Cómo analizar correos electrónicos y completar listas de SharePoint en Power Automate

Un uso común de Power Automate es automatizar flujos de trabajo que comienzan con la recepción de correos electrónicos. Por ejemplo, [recibir correo electrónico] à [hacer acción]. Para hacer esto, necesitamos saber cómo analizar los datos dentro de los correos electrónicos y cómo agregar/guardar cualquier archivo adjunto de correo electrónico. En este tutorial, explicaré este concepto con un ejemplo muy familiar. Le mostraré cómo analizar correos electrónicos y guardarlos en una lista de SharePoint. Puedes ver el video completo de este tutorial en la parte inferior de este blog.

Aquí he elaborado un ejemplo muy sencillo que he visto utilizar a mis clientes todo el tiempo. Digamos que estamos trabajando para una empresa de consultoría y tienen aplicaciones que implementan en sus propios clientes y necesitan un sistema de emisión de boletos eficiente.

Lo que sucede actualmente es que si alguien encuentra un problema con su aplicación, envía un correo electrónico, luego alguien tiene que ingresar y mirar el correo electrónico, y luego debe agregarlo manualmente a la lista de SharePoint llamada tickets. Una vez que se ha agregado a la lista de SharePoint, los ingenieros lo evalúan y finalmente se resuelve.

Así que ese es todo el flujo de trabajo; vamos a automatizar la parte en la que alguien realmente lee el correo electrónico y luego lo carga manualmente en SharePoint. Vamos a automatizar eso con Power Automate.

Otra complicación es que esta bandeja de entrada de correo electrónico es una bandeja de entrada general. Se utiliza para todo tipo de correos electrónicos. Solo queremos que los correos electrónicos relacionados con los tickets entren en la lista de SharePoint. El otro problema es que los correos electrónicos a veces contienen archivos adjuntos, como fotos del problema u otras cosas para ayudar a los ingenieros a determinar cuál es el problema. Queremos asegurarnos de guardarlo también en la lista de SharePoint.

Ahora que hemos establecido el escenario, sigamos adelante y comencemos.

Tabla de contenido

• Cómo analizar correos electrónicos con Power Automate
• Conclusión

Cómo analizar correos electrónicos con Power Automate

Abramos Power Automate y creemos nuestro flujo. Hagamos clic en el botón Crear aquí. El tipo de flujo que crearemos se denomina flujo de nube automatizado , que es un flujo que se desencadena por un evento designado. Nuestro evento designado es obviamente el correo electrónico que llega a nuestra bandeja de entrada.

Entonces, hagamos clic en el flujo de nube automatizado. No le daremos un nombre por ahora ni un activador, así que simplemente haremos clic en Omitir.

Ahora, obviamente, necesita un disparador, y nuestro disparador será cuando llegue un nuevo correo electrónico. Entonces, voy a buscar Office 365 Outlook . Estoy usando Outlook. Esto puede funcionar con Gmail, Yahoo Mail o cualquier conector que tenga Power Automate, que se cuenta por miles.

Entonces, voy a elegir Office 365 Outlook, y la acción que voy a elegir es cuando llega un nuevo correo electrónico. Ahora tengo un montón de opciones entre las que puedo elegir. Quiero asegurarme de que cuando llega un nuevo correo electrónico a la carpeta de la bandeja de entrada, el flujo se activa. Sin embargo, no quiero que todos los correos electrónicos activen este flujo de trabajo, sino solo los correos electrónicos que pueden tener este filtro de asunto llamado Ticket.

Entonces, voy a mostrar Opciones avanzadas y voy a escribir un filtro de asunto llamado Ticket . Eso significa que este flujo solo se activará si la cadena del ticket está dentro del asunto del correo electrónico. También voy a decir incluir archivos adjuntos , para que podamos agregar archivos adjuntos a la lista de SharePoint.

Por lo general, lo que también puede hacer es que si sabe que solo recibirá solicitudes de boletos de algunas bandejas de entrada, también puede modificar Desde aquí , pero solo vamos a ver el filtro de asunto del boleto.

Lo siguiente que debe saber es cómo se ve un correo electrónico de ticket antes de analizarlo. Ahora le hemos dado a nuestros usuarios un formulario de correo electrónico estandarizado para que lo usen cuando nos envían un correo electrónico con boletos. Y esto es un poco lo que parece.

Tienen una tabla, en la que la primera fila es Título , donde ponen el título de su queja , luego la Queja , donde describen lo que está sucediendo que no les gusta. La Solicitud es a lo que se refiere la queja . Es posible que tengamos varias aplicaciones diferentes implementadas para nuestros usuarios. Y finalmente la Urgencia está fuera de 10 .

Esta es probablemente una plantilla de correo electrónico que les hemos dado. Y eso es importante porque si desea poder analizar sus correos electrónicos, debe asegurarse de que sus correos electrónicos vengan en una forma de plantilla muy estandarizada.

La siguiente parte del flujo es la capacidad de transferir un correo electrónico HTML , que es lo que generalmente recibimos con los correos electrónicos en estos días, y convertirlo en un correo electrónico de texto que luego podemos analizar. Así que nuestro próximo paso se llama la acción de HTML a texto .

Hacemos clic en esto y todo lo que necesita es el contenido real. La razón por la que necesitamos hacer esto es que las tablas como las que recibimos están en formato HTML. Es difícil analizar a través de tablas HTML. Entonces, elegiré Body . Este paso convertirá el cuerpo de este correo electrónico en texto.

El siguiente paso es poder crear la lista de SharePoint . Tenemos todo lo que necesitamos ahora para poder crearlo.

Entonces, iremos a SharePoint y crearemos un elemento, lo que básicamente significa crear otra fila en una lista. Necesitamos especificar la dirección de nuestro sitio y estamos usando sitios de prueba. Nuestra lista va a ser Entradas. Después de eso, debería aparecer una lista de valores que corresponde a las columnas que están en nuestra lista.

Queremos asegurarnos de obtener los mismos resultados. Entonces tendremos el título, denuncia, solicitud y urgencia. Y luego, también tenemos otro campo llamado correo electrónico, donde volcaremos todo el contenido del correo electrónico en ese campo porque queremos mantener el correo electrónico completo en caso de que nuestro método de análisis se haya dañado o sea incorrecto o algo por el estilo.

Entonces, vamos a tomar esta salida. Esta salida será básicamente la tabla, pero sin las líneas reales.

Queremos poder dividir este texto largo en una matriz donde el primer elemento de la matriz es el título . El segundo elemento de la matriz es que la aplicación Hoola no funciona . El tercer elemento es la denuncia, y así sucesivamente.

Después de hacer eso, podemos especificar exactamente lo que queremos en cada una de estas columnas. En la primera columna llamada título, queremos que el primer elemento, la aplicación Hoola no funcione. En la segunda columna, esa denuncia, luego queremos el tercer elemento, etc.

La función que usamos para esto se llama Split . Devuelve una matriz que contiene subcadenas separadas por comas, según el delimitador especificado. Nuestro delimitador, los caracteres que separan nuestro texto, son las tuberías sobre la mesa.

Así que ahora repasemos nuestro título y vayamos a expresión, y vamos a llamar a la función de división. Podemos ver que la función de división toma dos argumentos, un texto y un delimitador o un separador. El texto será el contenido de texto sin formato. La salida de esta acción, la coma, y ​​luego el segundo argumento, que es el separador, o el delimitador será la canalización.

Ahora, después de dividirlo, necesitamos especificar el elemento. El elemento del título residirá entonces en el primer elemento. Vamos a copiar eso y luego vamos a hacer clic en Aceptar. Vamos a hacer lo mismo para denuncia, solicitud y urgencia. Finalmente, tenemos el correo electrónico completo. Queremos guardar todo el correo electrónico, por lo que no necesitamos hacer ninguno de los tipos de lógica de matriz dividida. Así que solo vamos a seleccionar el contexto de texto sin formato.

Por último, también debemos hacer algo con los archivos adjuntos . Entonces, hacemos clic en Nuevo paso, y en el conector de SharePoint, hay una acción llamada agregar archivo adjunto . Vamos a hacer clic en eso y nos especifica la dirección y la lista. La dirección es Sitio. La lista son los Tickets.

El ID es donde desea adjuntar el archivo adjunto. Ahora, esta será una salida de la acción de creación de elementos, así que haremos clic en ella. Veremos Create Item y necesitamos el ID. También queremos agregar el nombre del archivo, así que simplemente lo llamaremos Adjunto. Y luego, el contenido del archivo será el propio archivo adjunto del correo electrónico. Si nos desplazamos hacia abajo hasta donde vemos el correo electrónico, el contenido del archivo adjunto es lo que nos gustaría agregar.

Técnicamente, puede tener varios archivos adjuntos en un correo electrónico, por lo que este proceso se llevará a cabo para cada archivo adjunto. Si tienen más de una imagen, obtendrás todas sus imágenes, por ejemplo.

Luego, hacemos clic en Guardar.

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Conclusión

En este blog, le mostré un ejemplo muy simple de cómo analizar correos electrónicos en un flujo de trabajo de Power Automated que toma el contenido de un correo electrónico y completa una lista de SharePoint.

Hemos creado un flujo de trabajo muy simple, pero puedes imaginar que puede volverse más complejo.

La segunda cosa aquí es que solo hemos automatizado el aspecto de carga de los boletos. Los billetes tienen un ciclo de vida muy largo. Se originó un ticket, que es lo que hemos automatizado, y también se comenta como resuelto. Luego, la resolución se comunica al cliente. Ese es un flujo de trabajo completo de Power Automated que realmente puede automatizar.

También hemos hecho que nuestros clientes utilicen el correo electrónico para activar el flujo de trabajo. Sin embargo, es posible que también desee Power App en su lugar.

Puede ver el video tutorial completo sobre cómo analizar correos electrónicos a continuación. Si desea obtener más información sobre Power Automate, consulte los enlaces a continuación.

¡Mis mejores deseos!

Enrique