Notas y funciones de uso compartido de archivos en la actualización de Excel 2016

Microsoft ha realizado cambios significativos en las funciones de anotación de Excel 2016. Lo que solía conocerse como comentarios que se usaban como adhesivos electrónicos Post-it para adjuntar recordatorios a las celdas de la hoja de trabajo ahora se denominan notas y los comentarios ahora conocidos como Comentarios enhebrados funcionan como un medio para llevar a cabo una conversación con compañeros de trabajo y clientes con los que ha compartido la información. Archivo de Excel en tiempo real usando Office 365.

Este cambio en la funcionalidad de cómo insertar un comentario en Excel es parte del nuevo software multiusuario de Microsoft Office o la capacidad de coautoría que permite a aquellos con quienes comparte un archivo de libro de Excel y ha otorgado privilegios de edición a varios usuarios (conocidos como colaboradores invitados). ) para realizar cambios en tiempo real en su contenido.

Hoja de trabajo con todas las notas mostradas.

Notas

Las notas en la pestaña Revisar de la cinta de Excel 2016 ahora funcionan como lo hacían originalmente los comentarios. Proporcionan los medios para adjuntar recordatorios a celdas particulares de la hoja de trabajo. Tenga en cuenta que las notas son cuadros de texto cuyo tamaño y fuente se pueden editar. El menú desplegable Notas en la pestaña Revisar contiene una opción Convertir en comentarios. Sin embargo, cuando lo usa para convertir notas en comentarios (consulte Comentarios a continuación), pierden cualquier edición que se les haya asignado.

Hoja de trabajo con todos los comentarios mostrados.

Comentarios enhebrados

Los comentarios ahora pueden registrar los comentarios en curso entre usted y los colaboradores invitados con los que comparte el libro abierto para editarlo en Excel 2016. Como puede ver, cuando selecciona el botón de comando Mostrar comentarios en la pestaña Revisar, Excel codifica con colores los comentarios y los muestra en orden cronológico como una conversación encadenada en un panel de tareas Comentarios.

Agregar una @ mención en un nuevo comentario.

@Menciones en comentarios

Al compartir una hoja de trabajo, puede usar la nueva etiqueta @mention en un comentario encadenado para alertar o obtener comentarios de un miembro del equipo con quien se está compartiendo. Cuando escribe el signo @ seguido de las primeras letras del nombre o apellido de un miembro del equipo en el cuadro de texto del comentario, Excel muestra su nombre completo. Cuando hace clic en el botón Guardar en el comentario, Excel envía un correo electrónico al miembro del equipo nombrado con un enlace a su comentario en la hoja de trabajo compartida. Cuando el miembro del equipo abre el correo electrónico y hace clic en el enlace en el mensaje, la hoja de trabajo en el libro de trabajo compartido se abre en Excel en línea en su navegador web con un comentario que contiene su @ mención que se muestra en la pantalla. El miembro del equipo puede responder a su comentario tomando medidas en la hoja de trabajo compartida y / o iniciando una conversación respondiendo a su contenido.

Guardar el libro de Excel para compartirlo y ser coautor en OneDrive.

Enviar un enlace para compartir a un colaborador de misiones.

Uso de comentarios encadenados para cuestionar los cambios en la hoja de trabajo realizados por el colaborador de la misión

Uso compartido y coautoría de archivos

El uso compartido de archivos en Excel 2016 se ha vuelto mucho más sólido con la adición de comentarios encadenados a Excel Online, la aplicación de Excel basada en la web disponible en plataformas Windows y Mac para usuarios que no tienen suscripciones de Office y la capacidad de realizar cambios de edición en tiempo real. Las cifras de la galería Actualizaciones de uso compartido de archivos le dan una buena idea de cómo funciona ahora el uso compartido de archivos en Excel 2016. Como puede ver en, si el libro de trabajo que tiene abierto para editar no se ha guardado previamente en la nube en una carpeta de OneDrive o SharePoint , Excel muestra el cuadro de diálogo Compartir donde puede cargar una copia para compartir. Una vez que el archivo se ha guardado en la nube, Excel muestra el cuadro de diálogo Enviar vínculo que se muestra donde especifica los miembros del equipo con los que desea compartir el libro y otorgar privilegios de edición. Una vez que haga clic en el botón Enviar, Excel envía mensajes de correo electrónico a estos compañeros de trabajo con vínculos para abrir el libro con sus navegadores web en Excel Online. Una vez que abren el libro de trabajo en Excel Online, todos sus cambios de edición aparecen en su copia del archivo en tiempo real. A continuación, puede utilizar la función de comentarios encadenados para discutir las ediciones cuestionables.