Uso de la función IF de Excel: prueba con una condición

La función IF de Excel es como la navaja suiza de las funciones de Excel. Realmente, se usa en muchas situaciones. A menudo, puede utilizar la función SI de Excel con otras funciones. SI, estructuralmente, es fácil de entender. La función SI de Excel toma tres argumentos:

• Una prueba que da una respuesta verdadera o falsa. Por ejemplo, la prueba "es el valor en la celda A5 igual al valor en la celda A8" puede tener solo una de dos posibles respuestas, sí o no. En el lenguaje informático, eso es verdadero o falso. Esto no es un cálculo, claro está, sino una comparación.
• Los datos que devolverá la función IF si la prueba es verdadera.
• Los datos que devolverá la función IF si la prueba es falsa.

Suena bastante fácil. Aquí hay unos ejemplos:

Un aspecto importante a tener en cuenta sobre el uso de IF: dejar que el segundo o tercer argumento no devuelva nada. Se devuelve una cadena vacía y la mejor manera de hacerlo es colocar dos comillas dobles juntas sin nada en el medio. El resultado es que la celda que contiene la función SI permanece en blanco.

IF, por lo tanto, le permite configurar dos resultados para devolver: uno para cuando la prueba es verdadera y otro para cuando la prueba es falsa. Cada resultado puede ser un número, algún texto, una función o fórmula, o incluso un espacio en blanco.

Como ve en el ejemplo anterior, un uso común de IF es ver cómo dos valores se comparan y devuelven un valor u otro, dependiendo de cómo configure la prueba en el primer argumento.

IF se utiliza a menudo como verificación de validación para evitar errores . Suponga que tiene una hoja de trabajo financiera que usa un porcentaje variable en sus cálculos. El usuario debe ingresar este porcentaje cada día, pero nunca debe ser mayor al 10 por ciento. Para evitar la posibilidad de errores, puede usar la función SI para mostrar un mensaje de error en la celda adyacente si ingresa por error un valor fuera del rango permitido. Suponiendo que el porcentaje se ingrese en la celda A3, aquí está la función SI requerida:

= SI (A3> .1, "ERROR: el% en A3 ES DEMASIADO GRANDE", "")

La siguiente imagen muestra cómo se puede utilizar IF en una aplicación empresarial. Una tienda ficticia, Ken's Guitars (un poco ágil, ¿no crees?), Mantiene un registro del inventario en una hoja de cálculo de Excel.

Vigilando el inventario en la tienda de guitarras.

La columna D muestra los niveles de inventario y la columna E muestra los niveles de reorden. Funciona de esta manera: cuando el nivel de inventario de un producto es igual o menor que el nivel de reorden, es el momento de pedir más producto. Las celdas de la columna F contienen una fórmula.

La fórmula de Excel en la celda F8 es = SI (D8 <>. Dice que si el número de guitarras Stratoblaster 9000 en stock es igual o menor que el nivel de reorden, devuelva el pedido. Si el número en stock es mayor que el nivel de reorden , no devuelve nada. No se devuelve nada porque hay tres en stock y el nivel de reorden es 2. En la siguiente fila, el número de Flying Xs es igual al nivel de reorden; por lo tanto, la celda F9 muestra Pedido.

Usar la función SI de Excel es fácil. Sigue estos pasos:

Ingrese dos valores en una hoja de trabajo. Estos valores deberían tener algún significado para usted, como el ejemplo de niveles de inventario que se muestra arriba.

Haga clic en la celda donde desea que aparezca el resultado.

Escriba = SI (para iniciar la función.

Decida qué prueba desea realizar. Puede ver si los dos valores son iguales; si uno es más grande que el otro; si restar uno del otro es mayor, igual o menor que 0; etcétera. Por ejemplo, para determinar si el primer valor es igual al segundo valor, haga clic en la primera celda (o ingrese su dirección), ingrese un signo igual (=) y luego haga clic en la segunda celda (o ingrese su dirección).

Escriba una coma (,).

Ingrese el resultado que debería aparecer si la prueba es verdadera .

Por ejemplo, ingrese "Los valores son iguales". El texto debe ir entre comillas.

Escriba una coma (,).

Ingrese el resultado que debería aparecer si la prueba es falsa . Por ejemplo, ingrese “Los valores no son iguales” .

Escriba a) y presione Entrar.

La función SI de Excel puede hacer mucho más. Las funciones IF anidadas le brindan mucha más flexibilidad al realizar pruebas en los datos de su hoja de trabajo. Es necesario un poco de perseverancia para superar esto. Anidado significa que puede colocar una función SI dentro de otra función SI. Es decir, el IF interno se coloca donde va el argumento verdadero o falso en el IF externo (o incluso usa IF internos para ambos argumentos). ¿Por qué harías esto?

Aquí hay un ejemplo: la otra noche, estábamos decidiendo dónde ir a cenar. estábamos pensando en el italiano y decidimos que si íbamos a un lugar italiano y servían manicotti, tendríamos manicotti. De lo contrario, decidimos comer pizza.

Lógicamente, esta decisión se ve así:

Si el restaurante es italiano, si el restaurante sirve manicotti, tendremos manicotti, de lo contrario tendremos pizza.

Esto se parece mucho al código de programación. Las sentencias End If se han omitido a propósito para evitar confusiones porque la función IF no tiene un valor equivalente. ¡Eso es! Tenga en cuenta que la declaración IF interna tiene un resultado tanto para las posibilidades verdaderas como para las falsas. El SI externo no lo hace. Aquí está la estructura como declaraciones IF de Excel anidadas:

= SI (Restaurante = italiano, SI (El restaurante sirve manicotti, "manicotti", "pizza"), "")

If the restaurant were not Italian, it wouldn’t matter what the choice was (as indicated by the third argument of the outer IF being empty).

You can nest up to 64 IF statements, although things are likely to get very complicated once you go beyond 4 or 5.

You can apply a nested IF statement to increase the sophistication of the inventory worksheet from above. The following image has an additional column: Hot Item. A Hot Item can take three forms:

• If the inventory level is half or less of the reorder level and the last sale date is within the last 30 days, this is a Hot Item. The point of view is that in 30 days or less the stock sold down to half or less than the reorder level. This means that the inventory is turning over at a fast pace.
• Si el nivel de inventario es la mitad o menos del nivel de reorden y la última fecha de venta se encuentra dentro de los últimos 31 a 60 días, este es un artículo caliente . El punto de vista es que en 31 a 60 días las acciones se vendieron a la mitad o menos que el nivel de reorden. Esto significa que el inventario está cambiando a un ritmo medio.
• Si no se cumple ninguna de las dos condiciones anteriores, al artículo no se le asigna ningún estado especial.

Buscando artículos de inventario calientes.

Hay artículos calientes y artículos calientes. Ambos deben cumplir con el criterio común de que el inventario es el 50 por ciento o menos del nivel de reorden. Solo después de que se cumpla esta primera condición, entra en juego el segundo criterio, el número de días desde el último pedido. ¡Me suena como un SI anidado! Aquí está la fórmula en la celda G8:

= SI (D8 <> <> <>

Está bien, toma un respiro.

El IF externo prueba si el inventario en la columna D es igual o menor a la mitad (50 por ciento) del nivel de reorden. La parte de la fórmula que hace eso es = SI (D8 <>. Esta prueba, por supuesto, produce una respuesta verdadera o falsa. Si es falsa, se toma la parte falsa del SI externo (que es solo una cadena vacía que se encuentra al final de la fórmula:, "")).

Eso deja toda la parte del medio para atravesarla. ¡Quédate con eso!

Si la primera prueba es verdadera, se toma la parte verdadera del IF externo. Da la casualidad de que esta parte verdadera es otra función SI:

SI (AHORA () - C8 <> <>

El primer argumento de Excel del IF interno prueba si el número de días desde la fecha del último pedido (en la columna C) es menor o igual a 30. Para ello, resta la fecha del último pedido de hoy, según se obtiene de la función AHORA. .

Si la prueba es verdadera y la fecha del último pedido es dentro de los últimos 30 días, ¡CALIENTE! es regresado. ¡Un gran vendedor de verdad! Si la prueba es falsa ... espera, ¿qué es esto? ¡Otra función SI! Sí: un IF dentro de un IF dentro de un IF. Si el número de días desde la fecha del último pedido es superior a 30, el siguiente IF anidado comprueba si el número de días está dentro de los últimos 60 días:

SI (AHORA () - C8 <>

Si esta prueba es cierta, ¡Caliente! es regresado. Si la prueba es falsa, no se devuelve nada.

Algunos puntos clave sobre esta declaración IF de triple nivel:

• El IF que prueba si el número de días transcurridos es 30 o menos tiene un valor para devolver si es verdadero (¡HOT!) Y un valor para devolver como falso (lo que sea devuelto por el siguiente IF anidado).
• El IF externo y el IF más interno no devuelven nada cuando su prueba es falsa.
• En la superficie, la prueba de 60 días o menos también detectaría una fecha de 30 días o menos desde la fecha del último pedido. Esto no es realmente lo que debería ser. La prueba debe ser si el número de días transcurridos es 60 o menos, pero más de 30. No es necesario que lo deletree de esta manera, porque la fórmula llegó al punto de probar el umbral de 60 días solo porque los 30 -el umbral de días ya falló. ¡Debo tener cuidado con estas cosas!