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¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet es una plataforma de trabajo dinámica que le permite gestionar proyectos, crear flujos de trabajo y colaborar con su equipo. Smartsheet simplifica varios aspectos de los proyectos, como la gestión de recursos, el contenido, la documentación, los comentarios, las aprobaciones, las revisiones, etc. Los usuarios de diferentes industrias de más de 190 países consideran que esta aplicación basada en web es conveniente para gestionar proyectos que involucran múltiples departamentos operativos.

Características principales de Smartsheet

1. Gestión de contenidos

Gestión de contenido

Smartsheet agrega valor a todas las tareas de administración de contenido que realiza. Si eres blogger, Youtuber, diseñador o fotógrafo, puedes agilizar toda la gestión de contenidos con esta aplicación. Ni siquiera necesita contratar personal adicional para administrar el contenido de esta aplicación, ya que es una herramienta fácil de usar.

Algunas tareas destacadas de gestión de contenidos que puede realizar en Smartsheet son:

• Un tablero de flujo de trabajo de producción dedicado para monitorear la producción de contenido de los miembros del equipo.
• Las notificaciones y recordatorios fáciles de configurar ayudan a los diseñadores a cumplir con el cronograma.
• Los miembros relevantes del equipo y los clientes pueden revisar fácilmente el contenido para verificarlo.
• Los aprobadores pueden revisar el contenido en tiempo real para minimizar el tiempo de inactividad del creador.
• Múltiples canales de retroalimentación, como conversaciones y comentarios, se fijan y aprueban individualmente.

2. Gestión de recursos del proyecto

La gestión de recursos le ayuda a visualizar la utilización de la capacidad de los miembros de su equipo, encontrar una persona capacitada para las tareas, reducir los costos del proyecto y, sobre todo, seguir creciendo. Puede probar las siguientes acciones para comenzar con la gestión de recursos:

• Importe listas de empleados o colaboradores desde cualquier archivo de hoja de cálculo.
• Puede agregar clientes y proyectos de forma estructurada.
• Cree un cronograma detallado de las tareas de un proyecto asignando recursos de la lista. Un simple control deslizante le permite configurar horas, marcos de tiempo, etc.
• Los miembros del equipo pueden realizar un seguimiento de su tiempo en una variedad de formatos, como horas, minutos detallados y 1/2 días.
• La poderosa página de Análisis extrae datos de personas, presupuesto y tiempo para que pueda filtrarlos y agruparlos en informes detallados.

3. Colaboración perfecta en equipo

Colaboración perfecta en equipo

Smartsheet facilita la colaboración y comunicación de 360° con colaboradores, clientes, miembros del equipo, etc. Su flexibilidad le permite compartir un solo elemento, varios elementos o todo el espacio de trabajo. Además, puede recopilar comentarios y opiniones anónimos a través de formularios que requieren menos clics para crear.

La sección Conversaciones mantiene abiertos los canales de comunicación del proyecto a través de varios medios como @Mención , archivos adjuntos, pruebas y recordatorios. Esta herramienta permite grabar conversaciones en diferentes niveles como hojas, filas y espacios de trabajo. Además, puede personalizar los niveles de acceso de los usuarios para permitir o revocar el permiso para modificar comentarios.

4. Gestión de procesos

Gestión de proceso

¿Tiene que trabajar a menudo en diferentes proyectos o supervisar varios proyectos? Entonces Smartsheet es la plataforma ideal para usted. Esta herramienta tiene muchas funciones que lo ayudan a administrar varios proyectos desde un centro de control, que incluyen:

• Planifique y configure proyectos en Smartsheet fácilmente con planos de proyectos. Estos son los informes, hojas y paneles reutilizables que componen un proyecto.
• Un panel estratégico proporciona una visión integral de cada proyecto de la cartera.
• Visualización del estado basada en widgets para múltiples proyectos y acceso con un solo clic a sus hojas.
• Un panel central le permite aprobar contenido, tareas, pruebas, asignados, etc.
• El módulo de actualización global le permite realizar cambios en los paneles del proyecto realizados a partir de un diseño específico.

5. Gestión de activos digitales

Gestionar activos digitales en una plataforma en línea segura es una tarea esencial para un diseñador o desarrollador creativo. A veces, es posible que los clientes no puedan acceder a su trabajo o que alguien esté copiando su trabajo sin su conocimiento porque necesita concentrarse en crear contenido.

Smartsheet le brinda acceso a Brandfolder para resolver los problemas mencionados anteriormente. Esta herramienta le permite distribuir o mostrar activos digitales de forma segura y eficiente. También te permite:

• Personalice la plataforma para adaptarla al estilo de su marca.
• Busque fácilmente diferentes metadatos de contenido mediante filtrado, clasificación, etc.

6. Automatizar tareas

Puede reemplazar tareas manuales o repetitivas con flujos de trabajo automatizados, ayudando a los miembros del equipo a evitar la ineficiencia o el aburrimiento, utilizando la automatización del flujo de trabajo de Smartsheet. El módulo de flujo de trabajo automatizado es una herramienta intuitiva. Por lo tanto, los usuarios no necesitan conocimientos de codificación para automatizar la tarea.

Las acciones, los desencadenantes y las condiciones son los tres componentes que crean flujos de trabajo automatizados. Puede automatizar las siguientes tareas:

• Notifique a los cesionarios sobre cambios importantes o recuérdeles los plazos.
• Busque aprobación o revise el estado del contenido.
• Mueva filas a diferentes hojas o bloquéelas y desbloquéelas.
• Registrar hitos.
• Asignar recursos a tareas o proyectos.

7. Centro de soluciones optimizado

Centro de soluciones de Smartsheet

Smartsheet Solution Center es una potente biblioteca que le brinda acceso a una enorme colección de planos y aplicaciones de proyectos.

Por lo tanto, no es necesario invertir tiempo en planificar y poner en marcha un proyecto. Simplemente elija una plantilla, modifíquela un poco y comience a trabajar en proyectos rápidamente.

Encontrará todo el contenido del Centro de soluciones organizado en las siguientes tres secciones:

• Plantillas: son tableros únicos para administrar sus tareas, recursos y tiempo.
• Conjuntos de plantillas: obtenga paneles, informes y hojas prediseñados para gestionar proyectos complejos.
• Complementos: son integraciones, conectores y aplicaciones que puede vincular a sus hojas de trabajo para importar o exportar datos del proyecto.

8. Potentes integraciones y complementos

Potentes integraciones y complementos

Smartsheet le permite sincronizar fácilmente su trabajo con clientes o colaboradores externos que pueden estar utilizando diferentes herramientas de gestión de proyectos y aplicaciones de comunicación. Por lo tanto, no es necesario que empieces a utilizarlas ni a pagar por ellas.

Puede integrar fácilmente aplicaciones de terceros como DocuSign, Zapier, Quip, Slack , Outlook , Google Docs , etc. en sus hojas. Siempre que haya actualizaciones de fuentes externas, acceda a ellas directamente desde Smartsheet.

Smartsheet también le brinda acceso a aplicaciones sencillas desarrolladas para el proyecto. La aplicación Pivot, la vista dinámica, la aplicación Calendario, DataMesh, etc. son algunas de las aplicaciones que facilitan la gestión de proyectos.

9. Solicitudes de TI y función de emisión de billetes

Función de solicitudes de TI y emisión de tickets

La función Solicitudes de TI y emisión de tickets es un conjunto de plantillas a las que puede acceder desde el Centro de soluciones. Puede utilizar esta plantilla para optimizar las siguientes tareas:

• Capture y documente los requisitos de TI a través de un formulario simple al que cualquiera puede acceder desde un teléfono móvil o una computadora.
• Administre solicitudes de TI abiertas, atascadas o resueltas desde un panel simplificado.

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