Paneles e informes de Excel: ejemplo de botón de opción

Una de las formas en que puede usar los botones de opción en sus paneles e informes de Excel es alimentar un solo gráfico con diferentes datos, según la opción seleccionada. Esta figura ilustra un ejemplo de esto. Cuando se selecciona cada categoría, el gráfico único se actualiza para mostrar los datos de esa selección.

Ahora, puede crear tres gráficos separados y mostrarlos todos en su panel de control al mismo tiempo. Sin embargo, el uso de botones de opción como alternativa ahorra valiosos bienes inmuebles al no tener que mostrar tres gráficos separados. Además, es mucho más fácil solucionar problemas, formatear y mantener un gráfico que tres.

Para crear este ejemplo, comience con tres conjuntos de datos sin procesar, como se muestra en la siguiente figura, que contienen tres categorías de datos; Ingresos, gastos y neto. Cerca de los datos sin procesar, reserve una celda donde los botones de opción muestren sus valores (celda A8, en este ejemplo). Esta celda contiene el ID de la opción seleccionada: 1, 2 o 3.

Luego, crea la capa de análisis (la tabla de preparación) que consta de todas las fórmulas, como se muestra en la siguiente figura. El gráfico se lee de esta tabla de etapas, lo que le permite controlar lo que ve el gráfico. La primera celda de la tabla de etapas contiene la siguiente fórmula:

= SI ($ A $ 8 = 1, B9, SI ($ A $ 8 = 2, B13, B17))

Esta fórmula le dice a Excel que verifique el valor de la celda A8 (la celda donde los botones de opción muestran sus valores). Si el valor de la celda A8 es 1, que representa el valor de la opción Ingresos, la fórmula devuelve el valor en el conjunto de datos Ingresos (celda B9).

Si el valor de la celda A8 es 2, que representa el valor de la opción Gastos, la fórmula devuelve el valor en el conjunto de datos Gastos (celda B13). Si el valor de la celda A8 no es 1 o 2, se devuelve el valor de la celda B17.

Observe que la fórmula que se muestra en la figura anterior usa referencias absolutas con la celda A8. Es decir, la referencia a la celda A8 en la fórmula tiene el prefijo $ signos ($ A $ 8). Esto asegura que las referencias de celda en las fórmulas no cambien cuando se copian hacia abajo y hacia afuera.

Para probar que la fórmula funciona bien, puede cambiar el valor de la celda A8 manualmente, de 1 a 3. Cuando la fórmula funcione, simplemente copie la fórmula de un lado a otro para llenar el resto de la tabla de preparación.

Cuando se crea la configuración, todo lo que queda por hacer es crear el gráfico utilizando la tabla de preparación. Nuevamente, los dos principales beneficios que obtiene de este tipo de configuración son que puede realizar cualquier cambio de formato en un gráfico y es fácil agregar otro conjunto de datos agregando otro botón de opción y puede editar sus fórmulas fácilmente.