Ordenar datos en Excel es una habilidad crucial al administrar su información. Un desafío que puede encontrar es mantener las filas juntas mientras las ordena, asegurándose de que los datos relacionados permanezcan vinculados al organizar su hoja de cálculo por una columna en particular.
El método más común para ordenar datos con dos o más columnas en Excel manteniendo las filas juntas es elegir "expandir la selección" en el cuadro de diálogo de ordenación. Existen otros métodos, incluido el uso de la función de clasificación y listas personalizadas.
Aprenderá todos estos métodos en este artículo recorriendo múltiples escenarios.
Tabla de contenido
Cómo ordenar manteniendo las filas juntas
Antes de sumergirnos en las técnicas, echemos un vistazo al problema que desea evitar.
Suponga que tiene datos de inventario de prendas de vestir donde el tipo de artículo está en la columna A y el color está en la columna B. Estos son los datos:
Camiseta, Roja
Vaqueros, Azul
Sudadera con capucha, verde
Camiseta, Púrpura
Sudadera con capucha, negro
Desea clasificar los elementos en orden alfabético manteniendo la asociación entre el elemento y su color. Así es como deberían verse las filas ordenadas (he codificado por colores las fuentes para que quede más claro):
Si solo ordena la primera columna, los colores no se moverán con su elemento asociado. Esto conducirá a datos desordenados que pierden todo significado.
Estos son los resultados de un método de clasificación incorrecto:
Ahora que tiene claro lo que quiere lograr, veamos cómo acceder a las opciones de clasificación de Excel .
3 formas de acceder a los comandos de clasificación
La forma más común de ordenar en Excel es usar el comando Ordenar. Hay tres formas de acceder a esta función:
Pestaña Inicio
Pestaña de datos
Botón derecho del ratón
La pestaña Inicio
Vaya a la pestaña Inicio.
Expanda el menú desplegable "Ordenar y filtrar" en el grupo Edición.
Elija la opción de orden ascendente o descendente.
Excel asume que tiene una fila de encabezado con esta opción.
La pestaña de datos
Vaya a la pestaña Datos.
Haga clic en el botón Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar.
Elija sus opciones de clasificación en el cuadro de diálogo de clasificación.
Este método le permite especificar si sus datos tienen encabezados de columna.
Botón derecho del ratón
Seleccione los datos que desea ordenar.
Botón derecho del ratón.
Elija "Ordenar" en el menú desplegable (cerca de la parte inferior).
Cómo ordenar seleccionando varias columnas para mantener las filas juntas
Este método funciona cuando desea ordenar por la primera columna del conjunto de datos. Si la columna de destino no es la columna A, utilice uno de los otros métodos de este artículo.
Para usar este método, seleccionará todos los datos involucrados antes de usar el comando Ordenar. Esto significa que no está simplemente seleccionando una columna.
En nuestros datos de muestra anteriores, seleccionaría la hoja de trabajo completa, el rango de datos específico de las celdas de A1 a B6, o las dos columnas A y B.
Sigue estos pasos:
Seleccione todas las celdas que están relacionadas (o Ctrl-A para todo).
Vaya a la pestaña Inicio.
Expanda el menú desplegable Ordenar y filtrar.
Elija "Ordenar de la A a la Z".
Tenga en cuenta que no verá indicaciones adicionales sobre cómo desea ordenar los datos. Microsoft Excel asume que desea mantener juntas las filas asociadas porque seleccionó todos los datos.
Si tiene una fila de encabezado, también se reconocerá.
Cómo ordenar con solicitud de Excel para mantener las filas juntas
En la sección anterior, se aseguró de que su solicitud de clasificación no fuera ambigua al seleccionar todos los datos que deseaba incluir.
Sin embargo, es posible que desee ordenar por una columna que no sea la primera en la hoja de trabajo. Por ejemplo, suponga que desea ordenar los datos de la muestra por el color de las prendas.
Sigue estos pasos:
Seleccione la columna que desea ordenar haciendo clic en su letra de encabezado.
Vaya a la pestaña Inicio.
Expanda el menú desplegable Ordenar y filtrar.
Elija "Ordenar de la A a la Z" (o su preferencia).
En la ventana "Ordenar advertencia" que aparece, elija "Expandir la selección".
Tenga en cuenta que Excel detectó que había columnas adyacentes a la que seleccionó. En este escenario, Excel le pregunta si desea incluir varias columnas o no.
Al expandir la selección, Excel ordena la columna elegida mientras mantiene intactos los datos asociados en la misma fila.
Cómo usar la función Ordenar para mantener las filas juntas
La función ORDENAR en Excel mantiene automáticamente las filas juntas al ordenar.
Esta función es particularmente útil porque puede usarla en una fórmula y se actualiza automáticamente cuando cambian sus datos.
La función ORDENAR es una función de matriz dinámica . Si lo ingresa en una sola celda, Excel completará automáticamente las otras celdas necesarias para mostrar el rango completo de datos ordenados, siempre que haya suficientes celdas en blanco disponibles.
Después de ingresar esta fórmula en una celda, Excel mostrará la versión ordenada de sus datos a partir de esa celda. Tenga en cuenta que esto no cambiará los datos originales; simplemente mostrará una versión ordenada de la misma.
La sintaxis de la función ORDENAR es esta:
=ORDENAR(matriz, [ordenar_índice], [ordenar_ordenar], [columna_o_fila]
matriz: el rango de celdas para ordenar.
sort_index: la columna por la que ordenar.
sort_order: VERDADERO para ascender (predeterminado) y FALSO para descender.
column_or_row: FALSO para columnas (predeterminado) y VERDADERO para filas
Digamos que tiene datos en las celdas A1 a B6 con un encabezado. Desea ordenar estos datos por los valores de la columna A en orden ascendente. Usa esta fórmula:
=ORDENAR(A2:B6)
Tenga cuidado de no incluir la celda con la función en la matriz. De lo contrario, tendrás una referencia circular .
Ordenar y filtrar juntos
La función FILTRO en Excel se usa para filtrar un rango de datos según ciertos criterios , en lugar de ordenar los datos. Sin embargo, puede combinar la función FILTRO con la función ORDENAR para filtrar y ordenar datos manteniendo las filas juntas.
La función FILTER también es una función de matriz dinámica (como ORDENAR). Como mencioné en la sección anterior, Excel completará las otras celdas necesarias para mostrar el rango completo de datos filtrados.
Suponga que algunas de las prendas de vestir de los datos de muestra tienen el mismo color. Desea organizar los datos para mostrar las prendas rojas ordenadas alfabéticamente. Esto requiere dos pasos:
Filtre las filas en la columna B (color).
Ordene las filas filtradas por la columna A (nombre del elemento).
Esta es la sintaxis de la función FILTRO:
=FILTRO(matriz, criterios, [si_vacío])
matriz: el rango de celdas para ordenar.
Criterios: por qué filtrar.
if_empty: qué devolver si no hay ninguna coincidencia.
La clave es envolver la función SORT alrededor de los resultados filtrados. Para nuestro ejemplo, usaría esta fórmula:
=ORDENAR(FILTRO(A2:B6,B2:B6 = “Verde”), 1)
Después de ingresar esta fórmula en una celda, Excel mostrará la versión filtrada y ordenada de sus datos a partir de esa celda. Tenga en cuenta que esto no cambiará los datos originales; simplemente mostrará una versión filtrada y ordenada.
Cómo usar listas personalizadas para ordenar y mantener filas juntas
Las listas personalizadas en Microsoft Excel le permiten definir sus propias reglas de clasificación en función de elementos específicos. Esto es útil cuando se encuentra con un conjunto de datos en el que la clasificación alfabética o numérica predeterminada no es adecuada.
Suponga que desea ordenar los elementos de modo que el violeta siempre esté antes que el rojo, que siempre está antes que el azul, etc. Puede configurar una lista de colores en el orden preciso que desee.
Hay dos etapas para ordenar por una lista personalizada:
Crea la lista.
Use la lista como una secuencia de orden.
Cómo crear la lista personalizada
Vaya a la pestaña Archivo.
Elija Opciones.
Haga clic en Avanzado.
Desplácese hacia abajo hasta la sección General.
Haga clic en Editar lista personalizada para abrir el cuadro de diálogo Listas personalizadas.
Agregue sus entradas ordenadas como una lista delimitada por comas.
Esta imagen muestra una lista de colores escritos en la interfaz.
Cómo usar la lista
Ahora que ha creado su lista, puede aplicarla a un conjunto de datos.
Seleccione la columna por la que desea ordenar.
Vaya a la pestaña Datos.
Haga clic en el botón Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar.
Elija "expandir la selección" para ver el cuadro de diálogo de clasificación.
Expanda la lista desplegable bajo el título "Pedido".
Elija "Lista personalizada".
Elige tu lista.
Haga clic en Aceptar dos veces.
Esta infografía muestra la secuencia:
3 consejos para manejar tipos de datos
Cuando se trata de varios tipos de datos en Excel, como texto, día, mes y apellido, es esencial conocer sus distinciones. Para lograr resultados de clasificación precisos, siga estos consejos:
Para ordenar texto (orden alfabético), seleccione una celda en la columna que desea ordenar, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Ordenar de la A a la Z (ascendente) o Ordenar de la Z a la A (descendente).
Al ordenar por día o mes, asegúrese de que sus fechas estén en un formato consistente (por ejemplo, MM/DD/YYYY).
Si ordena por edad o números, asegúrese de que todos los datos de la columna se almacenen como del mismo tipo (texto o números).
4 consejos para una clasificación eficiente
Estos son nuestros mejores consejos para una clasificación eficiente:
Si hay columnas ocultas o filas ocultas en sus datos, muéstrelas antes de ordenarlas.
Es útil utilizar la función Congelar paneles cuando se ordenan datos extensos.
Puede asegurarse de que el orden de clasificación no cambie bloqueando las celdas .
Recuerde que las filas en blanco se empujarán hasta el final al clasificarlas, es decir, se eliminarán.
Ordenar datos para eliminar filas en blanco es una preparación útil cuando busca valores distintos en sus datos. Este video muestra la tarea en acción:
Pensamientos finales
Ordenar es una de las tareas más comunes cuando se trabaja con una hoja de cálculo de Excel.
Ha aprendido a ordenar alfabética o numéricamente en orden ascendente o descendente manteniendo las filas intactas.
Esto garantiza que el significado de sus datos se mantenga intacto y que el análisis posterior de los datos sea preciso.
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