Dar formato a números en miles y millones en informes de Excel

Utilice la función TEXTO para formatear números como miles, millones o miles de millones

La función TEXTO en Excel es extremadamente útil para dar formato a números y fechas en formatos particulares.

En este caso, puedes usarlo para formatear tus números como miles, millones o miles de millones. El resultado se convertirá en un valor de texto, por lo que esta no es una opción que querrás usar si necesitas realizar más cálculos con los números.

Sintaxis de la función TEXTO

TEXTO (valor, formato)

• valor es el valor numérico al que desea formatear.
• formato es una cadena de texto que representa la regla de formato para la salida.

La función TEXTO toma un número y devolverá un valor de texto formateado.

Ejemplo con la función TEXTO

En esta publicación, la función TEXTO se utilizará para agregar separadores de coma, ocultar miles de dígitos y agregar un  k hasta el final para indicar que el resultado está en miles.

En este ejemplo, el número grande está en la celda B3 y la fórmula TEXTO se usa en la celda C3.

= TEXTO ( B3, "#,##0, " ) & "k"

La fórmula anterior mostrará el número de la celda B3 como un valor de texto en miles junto con una k para indicar que el número está en miles.

¿Notas que los resultados están alineados a la izquierda? Esto indica que los resultados son valores de texto y no números.

El símbolo de almohadilla (#) se utiliza para proporcionar marcadores de posición para los dígitos de los números en la cadena de formato. El símbolo de coma (,) se utiliza para proporcionar un símbolo divisor entre los grupos de 3 dígitos.

El cero está incluido, por lo que si el número es menor que 1000, se mostrará un 0 en lugar de nada. Si esto fuera solo un marcador de posición (#), entonces la celda no mostraría nada en lugar de un 0 cuando el número en B3 sea menor que 1000.# un>

La última coma (,) es necesaria para indicar que los números inferiores a 1000 permanecerán ocultos ya que no hay marcadores de posición después de esta coma.< /span>

Tenga en cuenta que incluso cuando el número en la celda B3 sea superior a un millón, solo es necesario proporcionar los marcadores de posición y las comas para un grupo de 3 dígitos.

El número de la celda C3 es mucho más fácil de leer que el número bruto de la celda B3.

= TEXTO ( B3, "#,##0,, " ) & "M"

Utilice la fórmula anterior si desea mostrar los números en millones.

= TEXTO ( B3, "#,##0,,, " ) & "B"

Utilice la fórmula anterior si desea mostrar los números en miles de millones. Una coma adicional es todo lo que se necesita para ocultar cada conjunto de 3 dígitos en los resultados y se puede agregar cualquier carácter al final según sea necesario.

Utilice formato condicional para formatear números como miles, millones o miles de millones

También puede formatear números según su valor. Esto se puede hacer creando una regla de formato condicional para una celda o un rango de celdas de modo que suceda lo siguiente.

• Muestra el número normalmente si es menos de 1k
• Muestra el número en miles cuando está entre 1k y 1M
• Muestra el número en millones cuando supera 1 millón.

Siga estos pasos para crear este formato condicional.

Seleccione la celda o rango de celdas al que desea formatear.

Vaya a la pestaña Inicio en la cinta.

Haga clic en el comando Formato condicional que se encuentra en Estilos grupo.

Seleccione Nueva regla de las opciones.

Seleccione la opción Dar formato solo a las celdas que contienen que se encuentra en la lista Seleccionar un tipo de regla.

En la configuración Formatear solo celdas con , seleccione Valor de celda y mayor o igual a en los menús desplegables y luego ingresa 1000 en el cuadro de entrada.

Haga clic en el botón Formatopara elegir qué formato se mostrará cuando se cumplan las condiciones. Esto abrirá una versión más ligera del Formato. Menú Celdas con solo un Número, Fuente, Borde y Relleno pestaña.

Vaya a la pestaña Número .

Seleccione Personalizado de las opciones Categoría disponibles: #,##0, "k"

Ingrese la cadena anterior en la sección Tipo . Si ya ha utilizado este formato personalizado en otro lugar, también podrá seleccionarlo entre las opciones predefinidas debajo del campo Tipo .

Presiona el botón Aceptar .Esto cerrará . El menú Formato de celdas y el menú Nueva regla de formato volverán a estar enfocados. Ahora deberías ver una vista previa del formato que se aplicará cuando la fórmula sea verdadera.

Presiona el botón Aceptar para cerrar Nueva regla de formato menú y guarde su nueva regla de formato condicional.

Ahora verá que todos los números de su selección aparecen normales cuando son inferiores a 1000 y aparecen en miles cuando son superiores a 1000.

Ahora repite los pasos anteriores para agregar otra regla de formato condicional que se ocupe de los números superiores a 1.000.000.

El proceso es exactamente el mismo que antes con ligeros cambios en Formatear solo celdas con entrada y Formato personalizado utilizado.

En paso 6 ingrese el valor 1000000 en el cuadro de entrada.

#,##0,, "M"

En paso 10 use el formato personalizado anterior.

Ahora verá que sus números aparecen con una combinación de formatos según el valor. Los números inferiores a 1k parecen normales, mientras que los números superiores a 1k pero inferiores a 1M se muestran en miles y los números superiores a 1M se muestran en millones.

Para números menores de 1k, el formato general predeterminado es adecuado ya que no hay necesidad de separadores de coma.

Si espera números negativos, deberá repetir el proceso para agregar reglas para números menores o iguales a -1000 y menores o iguales a -1000000.