Trabajar con listas de distribución en Outlook

Puede crear una Lista de distribución en su módulo Contactos de Outlook que incluya el nombre de más de una persona para aquellas ocasiones en las que envía un mensaje a varias personas simultáneamente. También puede asignar categorías a sus Listas de distribución (al igual que puede hacerlo con contactos individuales) y puede enviar una Lista de distribución a otras personas como un archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico para que puedan usar la misma lista que usted usa si son también usando Outlook.

Crear una lista de distribución

Crear una lista de distribución es una simple cuestión de crear un nombre para su lista y elegir entre la colección de nombres que ha almacenado en su sistema. Una lista de distribución no realiza un seguimiento de los números de teléfono y las direcciones postales, solo las direcciones de correo electrónico.

Para crear una lista de distribución en su módulo de contactos, siga estos pasos:

1. Elija Archivo -> Nuevo -> Lista de distribución (o presione Ctrl + Mayús + L).

Aparece el cuadro de diálogo Lista de distribución.

2. Escriba el nombre que desea asignar a su Lista de distribución.

El nombre que escribe aparece en el cuadro de texto Nombre.

3. Haga clic en el botón Seleccionar miembros.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar miembros, que muestra una lista de nombres disponibles en el lado izquierdo y un cuadro en blanco en el lado derecho.

4. Haga doble clic en el nombre de cada persona que desee agregar a su Lista de distribución.

Cada nombre en el que hace doble clic aparece en la columna Agregar a la lista de distribución en el lado derecho del cuadro de diálogo.

5. Cuando haya terminado de elegir nombres, haga clic en Aceptar.

Se cierra el cuadro de diálogo Seleccionar miembros.

6. Haga clic en Guardar y cerrar (o presione Alt + S).

El cuadro de diálogo Lista de distribución se cierra y su Lista de distribución aparece en su lista de contactos.

Al crear una lista de distribución, es posible que también desee incluir las direcciones de correo electrónico de las personas que no están incluidas en su lista de contactos o en cualquiera de sus otras libretas de direcciones de Outlook. Para agregar una persona ajena a su lista de distribución, haga clic en Agregar nuevo (en lugar de Seleccionar miembros) en el Paso 4, arriba. Ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que desea agregar en el cuadro de diálogo Agregar nuevos miembros, haga clic en Aceptar y siga el resto de los pasos exactamente de la misma manera.

Editar una lista de distribución

La gente va y viene en las listas de distribución, al igual que en cualquier otro lugar. Afortunadamente, puedes editar las listas. Simplemente haga clic en el icono Contactos en el Panel de navegación y haga doble clic en el nombre de una de sus Listas de distribución (las entradas que muestran un pequeño icono de dos cabezas a la derecha de sus nombres). Cuando abre una entrada de la Lista de distribución, ve la misma pantalla que vio cuando creó la lista por primera vez. Aquí tienes algunas opciones útiles:

• Para eliminar un miembro de la lista: haga clic en ese nombre y haga clic en el botón Eliminar.

• Para seleccionar un nuevo miembro de los nombres que ya están en su lista de contactos o lista global de direcciones: haga clic en Seleccionar miembros y siga la misma rutina que usa cuando crea una lista.

• Para agregar una persona cuya dirección de correo electrónico no figura en ninguna de sus libretas de direcciones: haga clic en el botón Agregar nuevo, complete el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona y haga clic en Aceptar.

Usar una lista de distribución

Las listas de distribución aparecen como elementos en su lista de contactos junto con los nombres de las personas, por lo que (como probablemente pueda adivinar) puede usar una lista de distribución para enviar un mensaje de correo electrónico como lo haría con cualquier contacto. Así es cómo:

• Puede arrastrar la tarjeta de una Lista de distribución a su Bandeja de entrada para crear un nuevo mensaje de correo electrónico a esa lista.

• Puede escribir el nombre de la Lista de distribución en la línea Para: de un mensaje de correo electrónico y hacer clic en el botón Comprobar nombres en la barra de herramientas.

Cuando Outlook agrega un subrayado al nombre en el cuadro Para:, sabe que su mensaje se enviará a las personas de su Lista de distribución.