Importar una nueva taxonomía personalizada en el almacén de términos de SharePoint Online

Como sistema de administración de contenido, SharePoint Online proporciona excelentes capacidades de administración de metadatos listas para usar a través de Term Store. Si su organización usa la taxonomía para organizar los datos, entonces puede simplemente usar lo que tiene importando su taxonomía personalizada en Term Store.

Si tiene una pequeña empresa, usar la taxonomía para etiquetar contenido podría significar una mejor gobernanza de cómo se describen las cosas en su empresa, así como ayudar a construir el tejido social de su organización.

Por ejemplo, supongamos que requiere que los usuarios de SharePoint ingresen cierta información sobre los archivos que cargan en la biblioteca de documentos. Deben ingresar el título, autor, unidad de negocio, audiencia y tema de cada archivo. Puede aprovechar la taxonomía para que cuando un usuario ingrese metadatos en el campo Audiencia, pueda elegir entre las palabras clave que ya están en el Almacén de términos, como Interno o Externo.

Si el usuario selecciona Interno, se muestran opciones adicionales para elegir, dependiendo de si la audiencia interna es para ejecutivos o gerentes. En Asunto, los usuarios pueden seleccionar palabras clave, como RR.HH., Legal o TI. También puede permitir que los usuarios ingresen sus propias palabras clave para describir el tema.

Cuando vea un patrón emergente de palabras clave de uso frecuente, puede indicarle, como administrador de SharePoint Online, que mueva esas palabras clave al conjunto de términos principal. No solo eso, sino que puede impulsar a su organización a comenzar a pensar en la creación de un nuevo nombre para un producto de acuerdo con las palabras que mejor lo describen para su gente y lo que esas palabras significan para ellos.

Para importar una taxonomía personalizada a Term Store, siga estos pasos:

Haga clic en Almacén de términos en el menú de navegación de la izquierda en el Centro de administración de SharePoint Online.

Asegúrese de que su nombre aparezca en Administradores de tiendas temporales.

En Importación de muestra en el panel derecho, haga clic en Ver archivo de importación de muestra.

Descargue el archivo de valores separados por comas (.csv) y edítelo en Excel para que se ajuste a su taxonomía.

En Excel, organice los términos en jerarquías hasta siete niveles de profundidad.

Guarde el archivo en su formato .csv original.

De vuelta en Term Store desde el Centro de administración de SharePoint Online, coloque el cursor sobre el grupo donde desea cargar el conjunto de términos y luego haga clic en la flecha que aparece a la derecha para mostrar comandos adicionales.

Seleccione Importar nuevo conjunto de términos.

En la ventana Importación de conjuntos de términos, haga clic en Examinar.

Navegue hasta el archivo .csv que guardó en el Paso 5, seleccione el archivo y luego haga clic en Abrir.

Volverá a la ventana de importación de conjuntos de términos.

Haga clic en Aceptar.

Volverá al portal del Centro de administración de SharePoint Online, donde verá el conjunto de términos que acaba de importar en el grupo que seleccionó en el Paso 6.