Cómo ver contactos en Microsoft Outlook 2019

Después de ingresar su información de contacto, Microsoft Outlook 2019 le permite ver la información organizada de muchas formas diferentes y útiles, llamadas vistas . Ver su información de contacto y ordenar las vistas son formas rápidas de obtener un panorama general de los datos que ingresó. Outlook viene con varias vistas predefinidas en cada módulo. Puede modificar fácilmente cualquier vista predefinida, nombrar y guardar su vista alterada, y usarla como lo haría con las vistas predefinidas.

Para cambiar la vista de su lista de contactos, siga estos pasos:

En el módulo Personas, haga clic en la pestaña Inicio en la cinta.

Haga clic en la vista que desee en el grupo Vista actual.

La pantalla cambia para usar esa vista. Si elige la vista Tarjetas de visita, obtendrá algo parecido a lo que se muestra aquí. También puede elegir Vista de tarjeta, Vista de teléfono, Vista de lista o cualquier otra vista que se enumere.

Vista Tarjetas de visita.

Puede cambiar de vista del mismo modo que puede cambiar de canal de televisión, así que no se preocupe por cambiar de un lado a otro. Cuando cambia de vista, solo ve diferentes formas de organizar la misma información.

Cómo ordenar una vista en Microsoft Outlook 2019

Algunas vistas están organizadas como listas simples, como la vista Teléfono del módulo Personas. Esta figura muestra la vista Teléfono: una columna de nombres a la izquierda, seguida de una columna de nombres de empresas, etc.

Vista de teléfono.

Si no puede encontrar un determinado contacto en una vista que está organizada en columnas, haga clic en el título de la columna una vez para ordenar por esa columna. Por ejemplo, suponga que desea ver los nombres de las personas que trabajan para IBM y que están ingresadas en su lista de contactos. Una forma sencilla de ver todos sus nombres simultáneamente es ordenar la columna EMPRESA.

Para ordenar por nombre de columna, siga estos pasos:

En el módulo Personas, elija la vista Teléfono en el grupo Vista actual de la cinta. Su lista de contactos aparece en la vista Teléfono.

Haga clic en el encabezado en la parte superior de la columna EMPRESA. Sus contactos aparecen en orden alfabético de la A a la Z (también conocido como orden ascendente) de acuerdo con el nombre en la columna EMPRESA. Ahora es más fácil encontrar a alguien: desplácese hacia abajo hasta esa parte del alfabeto. Si ordena por empresa, todos los contactos se alinean por nombre de empresa. Si hace clic en el encabezado por segunda vez, sus contactos aparecen en orden alfabético inverso (también conocido como orden descendente).

Cómo reorganizar las vistas en Outlook 2019

Puede reorganizar la apariencia de una vista simplemente arrastrando el título de la columna y soltando el título donde lo desee. Aquí hay un ejemplo que mueve la columna PAÍS / REGIÓN a la izquierda de la columna ARCHIVO COMO:

Si la lista de contactos aún no se muestra en la vista Teléfono, haga clic en el botón Teléfono del grupo Vista actual en la pestaña Inicio. Es posible que ya esté en la vista Teléfono desde el conjunto de pasos anterior.

Haga clic en el encabezado PAÍS / REGIÓN y arrástrelo sobre la columna ARCHIVO COMO a su izquierda. Verá un par de flechas rojas que apuntan al borde entre las dos columnas a la izquierda de la columna en la que hizo clic. Las flechas rojas le indican dónde colocará Outlook la columna cuando suelte el botón del mouse.

Suelta el botón del ratón. La columna que arrastró ahora está a la izquierda de la otra columna. Puede utilizar el mismo proceso para mover cualquier columna en cualquier vista de Outlook.

Debido a que la pantalla no es tan amplia como la lista, es posible que deba desplazarse hacia la derecha para ver columnas adicionales. Puede reordenar las columnas como desee para que las que usa con más frecuencia aparezcan a la izquierda, de modo que no tenga que desplazarse cada vez que quiera verlas.

Cómo usar vistas agrupadas en Outlook 2019

A veces, clasificar simplemente no es suficiente. Las listas de contactos pueden alargarse bastante después de un tiempo; puede recopilar fácilmente algunos miles de contactos en unos pocos años. Ordenar una lista tan larga significa que si está buscando algo que comience con la letra M , por ejemplo, el elemento que desea encontrar estará aproximadamente a un metro por debajo de la parte inferior de su monitor, sin importar lo que haga.

Los grupos son la respuesta, y no me refiero a Outlook Anonymous. Outlook ya le ofrece varias listas predefinidas que usan agrupaciones.

Puede ver varios tipos de listas en Outlook: Una lista ordenada es como una baraja de cartas colocadas en orden numérico, comenzando con los dos, luego los tres, luego los cuatro, y así sucesivamente, pasando por las tarjetas con imágenes. Una vista agrupada es como ver las cartas dispuestas con todos los corazones en una fila, luego todas las espadas, luego los diamantes y luego los tréboles.

Recopilar elementos de tipos similares en grupos es útil para tareas tales como encontrar a todas las personas de su lista que trabajan para una determinada empresa cuando desea enviar felicitaciones por un nuevo negocio. Debido a que la agrupación por empresa es útil con tanta frecuencia, la vista Lista ordena sus contactos por empresa y está configurada como una vista predefinida en Outlook.

Para utilizar la vista de lista y ver la agrupación por empresa, siga estos pasos:

En el módulo Personas, haga clic en la pestaña Inicio.

Elija Lista del grupo Vista actual en la pestaña Inicio.

Cada encabezado tiene un prefijo Company: y representa una empresa diferente. Cada título le dice cuántos elementos se incluyen bajo ese título. En la siguiente figura, por ejemplo, puede ver que dos personas trabajan para Schmoe Unlimited.

El símbolo del triángulo a la izquierda del encabezado expande o contrae el grupo de contactos debajo de ese encabezado.

La vista de lista aplica la agrupación por empresa de forma predeterminada.

Si las vistas de grupo predefinidas no satisfacen sus necesidades, puede agrupar elementos de acuerdo con casi cualquier cosa que desee, asumiendo que ha ingresado los datos. Para agrupar por otro campo, siga estos pasos:

En el módulo Personas, haga clic en la pestaña Ver y seleccione Ver configuración. Se abre el cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada: Lista. Observe que Agrupar por está establecido en Compañía.

Haga clic en Agrupar por. Se abre el cuadro de diálogo Agrupar por. Observe que Agrupar elementos por está establecido en Compañía. Vea la siguiente figura.

Abra la lista de empresas y seleccione un campo diferente.

Haga clic en Ascendente o Descendente para especificar el orden de clasificación. De la A a la Z es ascendente y de la Z a la A es descendente.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agrupar por.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada: Lista.

Agrupe por algún otro campo si lo desea.