una nota si desea usarlo.
Haga clic en el botón Guardar y cerrar.
El elemento que registró se ingresa en el Diario. Puede ver su nueva entrada cuando vea su Diario.
A veces, cuando desea encontrar un documento o un registro de una conversación, no recuerda cómo llamó al documento o dónde lo almacenó, pero sí recuerda cuándo creó o recibió el elemento. En este caso, puede ir al Diario y verificar la fecha.
Seguimiento de acciones en el Diario
El diario registra automáticamente las acciones que usted elige y que se relacionan con contactos específicos y coloca las acciones en una vista de línea de tiempo. Puede utilizar Journal para realizar un seguimiento de elementos de Microsoft Outlook, como mensajes de correo electrónico o reuniones. También puede rastrear otros archivos de Microsoft Office, como documentos de Word o libros de Excel.
Journal mantiene un registro de cualquier interacción que desee recordar, incluso algo que no esté ubicado en su computadora, como una conversación telefónica o una carta impresa que envió por correo o recibió.
Cómo encontrar el Diario.
En la barra de navegación, haga clic en 
> Carpetas > Diario.
Puede trabajar con sus entradas de Diario existentes o crear otras nuevas desde el panel Carpeta.
Registrar elementos y archivos en el Diario
En el panel de carpetas, haga clic en la carpeta Diario .
Haga clic en Inicio.
En el grupo Nuevo , haga clic en Entrada de diario.
En el cuadro Asunto , escriba una descripción.
En el cuadro Tipo de entrada , haga clic en el tipo de asiento de diario que está registrando.
Seleccione otras opciones que desee.
Nota: Las versiones anteriores de Outlook incluían una función de diario automático que rastreaba los documentos abiertos en otras aplicaciones de Microsoft Office y Windows. Esta función no está disponible en Outlook 2013 o versiones posteriores.
Cambiar las horas de inicio y finalización automáticamente para todas las entradas
En Diario, en la vista Cronología, haga clic en Ver.
En el grupo Vista actual , haga clic en Configuración de vista y luego haga clic en Columnas.
En el cuadro Seleccionar campos disponibles de , haga clic en el conjunto de campos que desee. Normalmente serían Campos utilizados con frecuencia o Todos los campos del diario.
En el cuadro Campos de fecha/hora disponibles , haga clic en el campo que contiene la hora que desea utilizar como hora de inicio para el elemento y luego haga clic en Iniciar.
En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles , haga clic en el campo que contiene la hora que desea utilizar como hora de finalización del elemento y luego haga clic en Finalizar.
Consejo: La vista Línea de tiempo muestra cuándo se creó, guardó, envió, recibió, abrió y modificó cada elemento y documento. Cuando cambia los campos de tiempo utilizados para mostrar elementos en la línea de tiempo, la ubicación y la duración de los elementos pueden cambiar en la línea de tiempo.
Cambiar las horas de inicio y finalización de un asiento de diario
Abra la entrada del diario.
Ingrese una nueva fecha y hora de inicio. Para cambiar la hora de finalización, cambie el número en el cuadro Duración .
Nota: Cambiar las horas asociadas con un asiento de diario no cambia la hora de inicio del elemento, documento o contacto al que hace referencia.
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