Cómo utilizar la función de documento maestro de Word 2019

La primera novela que escribí (y que nunca publiqué, por supuesto) tenía varios cientos de páginas. Se guardó como un solo documento. Los documentos de Word pueden tener cualquier longitud, pero poner todo en un solo documento puede resultar poco práctico. Editar, copiar y pegar, buscar y reemplazar, y todas las demás operaciones de procesamiento de texto se vuelven menos eficientes cuanto más grande crece el documento.

Una mejor solución para documentos largos es mantener cada capítulo, o gran parte, como su propio archivo. Luego, puede aprovechar la función de documento maestro de Word para agrupar todo cuando llegue el momento de imprimir o publicar.

• El documento maestro une todos los documentos individuales o subdocumentos, incluso números de página continuos, encabezados, pies de página y otros elementos continuos. El resultado es un documento grande que puede imprimir o publicar.
• ¿Qué califica como un documento grande? Todo lo que supere las 100 páginas califica, en lo que a mí respecta.

Al escribir una novela, cree cada capítulo como su propio documento. Mantenga todos esos documentos del capítulo en su propia carpeta. Además, use nombres de archivos de documentos para ayudar con la organización. Por ejemplo, nombro los capítulos usando números: el primer capítulo es 01, el segundo es 02, y así sucesivamente.

Cómo crear un documento maestro en Microsoft Word

La función de documento maestro de Word lo ayuda a recopilar y coordinar documentos individuales, llamados subdocumentos , y convertirlos en un documento grande. Cuando tiene un documento maestro, puede asignar números de página continuos a su trabajo, aplicar encabezados y pies de página en todo el proyecto y aprovechar la tabla de contenido, el índice y otras funciones de generación de listas de Word.

Para crear un documento grande y enorme a partir de muchos documentos más pequeños, para crear un documento maestro, siga estos pasos:

Inicie un nuevo documento en blanco en Word.
Presione Ctrl + N para invocar rápidamente un nuevo documento en blanco.

Guarde el documento.
Sí, lo sé, todavía no has escrito nada. No te preocupes: al ahorrar ahora, te adelantas al juego y evitas algunos mensajes de error extraños.

Cambie a la vista Esquema.
Haga clic en la pestaña Ver y luego en el botón Esquema.

En la pestaña Esquema del grupo Documento maestro, haga clic en el botón Mostrar documento.
El grupo de documentos maestros se vuelve a llenar instantáneamente con más botones. Uno de ellos es el botón Insertar, que se utiliza para crear el documento maestro.

Haga clic en el botón Insertar.

Utilice el cuadro de diálogo Insertar subdocumento para buscar el primer documento para insertarlo en el documento maestro.
Los documentos deben insertarse en orden. Espero que haya utilizado un esquema inteligente de denominación de documentos.

Haga clic en el botón Abrir para pegar el documento en el documento maestro.
El documento aparece en la ventana, pero es feo porque la vista Esquema está activa. No se preocupe: ¡no será feo cuando esté impreso! Si le hacen una pregunta sobre estilos en conflicto, haga clic en el botón Sí a todo. Mantiene todos los estilos de subdocumento coherentes con el documento maestro. (Aunque es mejor cuando todos los documentos usan la misma plantilla de documento). Word se configura para que inserte el siguiente documento:

Repita los pasos 5 a 7 para crear el documento maestro.

Guarde el documento maestro cuando haya terminado de insertar todos los subdocumentos.

En este punto, se crea el documento maestro. Es lo que usa para imprimir o guardar todo el documento más grande.

Aún puede editar y trabajar en los documentos individuales. Cualquier cambio que realice se refleja en el documento maestro. De hecho, la única vez que realmente necesita trabajar en el documento maestro es cuando elige editar los encabezados y pies de página, crear una tabla de contenido o trabajar en otros elementos que afectan a todo el documento.

• Cuando esté listo, puede publicar el documento maestro del mismo modo que publica cualquier documento individual.

Utilice el botón Contraer subdocumentos para ocultar todo el texto del subdocumento. Por ejemplo, si necesita crear una tabla de contenido o trabajar en los encabezados y pies de página del documento maestro, contraer los subdocumentos facilita el proceso.

• Por desgracia, el método del documento maestro no es perfecto. Es bueno para imprimir, pero para crear un libro electrónico, es mejor usar un solo documento grande en lugar de varios documentos en un documento maestro.

Cómo dividir un documento de Microsoft Word

Dividir un documento no es parte de la creación de un documento maestro, pero podría ser la forma de empezar. Si escribe su novela como un documento extenso, le recomiendo que lo divida en documentos más pequeños. No existe un simple atajo; en su lugar, debe cortar y pegar para crear documentos más pequeños a partir de uno enorme.

A continuación, le indicamos cómo dividir un documento:

Seleccione la mitad del documento: la parte que desea dividir en un nuevo documento.
O, si está dividiendo un documento en varias partes, seleccione la primera parte que desea colocar en un nuevo documento. Por ejemplo, divida el documento en los saltos de capítulo o en un salto de título principal.

Corta el bloque seleccionado.
Presione Ctrl + X para cortar el bloque.

Convoca un documento nuevo en blanco.
Ctrl + N hace el truco. O, si está usando una plantilla (y debería hacerlo), comience un nuevo documento con esa plantilla.

Pegue la parte del documento.
Presione Ctrl + V para pegar. Si el texto no se pega con el formato adecuado, haga clic en la pestaña Inicio y, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar. Haga clic en el botón de comando Conservar formato de origen.

Guarde el nuevo documento.

Continúe dividiendo el documento más grande repitiendo estos pasos. Una vez que haya terminado de dividir el documento más grande, puede eliminarlo de forma segura.