Filtrar y ordenar datos de tablas dinámicas en Excel 2019

Cuando crea una nueva tabla dinámica de Excel, notará que Excel 2019 agrega automáticamente botones desplegables al campo Filtro de informe, así como las etiquetas para los campos de columna y fila. Estos botones desplegables, conocidos oficialmente como botones de filtro en Excel, le permiten filtrar todas las entradas excepto ciertas en cualquiera de estos campos y, en el caso de los campos de columna y fila, ordenar sus entradas en la tabla.

Si ha agregado más de un campo de columna o fila a su tabla dinámica, Excel agrega botones de contracción (-) que puede usar para ocultar temporalmente los valores de subtotales para un campo secundario en particular. Después de hacer clic en un botón de contracción en la tabla, inmediatamente se convierte en un botón de expansión (+) en el que puede hacer clic para volver a mostrar los subtotales de ese campo secundario.

Filtrado de tablas dinámicas en Excel 2019

Quizás los botones de filtro más importantes en una tabla dinámica de Excel son los que se agregan a los campos designados como FILTROS de la tabla dinámica. Al seleccionar una opción particular en las listas desplegables adjuntas a uno de estos botones de filtro, solo los datos de resumen para ese subconjunto que seleccione se muestran en la tabla dinámica.

Por ejemplo, en la tabla dinámica de Excel de muestra que usa el campo Género de la lista Datos del empleado como el campo Filtro de informe, puede mostrar la suma de solo los salarios de hombres o mujeres por departamento y ubicación en el cuerpo de la tabla dinámica haciendo de los siguientes:

• Haga clic en el botón de filtro del campo Género y luego haga clic en M en la lista desplegable antes de hacer clic en Aceptar para ver solo los totales de los salarios de los hombres por departamento.
• Haga clic en el botón de filtro del campo Género y luego haga clic en F en la lista desplegable antes de hacer clic en Aceptar para ver solo los totales de los salarios de las mujeres por departamento.

Cuando más tarde desee volver a mostrar el resumen de los salarios de todos los empleados, vuelva a seleccionar la opción (Todos) en la lista de filtros desplegable del campo Género antes de hacer clic en Aceptar.

Cuando filtra el campo Filtro de informe de género de esta manera, Excel muestra M o F en el campo Filtro de informe de género en lugar del predeterminado (Todos). El programa también reemplaza el botón desplegable estándar con un icono de filtro en forma de cono, lo que indica que el campo está filtrado y muestra solo algunos de los valores en la fuente de datos.

Filtrado de campos de fila y columna

Los botones de filtro en los campos de columna y fila adjuntos a sus etiquetas le permiten filtrar entradas para grupos particulares y, en algunos casos, entradas individuales en la fuente de datos. Para filtrar los datos de resumen en las columnas o filas de una tabla dinámica, haga clic en el botón de filtro del campo de columna o fila y comience haciendo clic en la casilla de verificación de la opción (Seleccionar todo) en la parte superior de la lista desplegable para borrar esta casilla. de su marca de verificación. Luego, haga clic en las casillas de verificación de todos los grupos o entradas individuales cuyos valores sumados aún desea que se muestren en la tabla dinámica para volver a colocar las marcas de verificación en cada una de sus casillas de verificación. Luego haga clic en Aceptar.

Al igual que con el filtrado de un campo de filtro de informe, Excel reemplaza el botón desplegable estándar para ese campo de columna o fila con un icono de filtro en forma de cono, lo que indica que el campo está filtrado y muestra solo algunos de sus valores de resumen en la tabla dinámica. Para volver a mostrar todos los valores de una columna filtrada o un campo de fila, debe hacer clic en su botón de filtro y luego hacer clic en (Seleccionar todo) en la parte superior de su lista desplegable. Luego haga clic en Aceptar.

Esta imagen muestra la tabla dinámica de muestra después de filtrar su campo Filtro de informe de género a mujeres (seleccionando F en la lista desplegable Género) y su campo Columna de departamento a Contabilidad, Administración y Recursos humanos.

Tabla dinámica de Excel después de filtrar el campo Filtro de informe de género y el campo Columna de departamento.

Además de filtrar entradas individuales en una tabla dinámica de Excel, también puede usar las opciones en los menús de continuación de Filtros de etiquetas y Filtros de valor para filtrar grupos de entradas que no cumplen con ciertos criterios, como las ubicaciones de la empresa que no comienzan con una carta particular o sueldos entre $ 45.000 y $ 65.000.

Filtrado en Excel con segmentaciones

Las segmentaciones en Excel 2019 hacen que sea muy fácil filtrar el contenido de su tabla dinámica en más de un campo. (Incluso le permiten conectarse con campos de otras tablas dinámicas que ha creado en el libro de Excel).

Para agregar segmentaciones a su tabla dinámica de Excel, siga solo dos pasos:

Haga clic en una de las celdas de su tabla dinámica para seleccionarla y luego haga clic en el botón Insertar rebanador ubicado en el grupo Filtro de la pestaña Analizar en la pestaña contextual Herramientas de tabla dinámica.
Excel abre el cuadro de diálogo Insertar segmentaciones con una lista de todos los campos de la tabla dinámica activa.

Seleccione las casillas de verificación de todos los campos que desee utilizar para filtrar la tabla dinámica y para los que desee crear segmentaciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Excel luego agrega segmentaciones (como objetos gráficos) para cada campo de tabla dinámica que seleccione y cierra automáticamente el panel de tareas Campos de tabla dinámica si está abierto en ese momento.

Después de crear segmentaciones para la tabla dinámica de Excel, puede usarlas para filtrar sus datos simplemente seleccionando los elementos que desea que se muestren en cada segmentación. Puede seleccionar elementos en una rebanadora haciendo clic en ellos como lo hace con las celdas de una hoja de trabajo: mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en elementos no consecutivos y Mayús para seleccionar una serie de elementos secuenciales. Para obtener ayuda adicional, consulte estos otros atajos de entrada.

La siguiente imagen muestra la tabla dinámica de muestra después de usar segmentaciones creadas para los campos Género, Departamento y Ubicación para filtrar los datos de modo que solo los salarios de los hombres en los departamentos de Administración y Recursos Humanos en las oficinas de Boston, Chicago y San Francisco mostrar.

Ejemplo de tabla dinámica filtrada con segmentaciones creadas para los campos Sexo, Departamento y Ubicación.

Debido a que las segmentaciones son objetos gráficos de Excel (aunque algunos son bastante elegantes), puede moverlos, cambiar su tamaño y eliminarlos como lo haría con cualquier otro gráfico de Excel. Para eliminar una cortadora de su tabla dinámica, haga clic en ella para seleccionarla y luego presione la tecla Suprimir.

Filtrado con líneas de tiempo en Excel

Excel 2019 ofrece otra forma rápida y fácil de filtrar sus datos con su función de línea de tiempo. Puede pensar en las líneas de tiempo como segmentaciones diseñadas específicamente para campos de fecha que le permiten filtrar datos de su tabla dinámica que no se encuentran dentro de un período en particular, lo que le permite ver la sincronización de las tendencias en sus datos.

Para crear una línea de tiempo para su tabla dinámica de Excel, seleccione una celda en su tabla dinámica y luego haga clic en el botón Insertar línea de tiempo en el grupo Filtro en la pestaña contextual Analizar debajo de la pestaña Herramientas de tabla dinámica en la cinta. Excel luego muestra un cuadro de diálogo Insertar líneas de tiempo que muestra una lista de campos de la tabla dinámica que puede usar para crear la nueva línea de tiempo. Después de seleccionar la casilla de verificación del campo de fecha que desea utilizar en este cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.

Esta imagen muestra una línea de tiempo creada para la lista de datos de empleado de muestra seleccionando su campo Fecha de contratación en el cuadro de diálogo Insertar líneas de tiempo. Como puede ver, Excel creó una línea de tiempo flotante de Fecha de contratación con los años y meses demarcados y una barra que indica el período de tiempo seleccionado. De forma predeterminada, la línea de tiempo usa meses como sus unidades, pero puede cambiar esto a años, trimestres o incluso días haciendo clic en el botón desplegable MESES y seleccionando la unidad de tiempo deseada.

Ejemplo de tabla dinámica filtrada con una línea de tiempo creada para el campo Fecha de contratación.

Luego, la línea de tiempo se usa literalmente para seleccionar el período para el que desea que se muestren los datos de la tabla dinámica de Excel. En la imagen de arriba, la tabla dinámica de Excel se ha filtrado para que muestre los salarios por departamento y ubicación solo para los empleados contratados en el año 2000. Puede hacerlo simplemente arrastrando la barra de la línea de tiempo en el gráfico de la línea de tiempo de la fecha de contratación para que comience en enero de 2000 y se extiende hasta diciembre de 2000 inclusive. Y para filtrar los datos salariales de la tabla dinámica para otros períodos de contratación, simplemente modifique las horas de inicio y finalización arrastrando la barra de la línea de tiempo en la línea de tiempo de la fecha de contratación.

Ordenar tablas dinámicas en Excel 2019

Puede reordenar instantáneamente los valores de resumen en una tabla dinámica ordenando la tabla en uno o más de sus campos de columna o fila. Para reordenar una tabla dinámica, haga clic en el botón de filtro para el campo de columna o fila que desea usar en la clasificación y luego haga clic en la opción Ordenar de la A a la Z o la opción Ordenar de la Z a la A en la parte superior del menú desplegable del campo. lista.

Haga clic en la opción Ordenar de la A a la Z cuando desee reordenar la tabla ordenando alfabéticamente las etiquetas del campo seleccionado o, en el caso de los valores, del menor al mayor valor o, en el caso de las fechas, del más antiguo al fecha más reciente. Haga clic en la opción Ordenar de Z a A cuando desee reordenar la tabla ordenando las etiquetas en orden alfabético inverso, los valores del mayor al menor y las fechas del más nuevo al más antiguo.