Beneficios de SharePoint en el desarrollo de informes de LuckyTemplates

Quiero hablar sobre los tres principales beneficios de SharePoint. Hablaremos sobre los tres beneficios generales y detallaremos qué significan esos beneficios y cómo las características de SharePoint permiten que se produzcan esos beneficios. Puedes ver el video completo de este tutorial en la parte inferior de este blog.

Tabla de contenido

• Ventaja 1 de SharePoint: administración y entrega de contenido
• Bibliotecas de documentos
• Listas de SharePoint
• Sitio de grupo
• Ventaja 2 de SharePoint: Flujos de trabajo de procesos de negocios
• SharePoint y Power Automate
• SharePoint y Power Apps
• SharePoint y LuckyTemplates
• Ventaja de SharePoint 3: Colaboración
• Conclusión

Ventaja 1 de SharePoint: administración y entrega de contenido

El primero de los beneficios de SharePoint es lo que me gusta llamar administración y entrega de contenido . Esta área siempre ha sido un problema clave en los lugares de trabajo de todo el mundo.

Se estima que alrededor del 30 % de su tiempo lo dedica a enviar, responder y organizar correos electrónicos y datos. SharePoint puede ayudar a sus empleados y a usted mismo a recuperar parte de ese tiempo.

Por cierto, eso es alrededor de 2,6 a 3 horas al día que podría recuperar con SharePoint. Las personas usan SharePoint para almacenar documentos de forma similar a como lo hacen para OneDrive. Pero el beneficio de almacenar sus documentos con SharePoint es que puede adjuntar metadatos a cada documento.

Por ejemplo, supongamos que tiene una carpeta de contabilidad donde tiene todos sus archivos separados primero por año y luego por la cuenta real.

Para encontrar el archivo de impuestos de empleados de 2017, primero debe hacer clic en la carpeta 2017, luego en impuestos de empleados y luego buscar a la persona individual para la que desea los impuestos.

Ahora que es un sistema muy complicado, especialmente si desea ver todos los archivos de una determinada persona, ¿verdad? Todos los archivos de una determinada persona, o todos los archivos de impuestos de cada año, están ubicados en diferentes carpetas, por lo que es difícil hacerlo en un formato de escritorio o OneDrive tradicional.

Bibliotecas de documentos

Entonces, lo que ha hecho SharePoint es crear bibliotecas de documentos , donde todos sus archivos están en una lista y puede adjuntar metadatos a sus documentos.

En nuestro ejemplo, tenemos un metadato llamado Año , otro metadato llamado Tipo de cuenta y otro metadato llamado Persona .

Si desea ver todos los archivos de una persona específica, simplemente puede ir a esos metadatos y filtrar a esa persona. Vería todos los archivos de todos los años. Si desea volver a la forma original y solo mirar todos los archivos de un año determinado, entonces iría a esos metadatos y filtraría a ese año.

Los metadatos son el siguiente nivel de organización para su biblioteca de documentos.

Estoy tan sorprendido de que no más empresas hagan esto. Cuando hacen esto, ven una mayor productividad en la búsqueda de los documentos que necesitan.

Esto también es muy escalable. Por ejemplo, podría tener una biblioteca de documentos para sus contratos, otra biblioteca de documentos para su contabilidad y otra biblioteca de documentos para su RRHH. Se pueden mantener por separado para que alguien en Recursos Humanos no pueda revisar los documentos en contabilidad.

Listas de SharePoint

Otra característica que permite una entrega sólida de administración de contenido es a través de listas de SharePoint . En este ejemplo, tenemos una base de datos personalizada que alguien ha creado para contener los datos que son relevantes para ellos.

Esta es una lista de itinerarios de eventos. Cada registro aquí es un evento específico en ese itinerario de eventos. Tenemos un desayuno para conocer y saludar, bienvenida e introducción , y así sucesivamente.

Lo que ha hecho esta persona es crear columnas que son relevantes para ella. Entonces, para cada sesión, tienen un código, tipo, descripción, oradores, hora de inicio y hora de finalización.

Lo poderoso de las listas de SharePoint es que le brindan la versatilidad de una base de datos sólida y son fáciles de usar para un trabajador. Es muy fácil crear su propia lista y tipos de columnas. Puede tener tipos de columnas sofisticados como columnas de elección (p. ej., tipo de sesión) o columnas basadas en el usuario (p. ej., oradores).

Hay muchas cosas que puede hacer una vez que haya creado su lista de SharePoint. También es escalable porque puedes crear uno para muchas cosas. Puede crear uno para gastos en lugar de hacerlo en un archivo de Excel aleatorio al que es muy difícil acceder. Todo el mundo puede acceder y actualizarlo. Si hay cambios, puede solicitar aprobaciones para esos cambios y agregar pequeños flujos de trabajo.

Estas listas también se pueden modificar con archivos adjuntos. Por ejemplo, esta es una lista de artículos de blog donde cada uno es un archivo real. Entonces, esta es una combinación de bibliotecas de documentos y listas de SharePoint, donde alguien creó una biblioteca de documentos con metadatos y columnas de una lista de SharePoint.

Así que puedes hacer muchas mezclas y combinaciones aquí también. Esto es mucho mejor que sus datos en algún almacén aleatorio o OneDrive o correos electrónicos.

SharePoint es un lugar todo en uno para todos sus datos, ya sea una biblioteca de documentos o una lista de SharePoint.

Sitio de grupo

La característica final de SharePoint es que es un sitio de grupo . Es un sitio de equipo interno donde todos sus empleados pueden acceder a la información que necesitan. Puede tener un sitio de grupo para toda su organización para cosas como noticias, publicaciones de blog, calendarios, vínculos rápidos y recursos externos que usan sus empleados.

Por ejemplo, si quiero encontrar mis políticas de recursos humanos, no tengo que enviar un correo electrónico a la persona de recursos humanos. Puedo ir al sitio del equipo y buscar la sección de recursos humanos para encontrar todos los documentos que necesito.

También es muy relevante que cuando tiene SharePoint, el sitio de grupo de su organización es su página de inicio. Entonces, tan pronto como alguien abre Chrome o Explorer, puede ver las últimas noticias y actividades de la compañía.

También puede tener sitios de grupo específicos de grupo. Puede tener un sitio de grupo para toda la organización y otro sitio de grupo que sea privado para su equipo, de modo que solo se les proporcione la información que sea relevante para el empleado.

Puede crear sus propios sitios de SharePoint y listas de SharePoint. Es muy fácil para cualquiera crearlo ya que no hay codificación involucrada y todo es arrastrar y soltar.

Ventaja 2 de SharePoint: Flujos de trabajo de procesos de negocios

Uno de los beneficios importantes de SharePoint se refiere a los flujos de trabajo de los procesos comerciales . Este es un ejemplo de un flujo de trabajo de proceso empresarial muy simple para una organización.

Un fragmento de documento llega a una bandeja de entrada de correo electrónico, que se redirige a los revisores. Luego pasa por múltiples etapas de revisores. Si lo aprueban, se acepta; si no, es rechazado.

Este proceso implica un par de correos electrónicos, ¿verdad? Tiene un correo electrónico que llega a la bandeja de entrada real. Luego, se debe enviar un correo electrónico a Anna y Sean para que lo revisen. Anna y Sean probablemente se envíen correos electrónicos para revisarlo. Y luego, finalmente, otro correo electrónico para indicar aprobación o desaprobación.

Ahora, si los datos que se usan están realmente dentro de SharePoint, este flujo de trabajo se puede automatizar. Por ejemplo, podemos crear una lista de SharePoint que tenga todos estos documentos. El documento llega y debe ser revisado por Sean o Anna antes de ser aceptado.

En lugar de un proceso por correo electrónico, la persona que desea la aprobación puede cargarla en una lista de SharePoint o en una biblioteca de documentos, que luego envía automáticamente una notificación por correo electrónico a Sean y Anna. Esto se puede hacer mediante Power Automate o el sistema de flujo de trabajo interno de SharePoint.

El correo electrónico también puede contener un vínculo al documento de SharePoint en la biblioteca de documentos de SharePoint, por lo que Anna recibirá un correo electrónico que dice que una persona ha cargado un nuevo documento. Luego, Anna revisa el documento y simplemente hace clic en Aprobar o desaprobar .

Lo mismo ocurre con Sean; y si ambos hacen clic en Aprobar , se envía otro correo electrónico al remitente original que dice que tanto Sean como Anna aprobaron. Luego, actualiza automáticamente el estado de ese documento a Aprobar , y todo ese seguimiento de estado se realiza dentro de SharePoint.

SharePoint y Power Automate

De hecho, creamos un sistema de aprobación de gastos en nuestra serie de YouTube, donde hablamos sobre cómo usar Power Automate con SharePoint para automatizar ese sistema.

Aquí hay una aprobación de gastos simple que hice para una organización, que anteriormente solía recibir alrededor de 7 u 8 correos electrónicos y tenía demasiados puntos débiles. Anteriormente, el empleado que presentaba los gastos se mantenía al margen y no había forma de organizar todo después.

SharePoint y un sistema de flujo de trabajo como Power Automate realmente pueden solucionar esto. Una vez que tenga sus datos, procesos y SharePoint, es muy fácil que otras aplicaciones entren y mejoren ese proceso.

SharePoint y Power Apps

Hemos hablado sobre cómo se pueden usar SharePoint y Power Automate para automatizar los flujos de trabajo de los procesos comerciales. Pero lo mismo puede decirse de SharePoint y Power Apps. Supongamos que no desea que Sean y Anna accedan a SharePoint en absoluto.

Puede crear una aplicación para Sean y Anna en la que puedan acceder a un sitio web que les muestre los contratos que deben revisar uno por uno. No reciben ningún correo electrónico, solo inician sesión en la aplicación. Y nuevamente, lo mejor de Power Apps es que no es un código.

SharePoint y LuckyTemplates

SharePoint también es muy poderoso con LuckyTemplates. Por ejemplo, supongamos que tiene su sistema de aprobación de gastos en SharePoint. Eso también significa que está rastreando todos los datos para ese proceso. Estás rastreando quién envía los gastos, cuánto son y cuánto tiempo lleva revisar todo. Uno de los beneficios de SharePoint es que puede usar los datos para crear un informe y un tablero en .

SharePoint permite los flujos de trabajo, pero su integración con otras aplicaciones de Power Platform realmente lo lleva al siguiente nivel.

Ventaja de SharePoint 3: Colaboración

El tercero de los beneficios de SharePoint es la colaboración. Esta es una de las razones por las que la mayoría de las organizaciones justifican la compra de SharePoint para mejorar su productividad. Hay muchos beneficios y características de SharePoint que permiten un entorno colaborativo. Voy a ir a través de cada uno muy rápidamente.

El control de versiones le permite asegurarse de que sus documentos estén actualizados y, si se realizan cambios en los documentos, siempre puede volver a la versión anterior.

Aprobar y revisar es como lo que hablamos en los flujos de trabajo de procesos comerciales. Puede configurar un sistema de biblioteca de documentos en el que alguien envíe un documento y otra persona necesite aprobarlo o rechazarlo.

El banco todo en uno es una filosofía donde toda la información de su organización debe estar en un solo lugar. Por lo tanto, no debe ser repetible y fácil de encontrar para cualquiera que necesite encontrarlo.

Las extensiones se pueden crear dentro de SharePoint e importar para mejorar su colaboración. Cosas como el rastreador de tareas, los widgets y los tableros Kanban son algo que se usa mucho en las páginas de SharePoint para mejorar la colaboración.

Los permisos le permiten seleccionar ciertos grupos de personas para tener acceso a la información. A veces, las empresas sufren de sobrecarga de información. No desea que todos tengan acceso a todo, y si tiene datos muy confidenciales, debe asegurarse de que solo los vean las personas que desea que los vean.

La escalabilidad es otro gran beneficio. Si no usa SharePoint en las instalaciones, pero lo hace en la nube, puede escalar desde 10 personas hasta un millón de personas en un servidor de Microsoft. Es muy fácil de contratar y solo tienes que jugar una tarifa plana por persona.

Las funciones sociales también están disponibles a través de publicaciones y páginas de blogs. También puedes comentar, dar me gusta y compartirlos. También puede compartir ciertas listas de elementos si tiene permiso.

También existe una fuerte integración con Office 365, ya que está hecho por la misma empresa matriz, Microsoft. Si tiene archivos en Excel , Word o PowerPoint, puede editarlos en línea en SharePoint en lugar de descargarlos y editarlos.

Conclusión

En esta publicación, discutimos los tres beneficios clave de SharePoint. Hablamos sobre cómo SharePoint es muy bueno en la administración de contenido , los flujos de trabajo de procesos comerciales y la colaboración .

Enrique