Formato condicional al comparar listas en Excel

Es posible que se le pida que compare dos listas y seleccione los valores que están en una lista pero no en la otra, o puede que necesite comparar dos listas y seleccionar solo los valores que existen en ambas listas. El formato condicional es una forma ideal de realizar cualquiera de las tareas.

Resalte los valores que existen en List1 pero no List2

La figura ilustra un ejercicio de formato condicional que compara clientes de 2013 y 2014, destacando aquellos clientes en 2014 que son nuevos clientes (no eran clientes en 2013).

Para crear esta regla de formato básica, siga estos pasos:

Seleccione las celdas de datos en su rango de destino (celdas E4: E28 en este ejemplo), haga clic en la pestaña Inicio de la cinta de Excel y luego seleccione Formato condicional → Nueva regla.

Esto abre el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

En el cuadro de lista en la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.

Esta selección evalúa los valores según una fórmula que especifique. Si un valor particular se evalúa como VERDADERO, el formato condicional se aplica a esa celda.

En el cuadro de entrada de la fórmula, ingrese la fórmula que se muestra con este paso.

Tenga en cuenta que usa la función CONTAR.SI para evaluar si el valor en la celda de destino (E4) se encuentra en su rango de comparación ($ B $ 4: $ B $ 21). Si no se encuentra el valor, la función CONTAR.SI devolverá un 0, activando así el formato condicional. Al igual que con las fórmulas estándar, debe asegurarse de utilizar referencias absolutas para que cada valor de su rango se compare con la celda de comparación adecuada.

= CONTAR.SI ($ B $ 4: $ B $ 21, E4) = 0

Tenga en cuenta que en la fórmula, excluye los símbolos de dólares de referencia absolutos ($) para la celda de destino (E4). Si hace clic en la celda E4 en lugar de escribir la referencia de celda, Excel automáticamente hace que su referencia de celda sea absoluta. Es importante que no incluya los símbolos de dólar de referencia absoluta en su celda de destino porque necesita Excel para aplicar esta regla de formato en función del valor propio de cada celda.

Haga clic en el botón Formato.

Esto abre el cuadro de diálogo Formato de celdas, donde tiene un conjunto completo de opciones para formatear la fuente, el borde y el relleno de la celda de destino. Una vez que haya terminado de elegir las opciones de formato, haga clic en el botón Aceptar para confirmar los cambios y volver al cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, haga clic en el botón Aceptar para confirmar su regla de formato.

Si necesita editar su regla de formato condicional, simplemente coloque el cursor en cualquiera de las celdas de datos dentro de su rango formateado y luego vaya a la pestaña Inicio y seleccione Formato condicional → Administrar reglas. Esto abre el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional. Haga clic en la regla que desea editar y luego haga clic en el botón Editar regla.

Resalte los valores que existen en List1 y List2

La figura ilustra un ejercicio de formato condicional que compara los clientes de 2013 y 2014, destacando aquellos clientes en 2014 que están en ambas listas.

Para crear esta regla de formato básica, siga estos pasos:

Seleccione las celdas de datos en su rango de destino (celdas E4: E28 en este ejemplo), haga clic en la pestaña Inicio de la cinta de Excel y seleccione Formato condicional → Nueva regla.

Esto abre el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

En el cuadro de lista en la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.

Esta selección evalúa los valores según una fórmula que especifique. Si un valor particular se evalúa como VERDADERO, el formato condicional se aplica a esa celda.

En el cuadro de entrada de la fórmula, ingrese la fórmula que se muestra con este paso.

Tenga en cuenta que usa la función CONTAR.SI para evaluar si el valor en la celda de destino (E4) se encuentra en su rango de comparación ($ B $ 4: $ B $ 21). Si se encuentra el valor, la función CONTAR.SI devuelve un número mayor que 0, lo que activa el formato condicional. Al igual que con las fórmulas estándar, debe asegurarse de utilizar referencias absolutas para que cada valor de su rango se compare con la celda de comparación adecuada.

= CONTAR.SI ($ B $ 4: $ B $ 21, E4)> 0

Tenga en cuenta que en la fórmula, excluye los símbolos de dólares de referencia absolutos ($) para la celda de destino (E4). Si hace clic en la celda E4 en lugar de escribir la referencia de celda, Excel automáticamente hace que su referencia de celda sea absoluta. Es importante que no incluya los símbolos de dólar de referencia absoluta en su celda de destino porque necesita Excel para aplicar esta regla de formato en función del valor propio de cada celda.

Haga clic en el botón Formato.

Esto abre el cuadro de diálogo Formato de celdas, donde tiene un conjunto completo de opciones para formatear la fuente, el borde y el relleno de la celda de destino. Una vez que haya terminado de elegir las opciones de formato, haga clic en el botón Aceptar para confirmar los cambios y volver al cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

De vuelta en el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, haga clic en el botón Aceptar para confirmar su regla de formato.

Si necesita editar su regla de formato condicional, simplemente coloque el cursor en cualquiera de las celdas de datos dentro de su rango formateado y luego vaya a la pestaña Inicio y seleccione Formato condicional → Administrar reglas. Esto abre el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional. Haga clic en la regla que desea editar y luego haga clic en el botón Editar regla.