Cómo utilizar la función de categorías de Outlook 2013

La función Categorías de Outlook está diseñada para ayudarlo a distinguir entre lo urgente y lo que puede esperar. Hay mucho valor en una buena recopilación de información. Sin embargo, no puede obtener el valor total de una lista de contactos o tareas si no puede controlar rápidamente qué elementos son importantes y cuáles no.

Asignar una categoría en Outlook 2013

Cuando configura Outlook por primera vez, puede averiguar qué categorías están disponibles haciendo clic en el botón Categorizar en la pestaña Inicio. El botón Categorizar parece un pequeño cuadrado multicolor de tic-tac-toe. Varios otros módulos de Outlook también muestran el botón Categorizar; hace el mismo trabajo dondequiera que lo encuentre.

Al hacer clic en el botón Categorizar, se abre una lista de categorías (¡sorpresa!), Cada una con el nombre de un color. Si simplemente desea codificar con colores sus artículos desde el valor predeterminado, el proceso es bastante simple.

Siga estos pasos para asignar una categoría a un artículo:

Haga clic en el elemento que desea categorizar.

El elemento está resaltado.

Haga clic en el botón Categorizar y elija de la lista.

Aparece un bloque de color en el elemento para indicar qué categoría eligió.

Puede asignar varias categorías a cada elemento, aunque poner demasiadas en un elemento puede resultar más confuso que no asignar ninguna categoría.

Cambiar el nombre de una categoría en Outlook

Puede memorizar lo que significa cada color de categoría de Outlook si lo desea, pero probablemente sería más fácil cambiar el nombre de las categorías a colores específicos:

Haga clic en el botón Categorizar y elija Todas las categorías.

Aparece el cuadro de diálogo Categorías de color.

Haga clic en la categoría a la que desea cambiarle el nombre.

La categoría que seleccione está resaltada.

Haga clic en Cambiar nombre.

La categoría que eligió está rodeada por un cuadro para mostrar que puede editarla.

Escriba el nuevo nombre que desea asignar a esa categoría.

El nombre que escribe aparece en lugar del nombre anterior.

Haga clic en Aceptar.

Se cierra el cuadro de diálogo Categorías de color.

Si cambia el nombre de una categoría que ya había asignado a algunos elementos de Outlook, el nombre de esa categoría cambia en esos elementos automáticamente.

Cambiar el color de una categoría en Outlook

Puede cambiar el color de una categoría, así como su nombre. La asignación de colores memorables puede brindar pistas importantes sobre cómo va su trabajo o qué tan bien se está manteniendo al día con los proyectos actuales.

Siga estos pasos para cambiar el color de una categoría:

Haga clic en el botón Categorizar y elija Todas las categorías.

Aparece el cuadro de diálogo Categorías de color.

Haga clic en la categoría a la que desea asignar un nuevo color.

La categoría que seleccione está resaltada.

Haga clic en el botón Color.

Aparece un cuadro desplegable que muestra los colores que puede elegir.

Haga clic en el color que desea asignar.

El color que eligió aparece en lugar del color anterior.

Haga clic en Aceptar.

Se cierra el cuadro de diálogo Categorías de color.

Puede elegir Ninguno y crear una categoría incolora. Eso es un poco monótono, pero si se adapta a tu estado de ánimo, hazlo. Una posible razón para crear categorías incoloras es que Outlook solo ofrece 25 colores y es posible que tenga más de 25 categorías. Pero después de superar las 25 categorías, puede considerar reducir la cantidad de categorías para reducir la confusión.

Asignar una tecla de método abreviado de categoría en Outlook

Puede asignar a cada categoría una tecla de método abreviado, que le permite asignar una categoría sin tocar el mouse. Eso es muy útil cuando desea hacer zoom a través de una pantalla llena de mensajes de correo electrónico o tareas y poner todo en algún tipo de orden.

Para asignar una tecla de método abreviado a una categoría, siga estos pasos:

Haga clic en el botón Categorizar y elija Todas las categorías.

Aparece el cuadro de diálogo Categorías de color.

Haga clic en la categoría a la que desea asignar una tecla de método abreviado.

La categoría que selecciona se resalta para mostrar que la seleccionó.

Haga clic en el menú Tecla de acceso directo.

Aparece la lista de teclas de método abreviado.

Haga clic en la tecla de método abreviado que desea asignar.

El nombre de la tecla de método abreviado que eligió aparece a la derecha de la categoría.

Haga clic en Aceptar.

No puede asignar más de una tecla de método abreviado a una categoría; eso sería confuso. Sin embargo, puede asignar más de una categoría a un artículo.