Formato condicional en Excel 2019

El botón Formato condicional en Excel 2019 le permite aplicar formato provisional a un rango de celdas basado únicamente en las categorías en las que se encuentran sus valores actuales. Lo bueno de este tipo de formato condicional es que, si edita los números en el rango de celdas para que sus valores se incluyan en otras categorías, Excel 2019 cambia automáticamente el formato de celda para adaptarse.

Cuando hace clic en el botón Formato condicional en el grupo Estilos de la pestaña Inicio, aparece un menú desplegable con las siguientes opciones:

• Resaltar reglas de celdas abre un menú de continuación con varias opciones para definir reglas de formato que resaltan las celdas en la selección de celdas que contienen ciertos valores, texto o fechas; que tengan valores mayores o menores que un valor particular; o que caen dentro de ciertos rangos de valores.
• Reglas superiores / inferiores abre un menú de continuación con varias opciones para definir reglas de formato que resaltan los valores superiores e inferiores, los porcentajes y los valores promedio por encima y por debajo de la selección de celda.
• Barras de datos abre una paleta con barras de datos de diferentes colores que puede aplicar a la selección de celda para indicar sus valores entre sí haciendo clic en la miniatura de la barra de datos.
• Escalas de color abre una paleta con diferentes escalas de dos y tres colores que puede aplicar a la selección de celdas para indicar sus valores entre sí haciendo clic en la miniatura de la escala de colores.
• Conjuntos de iconos abre una paleta con diferentes conjuntos de iconos que puede aplicar a la selección de celda para indicar sus valores relativos entre sí haciendo clic en el conjunto de iconos.
• Nueva regla abre el cuadro de diálogo Nueva regla de formato donde se define una regla de formato condicional personalizada para aplicar a la selección de celda.
• Borrar reglas abre un menú de continuación donde puede eliminar las reglas de formato condicional para la selección de celda haciendo clic en la opción Borrar reglas de celdas seleccionadas, para toda la hoja de trabajo haciendo clic en la opción Borrar reglas de toda la hoja, o solo para la tabla de datos actual haciendo clic en la opción Borrar reglas de esta tabla. Si está trabajando con una tabla dinámica, puede borrar el formato condicional haciendo clic en la opción Borrar reglas de esta tabla dinámica en la parte inferior de este menú.
• Administrar reglas abre el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional donde puede editar y eliminar reglas particulares, así como ajustar su precedencia de reglas moviéndolas hacia arriba o hacia abajo en el cuadro de lista Reglas.

Formateo en Excel 2019 con escalas y marcadores

El formato condicional más fácil que puede aplicar al rango de celdas de una hoja de trabajo es usar las paletas emergentes de escalas gráficas y marcadores adjuntos a las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos en el menú desplegable del botón Formato condicional:

• Las barras de datos representan los valores relativos en la selección de celda por la longitud de la barra de color en cada celda y son excelentes para ayudarlo a detectar rápidamente los valores más bajos y más altos dentro de una amplia gama de datos.
• Las escalas de color clasifican los valores relativos en una selección de celda con una gradación de color utilizando una escala de uno, dos o tres colores y son excelentes para identificar la distribución de valores en una amplia gama de datos.
• Los conjuntos de iconos clasifican los valores en la selección de celda en conjuntos gráficos particulares organizados en cuatro categorías, y cada icono dentro de un conjunto representa un rango de valores que van de mayor a menor. Los conjuntos de iconos son excelentes para identificar rápidamente los diferentes rangos de valores en un rango de datos.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de rangos de celdas (que contienen valores idénticos) utilizando cada uno de los tres tipos de formato. Los valores en el primer rango (B2: B12) se formatean condicionalmente utilizando barras de datos de relleno de degradado azul. Los valores del segundo rango (D2: D12) se formatean condicionalmente utilizando la escala de color verde, amarillo y rojo. Los valores del tercer rango (F2: F12) se formatean condicionalmente utilizando el conjunto de iconos de 3 flechas (de color).

Hoja de trabajo de muestra con tres rangos de celdas idénticos formateados con las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos de Excel.

En esta imagen, los tipos de formato condicional particulares que Excel asignó a cada rango de celdas se pueden interpretar de la siguiente manera:

• Las barras de datos agregadas a las celdas en el primer rango de celdas, B2: B12, representan gráficamente el tamaño relativo de sus valores, como un gráfico de barras estándar.
• Las escalas de color aplicadas al segundo rango, D2: D12, representan el tamaño relativo de los valores en el rango por color y tono (tonos rojos aplicados a los valores más bajos, amarillo a los valores medios y verde a los valores más altos).
• Los íconos direccionales aplicados al tercer rango de celdas, F2: F12, representan el tamaño relativo de los valores en el rango con íconos de flecha apuntando en diferentes direcciones (flechas apuntando hacia abajo para los valores más bajos, hacia arriba para los valores más altos y hacia los lados para valores medios).

Resaltando rangos de celdas en Excel 2019

Las opciones Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores / inferiores en el menú desplegable Formato condicional de Excel le permiten identificar rápidamente las entradas de celda de interés particular en varios rangos de celdas en su hoja de trabajo.

Las opciones del menú de continuación Resaltar reglas de celdas le permiten establecer formatos que identifican valores que son mayores, menores, iguales o incluso entre valores particulares que establezca. Este menú también contiene una opción para configurar formatos especiales para identificar celdas que contienen texto en particular (como Sí, No o incluso Quizás respuestas en una lista de datos) o ciertas fechas (como hitos del proyecto y fechas límite).

Quizás una de las opciones más útiles en el menú de continuación Resaltar reglas de celdas es la opción Valores duplicados que le permite marcar entradas duplicadas en un rango de celdas asignándoles un formato especial. Hacer esto no solo facilita la identificación visual de entradas duplicadas en una lista o tabla de datos, sino también para encontrarlas electrónicamente mediante la búsqueda de sus características de formato particulares.

Las opciones en el menú de continuación Reglas superiores / inferiores le permiten formatear especialmente y, por lo tanto, identificar fácilmente valores en tablas de datos y listas que están por encima o por debajo de la norma. Estas opciones no solo incluyen aquellas para formatear automáticamente todos los valores en un rango que se encuentran entre los 10 más altos o más bajos (ya sea en valor o porcentaje), sino también por encima o por debajo del promedio (calculado dividiendo el total por el número de valores) .

Además de utilizar las reglas listas para usar para el formato condicional ubicadas en los menús de continuación Reglas de resaltado de celdas y Reglas superiores / inferiores, también puede crear sus propias reglas personalizadas. Cuando crea una regla personalizada, no solo especifica el tipo de regla que identifica qué valores o entradas de texto formatear, sino que también formatea los colores y otros aspectos incluidos en el formato. (Para obtener detalles sobre la creación de formatos condicionales personalizados, consulte Excel 2019 All-in-One For LuckyTemplates ).

Formato de Excel 2019 a través de la herramienta de análisis rápido

Una de las formas más rápidas y fáciles de aplicar barras de datos, escalas de color, conjunto de iconos, mayor que o formato condicional del 10% superior a una tabla de datos es con la herramienta Análisis rápido de Excel 2019. Lo mejor de aplicar formato condicional de esta manera es que Live Preview le permite visualizar cómo se ven sus datos con un tipo particular de formato condicional antes de aplicarlo.

Para asignar formato condicional con la herramienta Análisis rápido, seleccione los datos en su tabla que desea formatear y luego seleccione la herramienta Análisis rápido. De forma predeterminada, la opción Formato está seleccionada cuando Excel muestra la paleta de la herramienta, de modo que todo lo que tiene que hacer es resaltar cada una de las opciones de formato con el mouse o el puntero táctil para ver cómo se verán en sus datos.

La siguiente imagen muestra la vista previa en vivo de los datos financieros en la tabla de ventas de Mother Goose 2016 con el formato condicional de barras de datos (ya que el botón Barras de datos está resaltado en las opciones de formato). Para asignar este formato condicional a los datos financieros en la tabla seleccionada, simplemente haga clic en el botón Barras de datos en la paleta Análisis rápido. Para obtener una vista previa de cómo se verían los datos formateados con otro formato condicional, simplemente resalte su botón con el mouse o el puntero táctil.

Vista previa del formato condicional en una tabla de datos con la herramienta Análisis rápido.

Tenga en cuenta que si hace clic en el botón Mayor que en la paleta Análisis rápido, Excel muestra un cuadro de diálogo Mayor que donde especifica el valor de umbral en el cuadro de texto Formato de celdas que son mayores que, así como también selecciona el color del formato para todos las celdas por encima de ese umbral en la lista desplegable a su derecha.

Con todos los demás tipos de formatos condicionales (barras de datos, escalas de color, conjunto de iconos y 10% superior), Excel simplemente sigue adelante y aplica la primera opción (predeterminada) para ese tipo de formato que se encuentra en el botón de Formato condicional. -menús en la cinta.