BUSCARV entre dos libros de trabajo: fácil guía paso a paso

Si está trabajando con varios libros de trabajo en Excel, es posible que deba usar la función BUSCARV para recuperar datos de un libro de trabajo a otro.

La función BUSCARV busca un valor específico en una tabla en un libro de trabajo separado y devuelve un valor correspondiente de la misma fila. La sintaxis debe incluir una referencia completa al segundo libro de trabajo y al nombre de la hoja de trabajo.

Obtener las referencias correctas puede ser un desafío cuando usa la función por primera vez. Este artículo utiliza hojas de cálculo de muestra para mostrarle exactamente cómo ingresar las fórmulas.

También aprenderá algunas mejoras de BUSCARV y varias alternativas a la función.

¡Empecemos!

Tabla de contenido

• ¿Qué es BUSCARV?
• Cómo usar BUSCARV entre dos libros de trabajo
  • Data de muestra
  • Paso 1: mantenga abiertos ambos libros de trabajo
  • Paso 2: comience a ingresar la fórmula BUSCARV
  • Paso 3: Cómo hacer referencia al segundo libro de trabajo
• 3 errores comunes de BUSCARV y cómo solucionarlos
  • 1. Error #N/D
  • 2. #Referencia! Error de número de columna
  • 3. Error de comillas y corchetes
• 4 consejos para administrar diferentes libros de trabajo
• Cómo actualizar datos automáticamente
• Usos avanzados de la función BUSCARV
• 2 alternativas principales a BUSCARV
  • 1. COINCIDENCIA DE ÍNDICE
  • 2. BUSCARX
• Cómo usar BUSCARV en varias hojas
  • Paso 1: identificar los componentes
  • Paso 2: configure sus datos
  • Paso 3: use la función BUSCARV
  • (Opcional) Paso 4: Solucione los errores #N/A
• Pensamientos finales

¿Qué es BUSCARV?

Supongamos que tiene un libro de trabajo de ventas de productos y un libro de trabajo separado con los precios de cada producto. Desea acceder a los precios del segundo libro de trabajo y usarlos en los cálculos del primer libro de trabajo.

BUSCARV es una solución para esta tarea. El término significa "búsqueda vertical" . “

Es una función integrada que le permite buscar un valor específico en una columna y devolver un valor correspondiente en otra columna según la ubicación.

Se puede utilizar con:

• una sola hoja de cálculo

• varias hojas en el mismo libro

• dos libros de Excel

Si no tiene la complejidad adicional de varios libros de trabajo, consulte este tutorial sobre cómo comparar dos columnas en Excel usando BUSCARV .

Cómo usar BUSCARV entre dos libros de trabajo

La función BUSCARV es especialmente útil cuando necesita buscar datos en varias hojas de trabajo o libros de trabajo.

Los tres pasos principales para hacerlo son:

1. Abra ambos libros.

2. Ingrese la fórmula BUSCARV en el primer libro de Excel.

3. Proporcione una referencia completa al segundo libro de trabajo.

Data de muestra

Este sencillo tutorial funciona a través de ejemplos basados ​​en datos de muestra. Para continuar, cree un nuevo libro de trabajo llamado "Ventas" e ingrese estos datos en las columnas A y B:

• manzanas, 40

• naranjas, 30

• peras, 70

• Plátanos, 20

Agregue una tercera columna para contener la información del precio:

Cree un segundo libro de Excel llamado "Producto" y cambie el nombre de Hoja1 como "Precios". Ingrese estos datos en la columna A y la columna B:

• Manzanas, 1.50

• Naranjas, 2.30

• Peras, 3.60

• Plátanos, 2.10

Los datos se ven así:

Para calcular los ingresos por las ventas en la primera hoja de cálculo, debemos buscar el precio en la segunda hoja de cálculo. ¡BUSCARV al rescate!

Paso 1: mantenga abiertos ambos libros de trabajo

Ambos libros de trabajo deben estar abiertos al usar la fórmula BUSCARV entre dos libros de trabajo. Si el segundo libro está cerrado, la función devolverá un error.

Puede abrirlos por separado o usar el comando "Abrir" en Excel para abrirlos a la vez. Hay dos formas de abrir cualquiera de los libros:

• Vaya a la pestaña Archivo y seleccione "Abrir".

• Utilice el método abreviado de teclado "Ctrl + O" .

Una vez que tenga abiertos ambos libros, puede alternar entre ellos haciendo clic en la pestaña correspondiente en la parte inferior de la ventana de Excel.

Paso 2: comience a ingresar la fórmula BUSCARV

Esta es la sintaxis básica de la función BUSCARV:

=BUSCARV(valor_buscado, matriz_tabla, núm_índice_col, [búsqueda_rango])

• lookup_value : el valor que desea buscar en el otro libro de trabajo.

• table_array : el rango de celdas en el otro libro que contiene los datos que desea recuperar.

• col_index_num : el número de columna en el rango que contiene los datos que desea recuperar.

• range_lookup : este último parámetro es opcional. Si lo establece en VERDADERO o lo omite, BUSCARV buscará una coincidencia aproximada. Si lo establece en FALSO, VLOOKUP solo buscará una coincidencia exacta.

Supongamos que desea buscar el precio de las manzanas en el segundo libro de trabajo de nuestros datos de muestra. Así es como se descompondrá la fórmula:

• El valor_buscado está en la celda A2 del primer libro.

• La matriz de la tabla está en el rango de celdas A1: B5 del segundo libro de trabajo.

• col_index_num es la segunda columna que contiene el precio.

La parte más complicada de la fórmula BUSCARV es hacer referencia correctamente al segundo libro.

Paso 3: Cómo hacer referencia al segundo libro de trabajo

Para completar la fórmula BUSCARV para dos libros de trabajo, deberá usar una referencia completa que incluya estos detalles del segundo libro de trabajo:

• nombre del libro

• nombre de la hoja

• rango de celdas

Esto garantiza que Excel sepa exactamente dónde encontrar los datos que busca. La referencia completa se usa para el argumento table_array de la función BUSCARV.

Estos son los valores para los datos de muestra:

• nombre del libro de trabajo: Producto.xlsx

• nombre hoja: Precios

• rango de celdas: $ A1: $ B5

Para buscar el precio del primer artículo, ingrese la siguiente fórmula en la celda C2 del primer libro:

=BUSCARV(A2, [Producto.xlsx]¡Precios!$A$1:$B$5, 2, FALSO)

Esta imagen muestra la función en acción en la barra de fórmulas de la primera celda:

Tenga en cuenta que el nombre del libro de trabajo está entre corchetes y el nombre de la hoja va seguido de un signo de exclamación.

Si el nombre del archivo de Excel contiene un espacio o caracteres especiales, debe encerrar todo el libro y la hoja entre comillas simples.

La fórmula usa valores absolutos para el rango de celdas (el prefijo $). Esto le permite copiar la fórmula al resto de las filas haciendo clic en el controlador de relleno.

Aquí están los resultados de BUSCARV:

¡Y eso es! Ahora sabe cómo usar BUSCARV de manera efectiva. Para ayudarlo en caso de que encuentre algún error, hemos recopilado tres de los errores más comunes de BUSCARV en la siguiente sección.

3 errores comunes de BUSCARV y cómo solucionarlos

Ahora que aprendió a usar BUSCARV de otro libro de trabajo, es posible que encuentre algunos errores comunes.

Aquí están los tres errores más frecuentes y cómo solucionarlos.

1. Error #N/D

El error #N/A ocurre cuando el valor de búsqueda no se encuentra en la matriz de la tabla. Para corregir este error, puede intentar lo siguiente:

• Compruebe la ortografía del valor de búsqueda.

• Asegúrese de que el valor de búsqueda esté en la primera columna de la matriz de la tabla.

• Verifique que el valor de búsqueda no tenga formato de texto en las dos hojas.

• Asegúrese de que el argumento range_lookup esté establecido en FALSO para encontrar una coincidencia exacta.

El ejemplo anterior no ha podido encontrar un valor coincidente para Cerezas en el segundo libro de trabajo.

2. #Referencia! Error de número de columna

La referencia # ! El error ocurre cuando el argumento col_index_num es mayor que el número de columnas en la matriz de la tabla.

Para corregir este error, verifique que el argumento col_index_num sea menor o igual que el número de columnas en la tabla de origen.

En la imagen a continuación, col_index_num se ha establecido en 3, pero solo hay dos columnas en el rango de referencia.

3. Error de comillas y corchetes

El error de comillas y corchetes ocurre cuando realiza VLOOKUP con un valor que contiene comillas o corchetes.

Para corregir este error, puede intentar lo siguiente:

• Use comillas dobles alrededor del valor de búsqueda.

• Utilice la función CHAR(34) para insertar comillas dobles.

• Utilice la función IFERROR para devolver una celda en blanco si el valor de búsqueda contiene comillas o corchetes.

Una vez que esté familiarizado con estos errores, ¡arreglarlos es sencillo! Para ayudarlo aún más a convertirse en un profesional de BUSCARV, proporcionamos cuatro consejos para administrar diferentes libros de trabajo en la siguiente sección.

4 consejos para administrar diferentes libros de trabajo

Cuando se trabaja con varios libros de trabajo, es importante realizar un seguimiento de qué libro de trabajo contiene qué datos.

Estos son nuestros cuatro mejores consejos para mantener la cordura:

1. Use convenciones de nomenclatura para ayudarlo a recordar qué hojas de cálculo de Excel contienen qué datos.

2. Use referencias absolutas en sus fórmulas para asegurarse de que el rango de búsqueda haga referencia a las celdas correctas incluso si mueve o copia la fórmula a otra ubicación u hoja de Excel.

3. Utilice la función IFERROR para manejar cualquier error #N/A que pueda ocurrir si los valores de búsqueda no se encuentran en los datos de origen.

4. Considere bloquear las celdas en el libro de trabajo de referencia para que no se puedan sobrescribir.

Cómo actualizar datos automáticamente

Cuando se trabaja con varios archivos de Excel, puede llevar mucho tiempo actualizar los datos manualmente .

Si desea que su fórmula BUSCARV se actualice automáticamente cuando agrega o elimina datos de los otros libros de trabajo, puede usar la función INDIRECTA.

Así es cómo:

• En la fórmula BUSCARV, reemplace el argumento de matriz de tabla con la función INDIRECTA.

• En la función INDIRECTO, use una referencia a la celda que contiene la matriz de tabla en el otro libro de trabajo.

Para lograr esto con nuestros libros de trabajo de muestra, siga estos pasos.

1. Use una celda en la columna D para ingresar la referencia a la hoja "Precios" del libro de trabajo "Producto" y el rango de celdas A1:B5 de esta manera: [ Producto.xlsx]Precios!A:B

2. En la celda C2 del libro de trabajo "Ventas", use esta fórmula: =BUSCARV(A2, INDIRECTO($D$1), 2, FALSO)

3. Copie la fórmula hacia abajo (las referencias absolutas aseguran que se conserve la celda con la hoja de cálculo).

Estas acciones aseguran que los cambios en la hoja original se actualicen automáticamente en las celdas conectadas.

Esta imagen muestra la función INDIRECTA combinada con BUSCARV:

Tenga en cuenta que este ejemplo usa el rango "A:B" para hacer referencia a las dos columnas. Esto significa que cuando agregue más productos y precios, la fórmula seguirá funcionando en el libro de trabajo actual.

Ahora que ha probado el poder de BUSCARV, echemos un vistazo a algunos usos avanzados de la función en la sección.

Usos avanzados de la función BUSCARV

Los ejemplos de este artículo devuelven una sola coincidencia para cada valor de búsqueda. Si desea trabajar con varias coincidencias de un libro de trabajo diferente, puede usar una fórmula de matriz en su lugar.

También puede combinar BUSCARV con otras funciones. Por ejemplo, puede incrustarlo dentro de una función IF para un análisis complejo adicional.

El análisis complejo incluye técnicas como pruebas de chi-cuadrado y pruebas T de muestras pareadas. Aquí hay un ejemplo del uso de la prueba de chi-cuadrado en Excel:

Los usuarios avanzados aprovechan BUSCARV para comparar conjuntos de datos e identificar discrepancias. En este artículo encontrará otras formas de encontrar discrepancias en Excel .

Pero, ¿qué pasa si no quieres usar BUSCARV por el motivo que sea? ¡Estás de suerte! Hay algunas alternativas, que es lo que cubriremos en la siguiente sección.

2 alternativas principales a BUSCARV

Cuando se trata de buscar valores en diferentes hojas, BUSCARV suele ser la función de referencia. Sin embargo, existen algunas alternativas que pueden ser útiles en determinadas situaciones.

Los dos más comunes son:

• ÍNDICE DE COINCIDENCIA

• BUSCARX

1. COINCIDENCIA DE ÍNDICE

INDEX y MATCH es una poderosa combinación de dos funciones que se pueden usar para buscar valores en una tabla. A diferencia de BUSCARV, que requiere que el valor de búsqueda esté en la columna más a la izquierda de la tabla, INDEX MATCH puede buscar valores en cualquier columna.

Así es como funciona:

1. La función ÍNDICE devuelve un valor de un rango específico basado en un número de fila y columna.

2. La función COINCIDIR devuelve la posición de un valor de búsqueda en un rango especificado.

Para usar INDEX MATCH, debe especificar el rango que desea buscar, la fila donde desea encontrar el valor de búsqueda y la columna donde desea devolver el resultado.

Aquí hay una fórmula de ejemplo:

=ÍNDICE(RangoTabla,COINCIDIR(ValorBúsqueda,RangoBúsqueda,0),ÍndiceColumna)

Para usar esto con las hojas de cálculo de muestra, esta es la fórmula:

=ÍNDICE([Producto.xlsx]Precios!$B$1:$B$5, COINCIDIR(A2, [Producto.xlsx]Precios!$A$1:$A$5, 0))

Esto se desglosa como:

• La función COINCIDIR busca el valor en la celda A2 (nombre del producto) dentro del rango A1:A5 en la hoja "Precios" del libro de trabajo "Producto".

• La función ÍNDICE devuelve un valor del rango B1:B5 en la hoja "Precios" del libro de trabajo "Producto", según el número de fila proporcionado por la función COINCIDIR.

Esta imagen muestra la fórmula en acción:

2. BUSCARX

XLOOKUP es una función más nueva que se introdujo en Excel 365 . Es similar a BUSCARV, pero con algunas características adicionales.

Una de las mayores ventajas de XLOOKUP es que puede buscar valores a la izquierda de la columna de búsqueda.

Así es como funciona:

1. La función BUSCARX devuelve un valor de un rango específico basado en un valor de búsqueda.

2. Puede especificar si desea una coincidencia exacta o una coincidencia aproximada.

3. También puede especificar qué devolver si no se encuentra ninguna coincidencia.

Para usar BUSCARX, debe especificar el valor de búsqueda, el rango que desea buscar y la columna donde desea devolver el resultado.

Aquí hay una fórmula de ejemplo:

=BUSCARX(Valor de búsqueda, Rango de búsqueda, Rango de retorno, “No encontrado”, 0)

Para usar esto con las hojas de cálculo de muestra, esta es la fórmula:

=BUSCARX(A2, [Producto.xlsx]¡Precios!$A$1:$A$5, [Producto.xlsx]¡Precios!$B$1:$B$5)

Esto se desglosa como:

• A2: El valor que desea buscar (nombre del producto).

• [Producto.xlsx]¡Precios!$A$1:$A$5: El rango en el que desea buscar el valor de búsqueda (nombres de productos en la hoja "Precios" del libro de trabajo "Producto").

• [Producto.xlsx]Precios!$B$1:$B$5: El rango que contiene los valores devueltos (precios en la hoja "Precios" del libro de trabajo "Producto").

Esta es la fórmula en acción:

Cómo usar BUSCARV en varias hojas

Si necesita realizar una BUSCARV entre dos libros de trabajo, es posible que también deba usar BUSCARV en varias hojas.

Afortunadamente, el proceso para hacerlo es muy similar a realizar una BUSCARV entre dos libros de trabajo.

Hay cuatro pasos.

Paso 1: identificar los componentes

En lugar de incluir la matriz de tablas como lo haría con una hoja, también deberá incluir el nombre de la hoja.

Por ejemplo, si desea buscar un valor en el rango A2:B6 en la hoja de enero en el libro de trabajo Sales_reports.xlsx, su fórmula se vería así:

=BUSCARV(A2,[Informes_ventas.xlsx]Jan!$A$2:$B$6,2,FALSO)

Paso 2: configure sus datos

Asegúrese de que sus datos estén organizados de una manera que facilite la referencia en varias hojas.

Es posible que desee considerar la creación de diferentes pestañas para datos de referencia específicos.

Paso 3: use la función BUSCARV

Una vez que haya configurado sus datos, puede usar la función BUSCARV para buscar y recuperar datos de otras hojas.

Solo asegúrese de incluir el nombre de la hoja en su fórmula, como se muestra arriba.

(Opcional) Paso 4: Solucione los errores #N/A

Si encuentra errores #N/A al usar BUSCARV en varias hojas, verifique dos veces su fórmula para asegurarse de haber hecho referencia correctamente a todas las hojas y rangos necesarios.

También puede comprobar que está realizando una coincidencia exacta, en lugar de una búsqueda de rango.

Pensamientos finales

Aprendió a usar BUSCARV para buscar y recuperar datos en dos hojas de cálculo. Esta función versátil facilita la búsqueda de valores en un libro de trabajo en función de los valores correspondientes en otro.

El poder de la función BUSCARV se extiende mucho más allá de las hojas de trabajo individuales, llegando a diferentes libros de trabajo para vincular y analizar datos.

Dominar esta función es un paso importante para dominar Excel, ya que abre nuevas posibilidades para administrar e interpretar sus datos.

Al incorporar funciones como INDIRECTO, ÍNDICE-COINCIDIR o BUSCARX, puede mejorar aún más la flexibilidad y la eficacia de sus búsquedas de datos.

Siga practicando y explorando las amplias capacidades de Excel; Esto es sólo la punta del iceberg. ¡Feliz búsqueda de datos!