Cómo utilizar la validación de datos para mantener limpios los datos de Excel

Un comando útil relacionado con este negocio de mantener limpios los datos de Excel es el comando Validación de datos. Utilice este comando para describir qué información se puede ingresar en una celda. El comando también le permite proporcionar mensajes que brindan información de entrada de datos y mensajes de error que intentan ayudar a alguien a corregir errores de entrada de datos.

Para utilizar la validación de datos, siga estos pasos:

1Seleccione el rango de la hoja de trabajo donde irán los datos a ser validados.

Puede hacer esto arrastrando el mouse o usando las teclas de navegación.

2 Elija el comando Validación de datos de la pestaña Datos para indicarle a Excel que desea configurar la validación de datos para el rango seleccionado.

Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

3 En la pestaña Configuración del cuadro de diálogo Validación de datos, use los cuadros de texto Criterios de validación para describir qué datos son válidos.

Utilice las opciones del cuadro de lista desplegable Permitir, por ejemplo, para proporcionar qué tipos de información pueden incluirse en el rango: números enteros, números decimales, valores de la lista, fechas válidas, horas válidas, texto de una longitud particular y pronto.

Utilice las opciones del cuadro de lista desplegable Datos para definir mejor sus criterios de validación. El cuadro de lista desplegable Datos proporciona varias comparaciones que se pueden realizar como parte de la validación: entre, no entre, igual, no igual a, mayor que, etc.

Refine los criterios de validación, si es necesario, utilizando cualquiera de los otros cuadros de lista desplegable disponibles. Nota: Las otras opciones de criterios de validación dependen de lo que ingrese en los cuadros de lista desplegable Permitir y Datos. Si indica que desea permitir solo números enteros entre un rango particular de valores mínimos y máximos, Excel proporciona cuadros de texto Mínimo y Máximo para que ingrese o defina el rango.

Sin embargo, si selecciona otras entradas de los cuadros de lista desplegable Permitir o Datos, verá otros cuadros de texto que aparecen en la pestaña Configuración. En otras palabras, Excel personaliza la pestaña Configuración según el tipo de criterio de validación que defina.

Ajusta la validación.

Después de describir los criterios de validación, seleccione o anule la selección (desactive) la casilla de verificación Ignorar espacio en blanco para indicar si se permiten celdas en blanco.

5 Considere ampliar el alcance de la validación de datos.

Seleccione la casilla de verificación Aplicar estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración para indicar si los criterios de validación deben expandirse a otras celdas similares.

Haga clic en el botón Borrar todo y Excel borrará (eliminará) los criterios de validación.

6 Proporcione un mensaje de entrada desde la pestaña Mensaje de entrada del cuadro de diálogo Validación de datos.

La pestaña Mensaje de entrada le permite decirle a Excel que muestre un pequeño mensaje cuando se selecciona una celda con la validación de datos especificada. Para crear el mensaje de entrada, ingrese un título para el mensaje en el cuadro de texto Título y el texto del mensaje en el cuadro de texto Mensaje de entrada. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada cuando se seleccione la celda esté seleccionada.

7 Proporcione un mensaje de error desde la pestaña Alerta de error del cuadro de diálogo Validación de datos.

También puede proporcionar un mensaje de error que muestra Excel cuando alguien intenta ingresar datos no válidos.

Para crear un mensaje de error, primero verifique que la casilla de verificación Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos esté seleccionada. Luego, use el cuadro de lista desplegable Estilo para seleccionar qué debe hacer Excel cuando encuentre datos no válidos: Detenga la entrada de datos en el usuario sin la entrada de datos incorrecta, o simplemente muestre un mensaje informativo después de que se hayan ingresado los datos.

8Al igual que cuando crea un mensaje de entrada, ingrese el título del mensaje de error en el cuadro de texto Título. Luego ingrese el texto completo del mensaje de error en el cuadro de texto Mensaje de error.

¿Tiene curiosidad por las opciones del cuadro de lista desplegable Estilo? El estilo de la alerta de error determina qué botones de comando presenta el mensaje de error cuando alguien intenta ingresar datos incorrectos. Si el estilo de error es Detener, el cuadro de mensaje de error muestra los botones de comando Reintentar y Cancelar.

Si el estilo de error es Advertencia, el cuadro de mensaje de error muestra los botones de comando Sí, No y Cancelar. Si el estilo de error es Informativo, el cuadro de mensaje de error muestra los botones de comando Aceptar y Cancelar.