Cómo configurar un área de impresión en Excel: ¡es fácil!

Cuando trabaja con Microsoft Excel, a menudo desea definir un área específica de su hoja de trabajo para imprimir. Esto garantiza que solo se incluya la información relevante en su impresión.

Cuando aprenda a configurar un área de impresión en Excel, controlará qué celdas, filas o columnas se imprimirán. Esto es particularmente útil cuando se trata de hojas de trabajo grandes o complejas.

Este artículo le muestra cómo:

· Establecer un área de impresión en Excel

· Definir múltiples áreas de impresión

· Modificar, borrar o ignorar las áreas de impresión existentes

Tabla de contenido

• Comprender los conceptos básicos del área de impresión
  • Cómo usar la pestaña Diseño de página
• Cómo seleccionar celdas para incluir en el área de impresión
• Cómo configurar el área de impresión en Excel
  • Cómo configurar múltiples áreas de impresión
• Revisión de un área de impresión en Excel
  • 1. Vista de diseño de página
  • 2. Vista previa de impresión
  • Cuadro de diálogo Configurar página
• Configuración adicional de impresión de Excel
  • 1. Imprimir títulos
  • 2. Opciones de escala
  • 3. Líneas de cuadrícula y encabezados
• Manipulación de áreas de impresión
  • Borrado de una o varias áreas de impresión
  • Modificación de un área de impresión existente
  • Ignorar área de impresión
• La última palabra

Comprender los conceptos básicos del área de impresión

De forma predeterminada, Excel imprime toda la hoja de trabajo. Si solo necesita una parte de los datos en su hoja de trabajo, también conocida como un área de impresión, es posible que se impriman páginas innecesarias.

Un área de impresión en Excel define uno o más rangos de celdas que selecciona para imprimir. Al configurar un área de impresión, solo los datos que desea imprimir aparecerán en la hoja impresa final.

Suponga que tiene una hoja de Excel grande con datos en muchas filas y columnas. La hoja completa puede imprimirse en varias páginas, pero es posible que solo desee una pequeña sección de los datos.

Aquí es cuando un área de impresión es la solución. Puede reducir en gran medida el desperdicio de papel .

Otro escenario es cuando desea que dos secciones distintas en una sola hoja de trabajo se impriman en páginas separadas. El siguiente video muestra una hoja de trabajo con datos sin procesar a la izquierda y análisis a la derecha.

Un área de impresión puede dividir la impresión en páginas separadas.

Cómo usar la pestaña Diseño de página

Si no es un usuario habitual de Excel, es fácil olvidar dónde se esconden las funciones más útiles.

Cuando trabaje con áreas de impresión, utilizará la pestaña Diseño de página. Esta pestaña se encuentra en la cinta superior a la derecha de la pestaña Inicio.

Cómo seleccionar celdas para incluir en el área de impresión

Antes de configurar un área de impresión, debe seleccionar las celdas que desea incluir.

Para hacer esto:

1. Haga clic en la primera celda del rango que desea seleccionar.

2. Mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre el cursor a la última celda del rango.

3. Suelte el botón del ratón. Las celdas seleccionadas ahora están resaltadas.

Un solo grupo de celdas suele ser todo lo que desea imprimir. Sin embargo, puede haber más de una agrupación en la hoja de trabajo que desee incluir en su impresión.

Si desea seleccionar varios grupos de celdas para imprimir, siga estos pasos:

1. Comience seleccionando un rango como en las instrucciones anteriores.

2. Mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione el siguiente rango.

3. Repita para tantos grupos de celdas como desee incluir.    

Tenga en cuenta que cada grupo imprimirá en su propia página una vez que haya configurado el área de impresión.

Cómo configurar el área de impresión en Excel

Una vez que haya seleccionado el grupo o grupos de celdas deseados, ahora utiliza las herramientas de Excel.

1. Vaya a la pestaña Diseño de página.

2. Expanda el cuadro desplegable Área de impresión en el área Configuración de página

3. Seleccione "Establecer área de impresión".

Ahora aparecerá un área de impresión designada en la hoja de trabajo, marcada con líneas discontinuas. Cada línea gris tenue muestra un límite. La salida impresa incluirá solo el área de impresión en su propia página.

Esta área de impresión generalmente permanecerá en su lugar incluso si guarda y cierra todo el libro de trabajo. Eso significa que no tiene que preocuparse por perder la configuración al volver a abrir su documento.

Cómo configurar múltiples áreas de impresión

No hay un comando especial para seleccionar múltiples áreas de impresión. En su lugar, seleccione varios rangos con los pasos que se muestran en la sección anterior.

Una vez que haya seleccionado las áreas, siga los mismos pasos en esta sección para imprimir su selección. Cada área de impresión aparecerá en una página separada.

Revisión de un área de impresión en Excel

Una vez que haya configurado una o varias áreas de impresión, es una buena idea revisar cómo se verá la salida antes de imprimirla en papel.

Excel proporciona tres herramientas que ayudan a reducir la posibilidad de problemas de formato o diseño. También mostrarán cómo aparecerá el diseño en páginas separadas.

1. Vista de diseño de página

La Vista de diseño de página proporciona una forma de comprobar que sus datos se mostrarán con precisión en la impresión. Sigue estos pasos:

1. Seleccione la pestaña Ver en la cinta.

2. Haga clic en el botón Diseño de página en el grupo Vistas del libro.

3. Observe las celdas y el formato en la Vista de diseño de página.

Esta vista le muestra todas las áreas de impresión. También proporciona una vista previa de salto de página. Puede ajustar márgenes, encabezados y pies de página directamente en la vista.

2. Vista previa de impresión

Otra forma de asegurarse de que su área de impresión esté configurada correctamente y que sus datos se muestren con precisión es mediante el uso de Vista previa de impresión. Esta herramienta le permite ver cómo aparecerá todo el documento cuando se imprima.

Para acceder a la vista previa de impresión, siga estos pasos:

1. Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta.

2. Seleccione Imprimir o presione Ctrl+P en su teclado.

3. Revise el documento que se muestra en el panel de vista previa.

En Vista previa de impresión, puede modificar la configuración de impresión, como la orientación de impresión , la escala y el tamaño del papel, si es necesario.

Una vez que esté satisfecho con la vista previa, haga clic en el botón Imprimir para imprimir rápidamente su documento.

Cuadro de diálogo Configurar página

Puede modificar el área de impresión antes de imprimir su documento mediante el cuadro de diálogo Configuración de página. Siga estos pasos en su hoja de cálculo de Excel:

1. Vaya a la pestaña Diseño de página.

2. En el grupo "Configuración de página", haga clic en la flecha pequeña en la esquina inferior derecha.

¡Es fácil pasar por alto la pequeña flecha! Esta imagen te ayudará:

Cada una de estas herramientas también tiene atajos de teclado para acceder.

Configuración adicional de impresión de Excel

A menudo querrá personalizar sus impresiones para mayor claridad y apariencia. En esta sección, mostramos tres configuraciones de impresión adicionales para lograr lo que necesita.

1. Imprimir títulos

Los títulos impresos le permiten mostrar filas o columnas específicas en cada página de su impresión.

Para configurar títulos de impresión, siga estos pasos:

1. Seleccione la pestaña Diseño de página en Excel.

2. En el grupo Configurar página, haga clic en Imprimir títulos.

3. Elija las filas o columnas que desea que aparezcan en toda la hoja de cálculo.

2. Opciones de escala

Las opciones de escala le permiten ajustar el tamaño del contenido impreso para que se ajuste a las dimensiones de sus páginas.

Para configurar las opciones de escala, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Diseño de página.

2. En el grupo Escalar para ajustar, seleccione la opción de escalado de su elección.

3. Líneas de cuadrícula y encabezados

De forma predeterminada, Excel no imprime líneas de cuadrícula ni encabezados (números de fila y letras de columna) en la página. Si desea incluirlos en su impresión, siga estos pasos:

1. Vaya a la pestaña Diseño de página en Excel.

2. En el grupo Opciones de hoja, marque la casilla Imprimir debajo de Líneas de cuadrícula y/o Títulos.

Manipulación de áreas de impresión

Una vez que haya establecido un área de impresión, es posible que desee eliminarla o cambiarla de alguna manera. Aquí está cómo hacerlo.

Borrado de una o varias áreas de impresión

Para borrar el área de impresión, siga estos pasos:

1. Seleccione la hoja de trabajo en la que desea borrar el área de impresión.

2. Vaya a la pestaña Diseño de página.

3. En el grupo Configuración de página, haga clic en Área de impresión.

4. Elija Borrar área de impresión en la lista desplegable.

Después de completar los pasos anteriores, todas las áreas de impresión existentes se borrarán y toda la hoja de trabajo se configurará para imprimir de forma predeterminada.

Modificación de un área de impresión existente

Si desea modificar un área de impresión existente, siga estos pasos:

1. Seleccione el nuevo rango de celdas que desea establecer como área de impresión.

2. Vaya a la pestaña Diseño de página.

3. En el grupo Configuración de página, haga clic en Área de impresión.

4. Elija Establecer área de impresión en la lista desplegable.

Tenga en cuenta que establecer una nueva área reemplazará el área de impresión existente.

Ignorar área de impresión

Si desea imprimir celdas específicas e ignorar el área de impresión, siga estos pasos:

1. Seleccione el rango de celdas

2. Elija "Imprimir" en el menú de la izquierda

3. En la sección "Configuración", haga clic en el menú desplegable debajo de "Imprimir hojas activas"

4. Seleccione "Imprimir selección".

La última palabra

Ha aprendido a utilizar la función de área de impresión de Microsoft Excel para imprimir una o varias áreas. También sabe cómo seleccionar el rango de celdas que desea y cómo configurar el área de impresión.

¡Estas habilidades le permitirán producir impresiones que contienen exactamente los datos que desea, ahorrándole tiempo y ahorrando al planeta!

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