Migración de archivos a SharePoint Online con la herramienta de migración de SharePoint de Microsoft

Su suscripción a una licencia de Microsoft 365 Business incluye 1 TB de almacenamiento en la nube en OneDrive para empresas por usuario con licencia. Además, su organización obtiene 1 TB de almacenamiento en SharePoint Online más 10 GB por usuario con licencia.

Digamos, por ejemplo, que tiene 10 usuarios, cada uno con una licencia Microsoft 365 Business. Así es como se vería su almacenamiento gratuito en la nube:

10 usuarios x 1 TB por usuario en OneDrive para la empresa = 10 TB

1 TB en SharePoint Online

10 usuarios x 10 GB por usuario en SharePoint Online = 100 GB (0,1 TB)

Almacenamiento total en la nube: 11,1 TB

Si se pregunta cuántos datos puede almacenar en 1 TB de almacenamiento, considere la infografía de IT Elementary School . En él, el autor afirma que tendría 60 pilas de papel mecanografiado apiladas tan altas como la Torre Eiffel para consumir 1 TB de datos.

Con tanto almacenamiento, es posible que se pregunte por qué las pymes siguen utilizando recursos compartidos de archivos y aplicaciones SaaS de terceros como Dropbox . Para la mayoría de las pequeñas empresas, el desafío es trasladar sus datos existentes a SharePoint Online o OneDrive for Business.

Tradicionalmente, la migración de datos a SharePoint Online requería herramientas complicadas que requerían ingenieros senior. Si una empresa no tuviera un presupuesto para tales herramientas o experiencia, un administrador de TI tendría que dedicar una enorme cantidad de tiempo a mover archivos manualmente y a solucionar problemas de sincronización.

La buena noticia es que Office 365 está diseñado para romper las tradiciones. Lo que era un desafío hace unos años es ahora una herramienta de autoservicio simple y gratuita. Con unos pocos clics, un administrador de TI ahora puede migrar archivos con confianza a bibliotecas de documentos en SharePoint Online o OneDrive for Business .

Microsoft 365 Business: la herramienta de migración de SharePoint

La herramienta de migración de SharePoint es una aplicación práctica que elimina las conjeturas al mover archivos a Office 365 desde su disco duro, un proveedor de almacenamiento SaaS de terceros o un entorno de SharePoint local. Básicamente, solo necesita descargar la herramienta y, con unos pocos clics, la herramienta hará su magia mientras usted, dependiendo del tamaño de los datos que esté moviendo, tome una taza de café o encienda Netflix para ver su programa favorito mientras espere a que la herramienta termine su trabajo.

Así es como funciona la herramienta de migración de SharePoint.

Descargue la herramienta de migración de SharePoint de Microsoft .

Haga doble clic en el archivo descargado para ejecutar la herramienta y luego haga clic en el botón Iniciar sesión.

Pantalla de inicio de sesión de la herramienta de migración de SharePoint.

¿Dónde están sus datos? aparece la pantalla.

Seleccione la fuente de sus datos (para este ejercicio, elija la opción Compartir archivos):

• Si está moviendo archivos desde un entorno de SharePoint local, elija SharePoint local.
• Si desea mover archivos desde su disco duro o archivos compartidos, elija Archivo compartido. Si desea mover archivos desde Dropbox, asegúrese de que la aplicación de Dropbox se esté ejecutando en su escritorio y seleccione la opción Compartir archivos.
• Si tiene varias fuentes de datos, elija JSON o archivo CSV para la migración masiva. Tenga en cuenta que necesitará algunas habilidades de programación para crear un archivo JSON.

En la pantalla Seleccionar origen y destino, haga clic en el botón Elegir carpeta.

En la ventana Buscar carpeta, elija la carpeta que desea migrar y luego haga clic en Aceptar.

Vuelve a aparecer la pantalla Seleccionar una fuente y un destino.

Haga clic en el botón Siguiente.

Aparece un nuevo cuadro en la misma pantalla para que pueda pegar la URL de SharePoint Online o OneDrive para el documento.

En el cuadro Ingresar una URL, ingrese o pegue la URL de la biblioteca de destino.

En el menú desplegable Elegir una biblioteca de documentos, elija la biblioteca de documentos adecuada. Luego haga clic en el botón Agregar.

En la siguiente pantalla, revise las entradas para el origen y el destino, y luego haga clic en el botón Migrar para iniciar el proceso de migración.

La herramienta muestra el estado de la migración. Si necesita cambiar la entrada de Origen o Destino, debe reiniciar el proceso.

Cuando se complete la migración de SharePoint, haga clic en el botón Cerrar.

La herramienta captura registros del trabajo de migración, que puede ver después de la migración de SharePoint. Ver los registros puede ser útil para solucionar problemas.

Si debe cerrar o cerrar accidentalmente la herramienta antes de que se complete el trabajo de migración de SharePoint, puede reanudar el trabajo desde cualquier computadora, siempre que el trabajo se haya ejecutado durante al menos 5 minutos.

Otra característica interesante de la herramienta es su capacidad para realizar futuras migraciones incrementales de SharePoint. Si alguien de su equipo no recibió la nota y continúa guardando archivos en su recurso compartido de archivos, puede ejecutar la herramienta nuevamente y mover solo los archivos nuevos o actualizados de la ubicación de origen. Para aprovechar esta función, haga clic en Sí cuando la herramienta le pregunte si desea mantener la configuración de migración para futuras ejecuciones incrementales una vez finalizada la migración.

Microsoft 365 Business: sincronización de archivos con el cliente de OneDrive

Otra forma de migrar archivos a SharePoint Online o OneDrive for Business es a través del cliente de sincronización de OneDrive. Una vez que se está ejecutando el cliente de sincronización, simplemente puede arrastrar archivos desde la ubicación de origen a la biblioteca adecuada en OneDrive para la Empresa o SharePoint Online.

Si Windows 10 se implementó con la licencia Microsoft 365 Business, el cliente de sincronización de OneDrive for Business se configura automáticamente para la cuenta que usa el dispositivo. Como tal, las carpetas de OneDrive para la Empresa estarán disponibles en el Explorador de archivos.

Si está migrando archivos a una biblioteca de documentos de SharePoint Online mediante el cliente de sincronización de OneDrive, primero debe sincronizar la biblioteca de documentos de SharePoint con su escritorio. Para ello, vaya a la biblioteca de documentos de SharePoint Online y, a continuación, haga clic en el icono Sincronizar en la barra de comandos. El cliente de sincronización le indicará el resto de los pasos, que son sencillos.

Icono de sincronización en la barra de comandos de SharePoint Online.