Tablas inteligentes que se expanden con datos en modelos de datos de Excel

Uno de los desafíos que puede encontrar al crear modelos de datos en Excel es una tabla de datos que se expande con el tiempo. Es decir, la tabla crece en el número de registros que tiene debido a la incorporación de nuevos datos. Para obtener una comprensión básica de este desafío, eche un vistazo a la siguiente figura.

La fecha tanto en la tabla como en el gráfico finaliza en junio.

En esta figura, verá una tabla simple que sirve como fuente para el gráfico. Observe que la tabla enumera los datos de enero a junio.

Imagine que el próximo mes, esta tabla se expande para incluir datos de julio. Deberá actualizar manualmente su gráfico para incluir los datos de julio. Ahora imagine que tuvo el mismo problema en todo su modelo de datos, con varias tablas de datos que se vinculan a varias tablas de preparación y componentes del tablero. Puede imaginar que sería una tarea extremadamente dolorosa mantenerse al día con los cambios cada mes.

Para resolver este problema, puede usar la función Tabla de Excel (puede decir que pasaron toda la noche inventando ese nombre). La función Tabla le permite convertir un rango de datos en una tabla definida que se trata independientemente de otras filas y columnas en la hoja de trabajo. Una vez que un rango se convierte en una tabla, Excel ve las celdas individuales de la tabla como un solo objeto con una funcionalidad que no tiene un rango de datos típico.

Por ejemplo, las tablas de Excel ofrecen las siguientes características:

• Se habilitan automáticamente con los encabezados desplegables de Filtro para que pueda filtrar y ordenar fácilmente.

• Vienen con la capacidad de agregar rápidamente una fila Total con varias funciones agregadas.

• Puede aplicar un formato especial a las tablas de Excel independientemente del resto de la hoja de cálculo.

• Lo más importante para fines de modelado de datos, se expanden automáticamente para permitir nuevos datos.

La función Tabla existe en Excel 2003 con un nombre diferente: la función Lista (que se encuentra en el menú Datos de Excel). La ventaja de este hecho es que las tablas de Excel son totalmente compatibles con las listas de Excel 2003.

Convertir un rango en una tabla de Excel

Para convertir un rango de datos en una tabla de Excel, siga estos pasos:

Resalte el rango de celdas que contienen los datos que desea incluir en su tabla de Excel.

En la pestaña Insertar de la cinta, haga clic en el botón Tabla.

Este paso abre el cuadro de diálogo Crear tabla.

En el cuadro de diálogo Crear tabla, verifique el rango de la tabla y especifique si la primera fila del rango seleccionado es una fila de encabezado.

Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Conversión de un rango de datos en una tabla de Excel.

Una vez realizada la conversión, observe algunos pequeños cambios. Excel ha colocado menús desplegables de autofiltro en las filas de encabezado, las filas de la tabla ahora tienen sombreado alternativo y Excel ha nombrado cualquier encabezado que no tenga un valor.

Puede usar tablas de Excel como fuente de gráficos, tablas dinámicas, cuadros de lista o cualquier otra cosa para la que normalmente usaría un rango de datos. En la siguiente figura, se ha vinculado un gráfico a la tabla de Excel.

Las tablas de Excel se pueden utilizar como fuente de gráficos, tablas dinámicas, rangos con nombre, etc.

Aquí está la parte impresionante. Cuando se agregan datos a la tabla, Excel expande automáticamente el rango de la tabla e incorpora el nuevo rango en cualquier objeto vinculado. Esa es solo una forma elegante de decir que cualquier gráfico o tabla dinámica vinculada a una tabla de Excel captura automáticamente nuevos datos sin intervención manual.

Por ejemplo, si agrega datos de julio y agosto al final de la tabla de Excel, el gráfico se actualiza automáticamente para capturar los nuevos datos. En la siguiente figura, se agrega julio sin datos y agosto con datos para mostrarle que el gráfico captura cualquier registro nuevo y traza automáticamente los datos proporcionados.

Las tablas de Excel se expanden automáticamente cuando se agregan nuevos datos.

Tómese un momento para pensar qué significan las tablas de Excel para un modelo de datos. Se refieren a tablas dinámicas que nunca tienen que ser reconfiguradas, gráficos que capturan automáticamente nuevos datos y rangos que se mantienen automáticamente al día con los cambios.

Convertir una tabla de Excel de nuevo a un rango

Si desea volver a convertir una tabla de Excel en un rango, puede seguir estos pasos:

Coloque el cursor en cualquier celda dentro de la tabla de Excel y seleccione las subpestañas Diseño de Herramientas de tabla en la cinta.

Haga clic en el botón Convertir a rango, como se muestra.

Cuando se le pregunte si está seguro (a través de un cuadro de mensaje), haga clic en el botón Sí.

Para eliminar la funcionalidad de tabla de Excel, convierta la tabla de nuevo en un rango.