La biblioteca de documentos proporciona una ubicación en nuestro sitio de SharePoint donde podemos almacenar de manera segura nuestros archivos, crearlos, actualizarlos y compartirlos con otros usuarios dentro de nuestra organización. En este tutorial, analizaremos las dos formas de agregar una nueva biblioteca de documentos en SharePoint.
Una biblioteca de documentos de SharePoint nos ayuda a administrar fácilmente nuestros archivos para nuestro departamento u organización.
De forma predeterminada, la configuración de un sitio de SharePoint nos proporciona una biblioteca de documentos llamada Documentos . Ya podemos usar esto como un almacenamiento de nuestros archivos.
En este ejemplo, tenemos una jerarquía de carpetas dentro de Documentos para organizar nuestros archivos. Sin embargo, utilizar la función de metadatos de SharePoint podría ayudarnos a organizar nuestros archivos de manera más adecuada en lugar de usar estructuras de carpetas.
Como puedes ver, tenemos carpetas y archivos para gastos, cotizaciones, videos, largos importantes, alimentos, autos y muchos más. En lugar de usar una sola biblioteca de documentos y agruparlos por carpetas, la mejor manera de hacerlo es crear una biblioteca de documentos para cada uno de ellos.
Los metadatos de estos archivos también son diferentes entre ellos. Por ejemplo, tener metadatos para el departamento es importante para los archivos de Gastos . En cuanto a las cotizaciones, los metadatos que nos pueden interesar son la cantidad cotizada, el nombre del cliente, el tipo de trabajo, etc. Esa es otra razón por la que es útil tener diferentes bibliotecas de documentos para estos diferentes tipos de archivos.
Ahora aprendamos cómo crear una nueva biblioteca de documentos. Hay dos formas de crear una nueva biblioteca de documentos.
Tabla de contenido
Creación de una biblioteca de documentos en SharePoint a través del contenido del sitio
El primer método es yendo a los contenidos del Sitio . Allí es donde podemos ver todas las demás bibliotecas de documentos que tenemos. Algunas de estas bibliotecas de documentos, como Plantillas de formulario , Activos de sitios y Biblioteca de estilos , se utilizan con fines de back-end. Las páginas del sitio se denominan biblioteca de páginas donde se almacenan todas las páginas de nuestro sitio. Para este ejemplo, solo tenemos una sola página que es la página de inicio .
Para agregar una nueva biblioteca de documentos, simplemente haga clic en Nuevo y luego seleccione Aplicación . También podemos elegir la opción Biblioteca de documentos . Sin embargo, puede haber un momento en que Microsoft tenga una actualización y la opción Biblioteca de documentos se elimine. Entonces, además de tener esa opción, también podemos agregar una Biblioteca de documentos agregándolos a través de la aplicación .
Creación de una biblioteca de documentos a través de la página de inicio
La segunda forma es yendo a la página de Inicio . Haga clic en Nuevo y seleccione Aplicación .
Luego nos llevará a esta página llamada Mis aplicaciones . Aquí es donde podemos ver nuestras aplicaciones de SharePoint .
También podemos ir a la Tienda de SharePoint donde podemos buscar todas las aplicaciones disponibles que podemos usar.
Para este ejemplo, queremos buscar aplicaciones integradas. Podemos encontrarlos haciendo clic en el enlace de la experiencia clásica .
Luego nos redirigirá a esta página. Nuevamente, aquí tenemos diferentes aplicaciones que podemos usar en nuestro sitio de SharePoint. Lo que necesitamos es la aplicación Biblioteca de documentos . Entonces, hagamos clic en él.
Después de eso, nos pedirá un nombre de biblioteca de documentos. Para este ejemplo, lo llamaremos Expenses . Luego haga clic en el botón Crear .
Nuestra nueva biblioteca de documentos denominada Gastos se agregará a la lista dentro de los contenidos de nuestro sitio . Hagamos clic en él.
Ahora podemos cargar nuestros archivos de gastos en esta biblioteca de documentos.
Luego, ahora podemos agregar nuestros metadatos para estos archivos. Para este ejemplo, hemos agregado la columna para los metadatos del Departamento .
Vistas de MS SharePoint | Crear y guardar
plantillas de SharePoint para bibliotecas de documentos
Filtrado de metadatos en archivos de SharePoint
Conclusión
En resumen, podemos crear nuestra propia biblioteca de documentos. Nuevamente, hay dos formas de crear una nueva biblioteca de documentos. La primera es ir a la página de inicio , hacer clic en Nuevo y luego elegir Biblioteca de documentos o Aplicación . El segundo va a Contenido del sitio , haga clic en Nuevo , luego elija Biblioteca de documentos o Aplicación .
A continuación, puede visitar sus nuevas bibliotecas de documentos en el contenido del sitio , donde se enumeran todas las bibliotecas de documentos y bibliotecas de páginas.
Mis mejores deseos,
Enrique
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