Comentarios de SharePoint: su uso e importancia

En este blog, hablaremos sobre la sección Comentarios de SharePoint en la lista de SharePoint. El uso de esta función es una excelente manera de realizar un seguimiento de todo lo que sucede en los datos.

Con los comentarios de SharePoint, puede interactuar con otros usuarios, así como mencionar y notificar a miembros específicos del grupo u organización.

Tenga en cuenta que no puede acceder a la sección Comentarios desde la lista de SharePoint.

Tabla de contenido

• Agregar comentarios en la sección de comentarios de SharePoint
• Ventajas de usar los comentarios de SharePoint
  • 1. Puedes mencionar a personas específicas en el grupo
  • 2. Actualice a las personas sobre los cambios que se realizaron
  • 3. Mantenga un registro de los datos
• Conclusión

Agregar comentarios en la sección de comentarios de SharePoint

Primero, seleccione los datos a los que desea agregar comentarios. En nuestro ejemplo, agregaremos comentarios sobre Cora .

Luego, haz clic en Editar .

Después de eso, mostrará el panel Comentarios .

Puede agregar notas al campo Comentarios .

En nuestro ejemplo, escribiremos “ Este cliente vino a la oficina de Dallas el 10/8 y solicitó que echáramos un vistazo a su auto, y no estaba de buen humor. ”

Otra cosa que puede hacer con la sección de comentarios de SharePoint es que puede mencionar a personas específicas en su organización y notificarles al respecto. En nuestro ejemplo, mencionaremos a alguien en nuestra organización.

Para mencionar a alguien, todo lo que tienes que hacer es escribir “ @ ” seguido del nombre de la persona que quieres mencionar. Para este blog, mencionaremos “ Luke ”, así que escribiremos “ @Luke ”.

Luego, notará que aparecerá una sugerencia en la parte inferior.

Haz clic en el que quieras mencionar, que en este caso es “ Luke ”.

Luego, podemos proporcionar instrucciones específicas sobre estos datos o el cliente. En este ejemplo, escribiremos “ ¿Podría enviarle un correo electrónico amistoso? ”

A continuación, haga clic en el botón Enviar para agregar el comentario sobre el elemento.

Después de eso, recibirá un cuadro de alerta.

Finalmente, haz clic en Compartir y notificar .

Esto notificará a "Luke" que fue mencionado en un comentario en los datos de "Cora". Así que, cuando se meta, verá el comentario y te ayudará con las instrucciones.

Ventajas de usar los comentarios de SharePoint

Los comentarios de SharePoint ofrecen muchas ventajas que pueden hacer que el acceso a sus datos sea más eficiente. A continuación se presentan algunas de sus ventajas comúnmente conocidas en SharePoint.

1. Puedes mencionar a personas específicas en el grupo

Si quieres que alguien trabaje con los datos que tienes en tu lista, mencionarlo en la sección Comentarios puede facilitarlo. No necesita enviar un correo electrónico o llamar a la persona porque puede proporcionar instrucciones en la sección.

2. Actualice a las personas sobre los cambios que se realizaron

Cuando actualizamos o editamos la información en un elemento específico de la lista, podemos usar la sección de comentarios para que otras personas sepan qué cambios se realizaron. Si actualiza el número de teléfono de un determinado cliente, cuando una persona de su organización verifique los datos, sabrá que no era el número de teléfono original del cliente.

3. Mantenga un registro de los datos

Otra característica eficiente en la que puede utilizar la sección Comentarios es el seguimiento de los datos. Aunque no te mencionaron, cuando haces clic en los datos, verás los comentarios disponibles para todos. Si desea preguntar algo relacionado con él, puede agregar fácilmente un comentario sobre ese elemento específico en su lista de SharePoint.

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Conclusión

Para resumir, hemos aprendido cómo agregar comentarios en las listas de SharePoint. También hemos discutido cómo puede mencionar y notificar a personas específicas de su grupo u organización.

Los comentarios de SharePoint pueden ser una herramienta simple para su lista de SharePoint, pero seguramente brindan muchos beneficios. Por lo tanto, le sugiero que aproveche esta función y la utilice correctamente para que su seguimiento de datos sea más eficiente.

Mis mejores deseos,

Enrique