Cómo incrustar un documento de Word en Excel: 3 formas sencillas

Incrustar documentos de Word en hojas de cálculo de Excel le permite consolidar información de varias fuentes en un solo documento completo.

Hay 3 formas de incrustar un documento de Word en Excel:

1. Insertar el documento como un objeto.

2. Incrustar un enlace al documento de Word.

3. Copiar y pegar el contenido del documento.

Este artículo le muestra cómo implementar estas tres técnicas. Aprenderá los beneficios y las limitaciones de cada método, y qué enfoque se adapta mejor a sus necesidades.

¡Empecemos!

Tabla de contenido

• Cómo incrustar un documento de Word en Excel por inserción
  • Guía paso por paso
  • Mostrar una parte de los contenidos
  • Mostrar su documento de Word como un icono
• Cómo incrustar un documento de Word en Excel vinculando
  • Guía paso por paso
• Cómo usar Copiar y Pegar para incrustar el contenido de Word en Excel
• Trabajar con documentos incrustados en Excel
• Cómo incrustar varios documentos
• Cómo incrustar un documento en varias celdas
  • 1. Fusionar antes de incrustar
  • 2. Cambio de tamaño manual
• Cómo funciona la vinculación e incrustación de objetos (OLE)
• Pensamientos finales

Cómo incrustar un documento de Word en Excel por inserción

Cuando inserta un documento de Microsoft Word como un objeto, está incrustando todo el archivo de Word en el libro de Excel.

Esto significa que el documento de Word se convierte en parte del archivo de Excel y puede ver o editar el documento de Word directamente desde Excel. El resultado se ve así:

Es importante entender que:

• Si comparte el libro de Excel, el documento de Word también se comparte dentro de él.

• Los cambios en el documento de Word original no se reflejarán en Excel.

• El tamaño de sus datos de Excel puede aumentar, ya que ahora incluye el contenido del documento de Word.

Si sus archivos comienzan a ser demasiado grandes, existen varios métodos para reducir el tamaño de un archivo de Excel .

Guía paso por paso

Para insertar un documento de Word como un objeto:

1. Haga clic dentro de la celda donde desea insertar el documento de Word.

2. Vaya a la pestaña Insertar en la cinta de opciones de Excel.

3. En el grupo Texto, haga clic en Objeto.

4. En el cuadro de diálogo Objeto, seleccione la pestaña Crear desde archivo.

5. Haga clic en Examinar y localice el documento de Word que desea incrustar.

6. Si desea insertar el documento como un icono en lugar de mostrar su contenido, marque la casilla Mostrar como icono.

7. Haga clic en Aceptar para incrustar el documento de Word en la celda seleccionada.

Puede hacer doble clic en el objeto incrustado (o en el icono, si elige mostrar uno) para abrir y editar el contenido de Word en una ventana separada.

Mostrar una parte de los contenidos

Hay una opción en la pestaña "Crear desde archivo" que controla cómo se muestra el documento de Word incrustado en su hoja de cálculo.

Cuando no marque la casilla de verificación "mostrar como icono" (está desactivada de forma predeterminada), se mostrará el contenido de la primera página.

Mostrar su documento de Word como un icono

Cuando marque la casilla de verificación "mostrar como icono", la hoja de cálculo mostrará un icono que indica que hay un documento de Word insertado.

Esta imagen muestra un ejemplo:

Incrustar un documento de Word en Excel mediante la inserción es un proceso sencillo, pero como verá en la siguiente sección, también tiene otra opción: la vinculación.

Cómo incrustar un documento de Word en Excel vinculando

Cuando crea un vínculo a un documento de Word, está estableciendo una conexión entre el libro de trabajo y el documento de Word externo. El enlace le permite abrir el documento de Word haciendo clic en el hipervínculo en Excel.

Hay diferencias importantes en el resultado de este método y la inserción del documento como un objeto:

• El tamaño del libro no se ve afectado.

• Los cambios se reflejarán cuando abra el documento a través del hipervínculo en Excel.

• Cuando comparte el libro de Excel con un vínculo, el documento de Word no se incluye.

Tenga en cuenta estas limitaciones cuando comparta su archivo de Excel en SharePoint u otro almacenamiento compartido.

Guía paso por paso

Para vincular a un documento de Word desde una hoja de cálculo de Excel:

1. Haga clic en la celda donde desea que aparezca el enlace.

2. Vaya a la pestaña Insertar en la cinta de opciones de Excel.

3. Haga clic en "Enlace" en el grupo Enlaces.

4. En el cuadro de diálogo "Insertar hipervínculo", haga clic en "Archivo o página web existente" en el panel izquierdo.

5. Busque el documento de Word que desea vincular y selecciónelo.

6. Haga clic en Aceptar para crear el hipervínculo.

Cuando hace clic en el documento de Word vinculado, el documento se abre en Microsoft Word.

Incrustar un documento de Word en Excel a través de enlaces es lo suficientemente bueno para la mayoría de los casos, pero también tiene la opción de copiar y pegar el contenido de su documento de Word, ¡que es lo que trataremos a continuación!

Cómo usar Copiar y Pegar para incrustar el contenido de Word en Excel

Si está buscando un método alternativo rápido, simplemente puede copiar y pegar el contenido de un documento de Word en su hoja de cálculo de Excel.

Esto funciona bien con texto sin formato o una tabla de palabras simple.

El principal inconveniente es que no conserva el formato y las funciones avanzadas del documento de Word. Los otros métodos de este artículo son más adecuados para conservar las características de Word.

Para copiar y pegar de Word a Excel:

1. Abra el documento de Word que desea incrustar en Excel.

2. Seleccione el contenido que desea copiar del documento de Word (utilice " Ctrl +A" para todo el documento).

3. Copie el contenido seleccionado presionando “Ctrl+C”.

4. Abra el libro de Excel donde desea pegar el contenido de Word.

5. Haga clic en la celda donde desea que aparezca el contenido de Word.

6. Presione "Ctrl+V" para pegar datos directamente en Excel.

Esta imagen muestra un ejemplo de los resultados. Tenga en cuenta que el formato del encabezado H2 en Word no se ha conservado en la hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, la tabla se muestra bien como datos de Excel.

Copiar y pegar datos es una de las tareas fundamentales en Excel. Consulte nuestra introducción a Microsoft Excel para conocer otras operaciones fundamentales.

A continuación, cubrimos cómo puede trabajar con documentos incrustados, cómo puede incrustar varios documentos y cómo incrustar un documento en varias celdas en las próximas secciones. ¡Vamos!

Trabajar con documentos incrustados en Excel

Una ventaja de incrustar un documento como objeto es que puede cambiar su tamaño o moverlo para tener una visualización más clara en su hoja de cálculo.

Cómo cambiar el tamaño del objeto incrustado

Para cambiar el tamaño de un documento de Word incrustado en Excel, siga estos pasos:

1. Haga clic una vez en el objeto incrustado para seleccionarlo.

2. Verá círculos blancos, llamados "asas", que aparecen alrededor del borde del objeto.

3. Mueva su cursor sobre una de las manijas; debe cambiar a una flecha de dos puntas.

4. Haga clic y arrastre el controlador para cambiar el tamaño del objeto según sus necesidades.

5. Suelte el botón del mouse cuando esté satisfecho con el nuevo tamaño.

Puede cambiar el tamaño del objeto proporcionalmente manteniendo presionada la tecla Mayús mientras arrastra las manijas de las esquinas.

Cómo mover el objeto incrustado

Para mover un documento de Word incrustado en Excel, abra Excel y siga estos pasos:

1. Haga clic una vez en el objeto incrustado para seleccionarlo.

2. Coloque el cursor sobre el objeto, pero no sobre un controlador de cambio de tamaño. El cursor debe cambiar a una flecha de cuatro puntas.

3. Haga clic y mantenga presionado el botón del mouse.

4. Arrastre el objeto a la ubicación deseada dentro de la hoja de cálculo.

5. Suelte el botón del mouse para colocar el objeto en su nueva posición.

Cómo incrustar varios documentos

Cuando se trabaja con varios documentos de Word, es posible incrustarlos todos en una única hoja de cálculo de Excel. Para hacer esto, simplemente abra Excel y siga el proceso de incrustación estándar para cada archivo:

1. Haga clic en la celda donde desea incrustar el primer documento de Word.

2. Vaya a la pestaña Insertar, luego haga clic en Objeto en el grupo Texto.

3. En el cuadro de diálogo Objeto, seleccione la pestaña Crear desde archivo.

4. Haga clic en Examinar para navegar hasta el archivo.

5. Deje la opción "Enlace al archivo" sin marcar.

6. Seleccione una celda diferente.

7. Repita los pasos 1 a 6 para los documentos de Word restantes.

Este es un ejemplo de dos documentos incrustados (mostrados como iconos):

Tenga en cuenta estas consideraciones para incrustar varios documentos:

• Sus archivos de Excel pueden volverse bastante grandes en tamaño.

• Organícelos de forma lógica para facilitar la navegación y la comprensión de la información.

• Las celdas con documentos incrustados pueden expandirse, así que ajuste el ancho de las columnas o el alto de las filas según corresponda.

Cómo incrustar un documento en varias celdas

Hay momentos en los que puede necesitar incrustar un documento de Word en varias celdas dentro de una hoja de Excel. Esto puede proporcionar una mejor estructura para su información, lo que la hace más accesible y fácil de entender para su audiencia.

Hay dos métodos para lograr esto:

1. Combinar las celdas antes de incrustar el documento.

2. Cambie el tamaño manualmente después de haber incrustado el documento.

1. Fusionar antes de incrustar

Para utilizar este método antes de la inserción, siga estos pasos:

1. Seleccione el rango de celdas donde desea incrustar el documento de Word.

2. Vaya a la pestaña Inicio, luego haga clic en Combinar y centrar en el grupo Alineación.

3. Seleccione la celda combinada.

4. Siga los pasos anteriores en este artículo para incrustar su documento.

2. Cambio de tamaño manual

Para utilizar este método después de la inserción, siga estos pasos:

1. Complete el proceso de incrustación en una sola celda.

2. Haga clic en el documento incrustado y verá sus manijas alrededor del borde.

3. Arrastre los controladores para cambiar el tamaño del documento para abarcar varias celdas según sea necesario.

Recuerde mantener un formato y un estilo coherentes en toda la hoja para lograr una apariencia cohesiva y profesional.

Ahora que hemos analizado las formas de incrustar documentos en diferentes escenarios en Excel, ¡hablemos sobre cómo funciona la vinculación e incrustación de objetos en la siguiente sección!

Cómo funciona la vinculación e incrustación de objetos (OLE)

La vinculación e incrustación de objetos (OLE) es una tecnología utilizada en las aplicaciones de Microsoft Office, que le permite insertar contenido de un programa en otro mediante la creación de un vínculo dinámico entre los dos.

Es la tecnología subyacente que permite la incrustación de un documento de Word en Excel. OLE permite que el documento de Word mantenga su funcionalidad dentro de Excel, permitiéndole ver o editar el documento directamente desde el libro de Excel.

Hay cuatro componentes técnicos de la tecnología:

1. OLE establece la comunicación entre Microsoft Word y Microsoft Excel utilizando un protocolo estándar.

2. Para documentos insertados, OLE crea una instancia del documento de Word dentro de Excel.

3. Los documentos insertados se almacenan en el archivo de Excel como un objeto binario .

4. OLE le permite utilizar las funciones y herramientas de formato de Word dentro del entorno de Excel para realizar cambios en el documento de Word incrustado.

Pensamientos finales

Incrustar un documento de Word en Excel le permite consolidar información, optimizar la colaboración y mejorar la productividad.

Aprendió tres métodos en este artículo y ahora debe comprender qué técnica se adapta a sus requisitos. Al aprovechar el poder combinado de Word y Excel, creará documentos más organizados, accesibles y profesionales.

Se trata de encontrar el método que se adapte a ti y a tus necesidades. Así que continúa, toma ese documento de Word y dale a tu hoja de cálculo de Excel un giro textual. Y recuerda, no tengas miedo de experimentar. Excel es más genial de lo que piensas. ¡Feliz incorporación!