Columnas calculadas en SharePoint | Una visión general

Las columnas calculadas en SharePoint o Sharepoint Online son herramientas poderosas que permiten a los usuarios generar y mostrar datos en función de los valores de otras columnas dentro de una lista o biblioteca. Las fórmulas, que consisten en ecuaciones que realizan cálculos sobre estos valores, sirven como marco de las columnas calculadas y normalmente comienzan con un signo igual (=).

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Agregar una columna calculada a una lista o biblioteca de SharePoint permite a los usuarios realizar una variedad de funciones, como calcular el impuesto a las ventas, determinar las fechas de vencimiento o calcular el costo total de la fuente de los artículos.

Estos cálculos son útiles en una amplia gama de aplicaciones y permiten una administración de datos y notificaciones más eficientes.

Al crear una columna calculada, los usuarios pueden elegir entre numerosas funciones predefinidas o crear fórmulas personalizadas utilizando operaciones matemáticas estándar, como suma, resta, multiplicación y división. Esta flexibilidad hace que las columnas calculadas sean una característica valiosa para los usuarios de SharePoint que necesitan generar contenido dinámico basado en datos en sus listas y bibliotecas.

Cubrimos un poco más sobre Sharepoint en el siguiente video; ¡Definitivamente vale la pena verlo para todos los entusiastas de las aplicaciones poderosas!

Tabla de contenido

• Comprender las columnas calculadas
  • Concepto y Propósito
  • Aplicaciones en SharePoint
• Cómo crear fácilmente una columna calculada de Sharepoint
  • Definición de la configuración de la columna
  • Uso de fórmulas de columna
• Funciones y fórmulas comunes
  • Funciones aritméticas y lógicas
  • Funciones de texto y fecha
• Prácticas recomendadas de SharePoint
  • Convenciones de nombres
  • Manejo de errores
• Limitaciones y Alternativas
  • Limitaciones de la columna calculada de SharePoint
• Una guía paso a paso para las columnas calculadas en Sharepoint/Sharepoint Online
• Agregar una columna en una lista de SharePoint
• Cambiar el tipo de columna a fecha y hora en SharePoint
• Agregar columnas calculadas en SharePoint
• Edición de columnas calculadas en SharePoint
• Consejos para grandes recursos de funciones
• La última palabra

Comprender las columnas calculadas

Las columnas calculadas en SharePoint son una herramienta poderosa para realizar cálculos automatizados basados ​​en los datos dentro de una lista o biblioteca de SharePoint.

En esta sección, exploraremos el concepto y el propósito de las columnas calculadas, los campos calculados y los valores calculados, junto con sus aplicaciones dentro de la plataforma de SharePoint.

Antes de pasar a un ejemplo, dejemos de lado los conceptos básicos.

Concepto y Propósito

Las columnas calculadas son esencialmente fórmulas que realizan cálculos utilizando datos de otras columnas dentro de la misma lista o elemento de biblioteca.

El uso de columnas calculadas puede mejorar la coherencia de los datos al garantizar que los valores calculados estén siempre actualizados y sincronizados con los datos de origen de los que dependen. Además, las columnas calculadas pueden ayudar a reducir la entrada manual de datos y los posibles errores humanos al automatizar los cálculos.

Aplicaciones en SharePoint

Las columnas calculadas se pueden implementar en varios escenarios dentro de SharePoint para realizar tareas como:

• Mostrar un cálculo simple basado en valores de dos o más columnas dentro del mismo artículo, como el ejemplo de calcular el total multiplicando la cantidad y el precio.
• Aplicar formato o lógica condicional, como usar las funciones IF, AND y OR para calcular y mostrar resultados en función de condiciones específicas o valores de columna.
• Validación de entradas de datos comparando los datos en una o más columnas y asegurándose de que cumple con los criterios predefinidos.
• Uso de funciones relacionadas con la fecha para calcular plazos, fechas de vencimiento o la diferencia entre dos columnas de fecha.
• Manipular texto, como recuperar una parte de una cadena de texto o combinar valores de varias columnas de texto.

En general, las columnas calculadas en SharePoint ofrecen una amplia funcionalidad para mejorar la eficiencia y la coherencia de la gestión de datos dentro de sus listas y bibliotecas.

Ahora vamos a crear y agregar una columna.

Cómo crear fácilmente una columna calculada de Sharepoint

Esto es bastante sencillo, terminaremos el artículo con un ejemplo visual para ayudarlo a comprender mejor.

Definición de la configuración de la columna

Para crear una columna calculada en una lista o biblioteca de SharePoint, primero, abra la lista o biblioteca donde desea agregar la columna. Haga clic en "Configuración" cerca de la esquina superior derecha de la ventana de su navegador y luego seleccione "Crear columna" en la sección Columnas.

Cuando defina la configuración para su nueva columna calculada, comience dándole un nombre y eligiendo el botón de opción "Calculado (cálculo basado en otras columnas)". Esto le permitirá usar datos de otras columnas en la lista o biblioteca como parte de su cálculo.

Ahora es el momento de ingresar una fórmula de columna.

Uso de fórmulas de columna

Después de seleccionar el tipo de columna "Calculada", se le pedirá que ingrese una fórmula que calcule el valor de su nueva columna en función de las columnas existentes en la lista o biblioteca. SharePoint usa una sintaxis similar a las fórmulas de Excel, lo que le permite crear cálculos complejos usando funciones como SI, Y y SUMA.

Para escribir una fórmula, comience escribiendo un signo igual (=) seguido de una combinación de funciones, nombres de columna y operadores matemáticos. Asegúrese de encerrar los nombres de las columnas entre corchetes ([ ]) y use comillas dobles (" ") para las cadenas de texto (SharePoint Stack Exchange) .

Aquí hay una fórmula de ejemplo:

=IF([Status]="Completed", [Hours]*[Rate], 0)

Esta fórmula calcula el costo total de un proyecto en función de su estado, horas y tarifa. Si el proyecto está marcado como "Terminado", el costo se calcula multiplicando las horas y la tarifa; de lo contrario, el costo es cero.

Una vez que haya ingresado su fórmula, haga clic en "Aceptar" para crear la columna calculada. Actualizará automáticamente su valor cada vez que cambien los datos en las columnas a las que se hace referencia.

¡Voila!

Ahora repasemos algunas funciones comunes.

Funciones y fórmulas comunes

Esta sección cubre algunas funciones y fórmulas comunes que se usan en las columnas calculadas de SharePoint, divididas en dos subsecciones: funciones aritméticas y lógicas, y funciones de texto y fecha.

Funciones aritméticas y lógicas

Las funciones aritméticas te permiten ejecutar operaciones matemáticas básicas, mientras que las funciones lógicas te ayudan a tomar decisiones basadas en ciertas condiciones.

Algunas funciones aritméticas y lógicas de uso común son:

• SUMA: suma dos números. Ejemplo:=Column1+Column2
• RESTA: Resta un número de otro. Ejemplo:=Column1-Column2
• MULTIPLICAR: Multiplica dos números. Ejemplo:=Column1*Column2
• DIVIDE: Divide un número entre otro. Ejemplo:=Column1/Column2
• IF: Realiza una prueba condicional. Ejemplo:=IF(Column1>Column2, "Greater", "Lesser")
• AND: Comprueba si se cumplen todas las condiciones. Ejemplo:=AND(Column1>0,Column2>0)
• O: Comprueba si se cumple alguna condición. Ejemplo:=OR(Column1>0,Column2>0)

Ahora, veamos algunas funciones básicas de texto y fecha.

Funciones de texto y fecha

Las funciones de texto le permiten manipular cadenas de texto, mientras que las funciones de fecha le permiten manejar valores de fecha y hora. Algunas funciones comunes de texto y fecha en las columnas calculadas de SharePoint son:

• CONCATENAR: Combina dos o más cadenas. Ejemplo:=CONCATENATE(Column1, Column2)
• IZQUIERDA: Extrae un número específico de caracteres desde el inicio de una cadena de texto. Ejemplo:=LEFT(Column1, 5)
• DERECHA: extrae un número específico de caracteres del final de una cadena de texto. Ejemplo:=RIGHT(Column1, 5)
• FECHA: Devuelve una fecha basada en un día, mes y año. Ejemplo:=DATE(Year(Column1), Month(Column1), Day(Column1)+7)
• HOY: Devuelve la fecha actual. Ejemplo:=TODAY()
• DATEDIF: Calcula la diferencia entre dos fechas. Ejemplo:=DATEDIF(Column1, Column2, "d")

Estos son solo algunos ejemplos; hay muchas más funciones y fórmulas disponibles. Puede consultar la guía de fórmulas de Microsoft SharePoint Foundation para obtener más información.

O, si realmente desea sumergirse en Sharepoint en LuckyTemplates y aprender sobre fórmulas condicionales, bibliotecas de documentos, configuración de listas y más, consulte este ; ¡es genial! Realmente es una de las mejores maneras de aprender.

Prácticas recomendadas de SharePoint

Aquí hay algunas cosas clave para ayudarlo a navegar Sharepoint

Convenciones de nombres

Al trabajar con columnas calculadas, es esencial seguir las convenciones de nomenclatura adecuadas. Esto ayudará a mantener un entorno de SharePoint limpio, organizado y más accesible. Algunas convenciones de nomenclatura a tener en cuenta para las columnas calculadas incluyen:

• Use nombres descriptivos para las columnas, que indiquen el propósito o el cálculo que se está realizando. Por ejemplo, en lugar de usar "Col1", use "TotalSales" para una columna calculada que resuma las cifras de ventas.
• Evite el uso de caracteres especiales o espacios en los nombres de las columnas, ya que pueden causar problemas de compatibilidad con algunas funciones de SharePoint.
• Considere usar camelCase o snake_case para los nombres de columna, para una mejor legibilidad y coherencia con las prácticas de desarrollo.

Manejo de errores

Pueden ocurrir errores de cálculo, y lo hacen, ¡créanme! Garantizar un manejo de errores adecuado puede generar menos errores y un rendimiento más confiable. Algunas mejores prácticas para el manejo de errores en columnas calculadas incluyen:

• Utilice la función ISERROR para comprobar los cálculos que devuelven errores. Esto le permite mostrar un mensaje informativo o un valor predeterminado en lugar de un error. Por ejemplo:=IF(ISERROR([Column1]/[Column2]), "Error Message", [Column1]/[Column2])
• Asegúrese de manejar los errores de división por cero, ya que este es un error de cálculo común. ¡Use una función IF o IFERROR para evitar un #DIV/0! error al dividir por cero.
• Tenga en cuenta los tipos de datos utilizados en sus cálculos. Los tipos de datos que no coinciden pueden causar errores de cálculo. Asegúrese de utilizar los tipos de datos adecuados y convierta los datos si es necesario antes de realizar los cálculos.

Seguir estas mejores prácticas para las convenciones de nomenclatura y el manejo de errores conducirá a un entorno de SharePoint más eficiente, sólido y mantenible.

Claro, hay algunas limitaciones, son...

Limitaciones y Alternativas

Limitaciones de la columna calculada de SharePoint

Algunas limitaciones incluyen:

• Las columnas calculadas no están disponibles para su uso con varias líneas de texto o campos de personas o grupos.
• No puede usar campos de búsqueda, campos de metadatos administrados o columnas de datos externos en fórmulas de columnas calculadas.
• Por último, algunas funciones no son compatibles, como los días en red y las funciones de fecha de hoy.

Ahora que tiene una idea de todo, veamos algunos ejemplos.

Una guía paso a paso para las columnas calculadas en Sharepoint/Sharepoint Online

Una de las principales ventajas de usar columnas calculadas es que los datos que necesita se pueden configurar automáticamente. Y no se limita a cálculos simples, porque también puede hacer cálculos complicados.

Para estos ejemplos, nos centraremos en crear columnas calculadas con una fórmula simple. Pero al final del blog, le daremos recursos sobre dónde puede conocer más fórmulas que puede usar para sus columnas calculadas.

Agregar una columna en una lista de SharePoint

Antes de que podamos continuar, comencemos primero agregando otra columna que se basará en la columna calculada. Por lo tanto, haga clic en Agregar columna .

A continuación, elija Una sola línea de texto .

Luego mostrará el panel Crear una columna .

Vamos a escribir " Fecha de registro " en el campo Nombre .

El valor predeterminado será nada.

Luego, haga clic en Guardar .

Lo siguiente es actualizar la página y verá la columna agregada en su Lista de SharePoint.

Luego haremos clic en Editar en la vista de cuadrícula .

A continuación, iremos al archivo de Excel de los recursos proporcionados en este blog.

A partir de ahí, vamos a copiar todos los datos en la columna H.

Luego, regrese a nuestra Lista de SharePoint y seleccione la celda superior en la columna Fecha de registro .

A continuación, pegue los datos del archivo de Excel que copiamos.

Finalmente, haga clic en Salir de la vista de cuadrícula para guardar.

Cambiar el tipo de columna a fecha y hora en SharePoint

Haga clic en la columna Fecha de registro . Tenga en cuenta que es posible que deba desplazarse hacia la derecha para verlo, ya que tenemos muchas columnas.

Luego, seleccione Configuración de columna .

Y haz clic en Editar .

Aparecerá el panel Editar columna donde puede editar la columna.

Desde allí, haz clic en el menú desplegable Tipo .

Luego, elige Fecha y hora .

A continuación, estableceremos el formato Amigable en Sí .

Finalmente, haga clic en Guardar.

En el mensaje que aparecerá, haga clic en Guardar .

Este es un formato muy fácil de usar, ya que verá algunos datos que indican que fue hace 4 días en lugar de mostrar el formato de fecha en sí.

Agregar columnas calculadas en SharePoint

Primero, haga clic en la columna Agregar .

A continuación, haga clic en Más...

Esto nos llevará a Configuración y luego a Crear columna . Como puede ver, agregar una columna calculada solo se puede hacer en la vista clásica y no en la vista moderna.

Escribiremos un nombre completo para esta columna. En este ejemplo, usaremos " Fin del período de recompensa ". Una vez que los clientes se hayan registrado, tendrán (número de días) 90 días para obtener descuentos u otras ofertas que se le ocurran.

A continuación, estableceremos el tipo como Calculado (cálculo basado en otras columnas) .

Para la Descripción en la siguiente captura de pantalla, no pondremos nada por ahora.

En el cuadro de texto Fórmula , queremos que sea igual a su fecha de registro más 90 días. Además, lo queremos automatizado. Entonces, en las opciones de Insertar columna , elegiremos Fecha de registro .

Luego, en el campo Fórmula , notará que tiene " [Fecha de registro] ". Entonces, agregaremos " +90 " al lado.

A continuación, debajo del cuadro de texto Fórmula , verá opciones para El tipo de datos que devuelve esta fórmula es: Elegiremos Fecha y hora, luego, Solo fecha .

Finalmente, haga clic en Aceptar .

Y en el lado derecho de la página de nuestra lista de SharePoint, veremos las columnas Fecha de registro (fecha de inicio) y Fin del período de recompensa . La columna Fin del período de recompensa muestra 90 días después de su fecha de registro .

Edición de columnas calculadas en SharePoint

Tenga en cuenta que ya no podemos editar la columna Fin del período de recompensa directamente aquí en la vista moderna porque la hemos creado en la vista clásica. En su lugar, podemos hacer clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha.

A continuación, haga clic en Configuración de la lista .

Seremos redirigidos a la página Configuración .

Desplácese hacia abajo y veremos todas nuestras diferentes columnas en la sección Columnas .

A continuación, haremos clic en Fin del período de recompensa .

Seremos redirigidos a la página donde podemos configurar la columna una vez más.

En este ejemplo, cambiaremos la fórmula a " =[Fecha de registro]+120 ", en lugar de " =[Fecha de registro]+90 ".

Finalmente, haga clic en Aceptar .

Será redirigido a la página anterior.

Haga clic en Clientes para volver a nuestra lista en línea de SharePoint.

Verá que la columna Fin del período de recompensa ha cambiado desde que la actualizamos a 120 .

Tenga en cuenta que la única forma de editar un campo calculado/columna calculada es de esta manera. Es porque solo podemos crear una columna calculada en la configuración de vista clásica. Pero, por supuesto, puede cambiar la columna Fecha de registro .

¡Consulte el siguiente consejo para convertirse en un diseñador de Sharepoint seguro!

Consejos para grandes recursos de funciones

Lo mejor de las columnas calculadas es que no necesita ceñirse a fórmulas básicas. De hecho, puede usar muchas fórmulas para hacer que su lista de SharePoint sea más funcional y conveniente de usar.

Si no está familiarizado con las fórmulas que puede usar, puede encontrarlas aquí .

En este sitio, encontrará muchas fórmulas que puede usar en sus columnas calculadas.

Además, podrá ver las funciones que puede usar en sus listas de SharePoint.

Un ejemplo es la función ABS .

Además de esta lista, también puede confiar en Google y Stack Overflow. Cuando busque fórmulas en Internet, escriba " para Excel " en lugar de " para SharePoint " porque la lista de SharePoint es muy similar a Excel.

Esto significa que incluso el formato condicional funcionará en sus columnas calculadas.

Elemento de la lista de SharePoint: edición de elementos únicos y múltiples
Listas de SharePoint: descripción general
Adición de metadatos en SharePoint mediante columnas

La última palabra

Para resumir todo, hemos aprendido a crear columnas calculadas en SharePoint siguiendo la guía anterior.

La fórmula que usamos puede ser básica, pero mejorará en el camino, especialmente cuando use los recursos proporcionados donde puede obtener fórmulas para su columna calculada.

Tenga en cuenta que una columna calculada no se limita al uso de fechas. También puede usarlo para ciertas fórmulas. Por ejemplo, si un usuario escribe en una determinada ciudad u oficina, el código postal se automatizará. Esto significa que hay muchas formas en que las columnas calculadas pueden hacer que su lista de SharePoint sea más manejable y conveniente.

Mis mejores deseos,

Enrique