Actualizar archivo de Excel en Sharepoint con Power Automate Desktop

Para el tutorial de hoy, demostraré cómo puede actualizar archivos de Excel en Sharepoint con Power Automate Desktop. Puedes ver el video completo de este tutorial en la parte inferior de este blog.

Este tema provino de una solicitud, que preguntaba si había una forma de que Power Automate abriera una hoja de Excel en una carpeta de SharePoint, actualizara Power Query y luego guardara el libro de trabajo. La solicitud también preguntaba si se podía hacer todo en línea en segundo plano, sin que nadie abra el libro de trabajo.

Entonces, voy a crear un flujo de Power Automate Desktop usando un archivo de Excel en SharePoint. Lo único es que cuando programa la ejecución de este flujo, o cada vez que se ejecuta este flujo, no puede hacerlo en segundo plano. La máquina en la que haga esto tendrá que estar despierta para que pueda realizar el flujo cuando lo active, sin embargo, desea activarlo para comenzar el flujo.

Tabla de contenido

• Creación de un flujo para actualizar un archivo de Excel en SharePoint
• Conclusión

Creación de un flujo para actualizar un archivo de Excel en SharePoint

Vayamos a Power Automate Desktop y configuremos esto.

Haré clic en Nuevo flujo en la parte superior izquierda de la pantalla; solo llamaremos esta prueba de SharePoint por el bien de esta demostración. Luego presionaré Crear .

Esto es muy intuitivo. Aquí nos muestra todas las diferentes cosas que podemos hacer en Excel que son acciones desde la pantalla aquí en Power Automate Desktop .

Lo primero que vamos a hacer es hacer clic en este Iniciar Excel . Cuando lo abro, automáticamente va a un documento en blanco. Si fuera a abrir un documento en blanco, podría hacerlo, pero en el caso de hoy, voy a usar un archivo que tengo guardado en SharePoint.

Una vez que seleccionamos el archivo, debemos asegurarnos de que tenemos activada la opción Hacer visible la instancia . No queremos que sea de solo lectura.

Y luego, nos desplazaremos hacia abajo en esta lista y haremos clic en la pestaña Avanzado. Si tiene SharePoint, tendrá que ingresar la contraseña de su carpeta de SharePoint para que se abra el archivo.

Ahora que tenemos nuestra primera instancia, vamos a abrir un archivo de Excel. Lo siguiente que haré aquí es abrir este archivo para poder explicar lo que voy a hacer antes de crear los pasos en Power Automate Desktop.

Voy a abrir mi archivo de Excel (Datos del Desafío 1). Como podemos ver aquí, tenemos todos los datos del Desafío 1 de LuckyTemplates. Ahora, haré clic en esta pestaña Consulta y luego en Actualizar . Luego, el tercer paso es guardar el archivo existente. Finalmente, el último paso es cerrar la instancia de Excel. Una vez que haya completado esto, ejecutaré el flujo para que pueda verlo en acción.

De vuelta en el escritorio de Power Automate, voy a hacer clic en Automatización de la interfaz de usuario . Si bien estos no son todos los pasos, son la mayoría de los pasos que puede usar en Word, un archivo de Excel o cualquier cosa que sea una interfaz de usuario y no esté basada en la web.

Abriré ese menú, me desplazaré hacia abajo y haré clic en Seleccionar pestaña en la ventana . Para ello, debemos tener abierto ese archivo de Excel .

Luego, nos pedirá que elijamos un elemento de la interfaz de usuario. Entonces, vamos a hacer clic en el botón Agregar elemento de UI .

A continuación, pasaré el cursor sobre la pestaña Consulta , luego presionaré Control + clic izquierdo.

Y luego, haga clic en Guardar .

Queríamos seleccionar la pestaña en la ventana para abrir el Editor de consultas. Entonces, el siguiente paso en nuestro proceso es hacer clic en el botón Actualizar ahora para actualizar todos los datos.

Lo que usaré de esta selección es el elemento Click UI en la ventana y el elemento UI. Luego, agregaremos otro elemento de la interfaz de usuario.

Simplemente revisaré el botón Actualizar y presionaré Control + clic izquierdo. Luego guárdalo.

Ahora que hemos hecho esto y lo hemos actualizado, solo tenemos que cerrar y guardar el archivo, que es el paso final. No está en la automatización de la interfaz de usuario, así que simplemente haré clic en Excel nuevamente y seleccionaré Cerrar Excel .

Esta es la instancia que hemos creado al abrir el archivo original en el flujo, y luego simplemente seleccionamos Guardar documento ya que este ya es un documento existente.

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Conclusión

En mis tutoriales anteriores, generalmente hacía esto extrayendo datos de la web o con funciones web. Tengo la pregunta todo el tiempo, si podemos hacer esto con Excel, Word o cualquier tipo de documento además de hacerlo a través de la web.

¡La respuesta es sí!

Así que eso es lo que hemos hecho hoy. Le mostré cómo crear un flujo de Power Automate Desktop para actualizar archivos de Excel en SharePoint.

Espero que hayas encontrado esto útil. Es muy fácil de hacer. Puede ver el video completo de este tutorial a continuación y consultar los enlaces a continuación para obtener más contenido relacionado.

¡Mis mejores deseos!

Jarrett