Cómo agregar Power Query a Excel: una guía paso a paso

Power Query es una herramienta increíblemente útil para los usuarios de Excel que buscan importar, conectarse y dar forma a datos externos. El proceso de agregar la herramienta a Excel depende de la versión que esté utilizando.

Los usuarios de Excel 2016 o superior no tienen que agregar Power Query a Excel. Viene integrado como la función "Obtener y transformar datos" en la pestaña Datos. Los usuarios con Excel 2013 y 2010 deben descargar e instalar el complemento Microsoft Power Query.

Utilizará la herramienta Power Query para importar datos de tablas de Excel, archivos CSV, bases de datos y muchas más opciones. A partir de ahí, las potentes funciones le permiten editar, transformar y analizar los datos.

Tabla de contenido

• Cómo instalar el complemento Power Query en Excel 2010 o 2013
• Excel Power Query para Excel 2016 y versiones posteriores
• Cómo encontrar herramientas de Power Query en la pestaña de datos
  • 1. Obtener datos
  • 2. Desde texto/CSV
  • 3. Desde la web
  • 4. Desde Tabla/Rango
  • 5. De la imagen
  • 6. Fuentes recientes
  • 7. Conexiones existentes
• Cómo agregar conectores Power Query a Excel
• Cómo agregar permisos de Power Query a Excel
• Cómo acceder al editor de Power Query
  • Cinta y pestañas
  • Panel de vista previa de datos
  • Editor avanzado
• 2 formas de personalizar Power Query
  • 1. Cómo ajustar la configuración de consulta
  • 2. Cómo ajustar las opciones globales
  • 3. Cómo ajustar las opciones de seguridad y privacidad
• Cómo agregar otras herramientas para mejorar Power Query
  • 1. Pivote de poder
  • 2. Mapa de potencia (mapas 3D)
  • 3. Poder BI
• Nuestra última palabra o dos

Cómo instalar el complemento Power Query en Excel 2010 o 2013

Tenga en cuenta que los usuarios de Mac deberán tener al menos Excel 2016, ya que Power Query no está disponible para versiones anteriores de Excel en Mac OS. Los usuarios de Windows pueden usar el complemento gratuito de Excel 2000.

Antes de descargar el complemento, debe saber si tiene la instalación de Excel de 32 bits o de 64 bits. La página de descarga le preguntará cuál tiene.

La siguiente imagen muestra la opción de 64 bits seleccionada.

Hay una pequeña diferencia para encontrar esta información entre 2010 y 2013. Con ambas versiones, expanda el menú Archivo y haga clic en la opción "Ayuda". La información de 32 bits/64 bits se encuentra en:

• “Acerca de Microsoft Excel” en Excel 2010

• “Acerca de Excel” en Excel 2013

El proceso de instalación del complemento es esencialmente el mismo para ambas versiones. Para instalar el complemento Power Query, siga estos pasos:

1. Cierra Excel.

2. Vaya a la página oficial de descarga de Microsoft .

3. Haga clic en el botón "Descargar".

4. Elija la versión correcta (32 bits o 64 bits) según su instalación de Excel.

5. Ejecute el archivo descargado y siga las instrucciones del asistente de configuración.

Si Excel muestra un mensaje de error durante la instalación, verifique que tenga las últimas actualizaciones para su versión.

Cuando se complete la instalación, debe habilitar el complemento dentro de Excel para ver la pestaña Power Query.

1. Abre Excel.

2. Elija Archivo -> Opciones.

3. Haga clic en "Complementos" en el panel izquierdo.

4. Seleccione "Complementos COM" en el menú desplegable en la parte inferior de la ventana.

5. Marque la casilla junto a "Microsoft Power Query para Excel" y haga clic en "Aceptar".

¡Power Query ahora está disponible en su propia pestaña en la cinta de opciones de Excel!

Excel Power Query para Excel 2016 y versiones posteriores

En Excel 2016 y versiones posteriores, Power Query ahora forma parte de la cinta de opciones de Excel. Para acceder a ella, sigue estos pasos:

1. Abra Excel y cree un nuevo documento o cargue uno existente.

2. Vaya a la pestaña "Datos".

3. Utilice los botones del grupo "Obtener y transformar datos" para acceder a las herramientas de Power Query.

Cómo encontrar herramientas de Power Query en la pestaña de datos

La sección "Obtener y transformar datos" en la pestaña Datos proporciona botones para acceder a una variedad de herramientas y funciones que forman parte de Power Query en Excel.

Aquí hay una descripción de los siete botones y funciones.

1. Obtener datos

Esta función le permite conectarse e importar datos de fuentes de datos externas. Algunas de las opciones más utilizadas son:

• Desde archivo: importe desde libros de Excel, CSV, texto, XML o archivos JSON.

• Desde la base de datos: importe desde SQL Server, Access, Oracle y más.

• Desde Azure: importe desde Azure SQL Database, Azure Blob Storage y otros.

2. Desde texto/CSV

El botón "Desde texto/CSV" le permite conectarse e importar datos desde un archivo de texto o un archivo CSV (valores separados por comas). Abre un cuadro de diálogo Importar datos para que seleccione el archivo.

Puede acceder al mismo archivo TXT o CSV mediante el menú desplegable Obtener datos. El botón "Desde texto/CSV" proporciona un acceso directo.

La siguiente imagen muestra el atajo en uso. La ventana también mostrará una vista previa de los datos contenidos en un archivo.

3. Desde la web

Este es otro acceso directo a una función disponible en el menú desplegable "Obtener datos". El botón "Desde la web" le permite conectarse e importar datos de páginas web utilizando sus URL.

4. Desde Tabla/Rango

Este botón le permite convertir un rango seleccionado de celdas o una tabla existente en su libro de Excel en una consulta de Power Query.

Cuando seleccione un rango y haga clic en este botón, el Editor de consultas de energía se abrirá automáticamente. Este editor se trata en una sección posterior.

5. De la imagen

Aunque la característica "De la imagen" está agrupada dentro de la sección de Power Query, en realidad no es parte de Power Query.

Es una característica separada que le permite capturar datos de una tabla impresa o escrita a mano usando la cámara de su dispositivo y convertirla en una tabla digital en Excel.

Utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para reconocer y extraer texto y números de la imagen.

6. Fuentes recientes

Este botón brinda acceso rápido a las fuentes de datos a las que se conectó recientemente y desde las que importó datos en Excel. Actúa como un valioso ahorro de tiempo para sus consultas de datos.

Cuando hace clic en el botón "Fuentes recientes", un menú desplegable mostrará una lista de las fuentes de datos utilizadas recientemente, como conexiones en línea y archivos de Excel.

7. Conexiones existentes

Este es otro ahorro de tiempo. Le da una lista de todas las conexiones de datos que se han establecido previamente en su libro de trabajo actual.

Cómo agregar conectores Power Query a Excel

Es posible que haya algunas características o conectores avanzados de Power Query que solo estén disponibles en ediciones específicas de Excel, como Excel 2016 Professional Plus o Excel para Microsoft Office 365.

Por ejemplo, el conector de SharePoint que le permite conectarse a carpetas de SharePoint solo está disponible en suscripciones empresariales.

Si tiene una suscripción doméstica o comercial, no verá la opción en la lista de conectores.

El siguiente extracto de la lista de disponibilidad de Microsoft muestra que las conexiones de SharePoint y PDF no están disponibles en todas las ediciones.

Si le faltan conectores y fuentes que necesita, considere actualizar a una edición superior. Esto habilitará las opciones que faltan.

Cómo agregar permisos de Power Query a Excel

Puede haber ciertos conectores o funcionalidades que requieran permisos o configuraciones adicionales, como fuentes de datos específicas de la organización.

Si encuentra problemas para conectarse a fuentes de datos específicas o usar ciertas funciones, puede deberse a permisos o configuraciones en el nivel de la organización. En tales casos, puede consultar con el administrador de TI o el equipo de soporte de su organización para obtener ayuda.

Si proporcionan permisos adicionales a su cuenta de Windows, debe reiniciar Excel para acceder a los privilegios elevados.

Cómo acceder al editor de Power Query

El Editor de Power Query es donde pasará la mayor parte de su tiempo trabajando con Power Query. Es una interfaz gráfica en la que puede crear, modificar y administrar sus consultas.

El editor también proporciona una representación visual de la estructura de su consulta y admite varias vistas diferentes.

Hay varias formas de acceder al editor. A menudo configurará una conexión o importará un archivo, lo que inicia el Editor.

Alternativamente, puede abrir el Editor como una consulta en blanco y configurar su conexión desde allí. Aquí se explica cómo hacerlo dentro del grupo Obtener y transformar datos:

1. Vaya a la pestaña Datos.

2. Haga clic en "Obtener datos" en el grupo "Obtener y transformar datos".

3. Elija "Iniciar Power Query Editor".

4. Use las opciones a la derecha de la cinta para acceder a sus datos.

El grupo de opciones "Nueva consulta" se encuentra en el extremo derecho de la cinta. Desde aquí, puede importar un archivo, conectarse a una base de datos e incluso ingresar datos manualmente.

Cinta y pestañas

La cinta en el Editor de Power Query contiene varias pestañas con opciones organizadas en grupos para facilitar el acceso.

Estas pestañas sirven para diferentes propósitos, proporcionando herramientas y funciones que necesitará mientras trabaja con Power Query. Las cuatro pestañas son:

• Hogar

• Transformar

• Añadir columna

• Vista

Esta imagen muestra las pestañas en la parte superior de la ventana. La vista previa de datos debajo de la cinta muestra el contenido de una tabla de Excel. El panel Consultas está a la izquierda.

Panel de vista previa de datos

El panel de vista previa de datos no solo muestra sus datos. Puede cambiar un encabezado de columna y un tipo de datos en esta ventana.

La barra de fórmulas en la parte superior del panel muestra el código especial detrás de la consulta de la base de datos.

Editor avanzado

Para operaciones o personalizaciones más complejas, Power Query ofrece el Editor avanzado. Este editor le permite editar directamente el código M, que es el lenguaje subyacente de Power Query.

Al realizar cambios en el código M, puede ajustar sus consultas y obtener funciones adicionales que pueden no estar disponibles a través de la interfaz gráfica.

Para acceder al Editor avanzado:

1. Vaya a la pestaña Inicio en el Editor de Power Query.

2. Haga clic en "Editor avanzado" en el grupo Consulta.

Si desea explorar algunos aspectos del código, aquí hay algunos tutoriales:

• usando la función Coalesce en Power Query

• proyecciones en Power Query/Lenguaje M

• usando el Power Query cada expresión

Aquí hay un tutorial en video del uso de cada expresión.

2 formas de personalizar Power Query

Puede personalizar su experiencia de Power Query al:

• ajustar la configuración de consulta

• administrar las opciones globales y de privacidad

1. Cómo ajustar la configuración de consulta

Para acceder a la configuración de la consulta:

1. Abra el Editor de consultas de energía.

2. Vea la configuración en el panel lateral derecho.

3. Haga clic en el enlace "Todas las propiedades".

4. Cambia los detalles en el cuadro emergente según sea necesario.

Puede modificar varios aspectos de su consulta de Microsoft, como:

• Nombre: cambia el nombre de tu consulta a algo más descriptivo.

• Descripción: agregue una descripción para proporcionar más contexto.

• Configuración de carga: elija si desea cargar datos en el modelo de datos o solo como una conexión.

En la imagen a continuación, estoy cambiando el nombre de "mesa" a "ventas" más informativo y agregando una descripción.

2. Cómo ajustar las opciones globales

Power Query también le permite personalizar la experiencia general. Para acceder a estas opciones, siga estos pasos:

1. En Excel, vaya a la pestaña Datos.

2. Haga clic en el menú desplegable Obtener datos.

3. Seleccione Opciones de consulta en la parte inferior.

Esto abre el cuadro de diálogo Opciones de consulta. Puede cambiar el diseño y el comportamiento del Editor de Power Query aquí marcando o desmarcando una casilla de verificación.

3. Cómo ajustar las opciones de seguridad y privacidad

Las Opciones de consulta incluyen una sección de seguridad y privacidad.

La sección de seguridad le permite controlar las verificaciones de certificados y las advertencias web si sus consultas llegan a una fuente de datos externa en línea.

En la sección Privacidad, puede configurar cómo Power Query maneja y protege los datos confidenciales.

Cómo agregar otras herramientas para mejorar Power Query

Hay otros complementos y herramientas que puede usar para ampliar la funcionalidad de Power Query. Aquí hay tres opciones populares:

1. Pivote de poder

Power Pivot es una poderosa herramienta de análisis y modelado de datos integrada en las versiones más recientes de Excel que funciona bien con Power Query.

Te permite:

• crear modelos de datos complejos.

• gestionar las relaciones entre tablas.

• realizar cálculos avanzados utilizando expresiones de análisis de datos (DAX).

Si usa Excel para Microsoft 365, Excel 2016 o Excel 2019, siga estos pasos para habilitar Power Pivot para sus tablas dinámicas:

1. Vaya a la pestaña Archivo.

2. Seleccione Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

3. Haga clic en la categoría "Complementos" en el panel izquierdo.

4. Seleccione "Complementos COM" en el menú desplegable en la parte inferior y haga clic en "Ir".

5. Busque "Microsoft Power Pivot para Excel" en la lista y marque la casilla junto a él.

6. Haga clic en "Aceptar" para habilitar Power Pivot.

Después de habilitar Power Pivot, aparecerá una nueva pestaña "Power Pivot" en la cinta de opciones de Excel. Su siguiente paso es aprender a trabajar con una tabla dinámica mediante la ventana de Power Pivot.

Esta imagen muestra tanto Power Pivot como Power Map en la ventana de complementos:

2. Mapa de potencia (mapas 3D)

Power Map, también conocido como 3D Maps, es una herramienta de visualización de datos para Excel que le permite crear visualizaciones geoespaciales 3D interactivas utilizando sus datos. Es una excelente manera de visualizar datos geográficos de Power Query.

Si usa Excel para Microsoft 365, Excel 2016 o Excel 2019, siga estos pasos para habilitar Power Map:

1. Vaya a la pestaña "Insertar".

2. Haga clic en el botón "Mapa 3D" en el grupo "Recorridos".

3. Si se le solicita que habilite los complementos de análisis de datos, haga clic en "Habilitar".

Se abrirá la ventana Mapas 3D, donde podrá:

• visualizar sus datos geoespaciales en tres dimensiones

• crear recorridos interactivos

• personaliza la apariencia de tus mapas.

3. Poder BI

LuckyTemplates es un conjunto de herramientas de análisis empresarial que puede ayudarlo a analizar y visualizar datos.

Este no es un complemento para Excel. En cambio, es una aplicación independiente separada llamada LuckyTemplates Desktop. Se puede instalar en Windows 10 o posterior y requiere un sistema operativo de 64 bits.

Los usuarios de Excel Mac pueden usar el servicio LuckyTemplates, que es una versión basada en la nube de LuckyTemplates que se ejecuta en su navegador web.

Nuestra última palabra o dos

Ahora ha aprendido cómo agregar o acceder a la herramienta Power Query en su hoja de cálculo de Excel. Esta herramienta le permite realizar análisis comerciales complejos con unos pocos clics.

Puede sentirse un poco abrumado por todas las funciones en la pestaña de transformación y en el editor. Intente crear una nueva consulta de base de datos o ejecute una carga de datos desde archivos de texto para practicar la transformación de conjuntos de datos.

Pronto estará en camino de aprovechar el poder de Power Query.