Cómo reducir el tamaño de un archivo de Excel: 6 métodos efectivos

Manejar archivos de Excel grandes puede ser un desafío, especialmente cuando tiene que compartirlos o cargarlos rápidamente. En este artículo, aprenderá seis métodos efectivos para reducir el tamaño del archivo de Excel sin perder datos importantes.

No es necesario tener conocimientos avanzados de Excel para comprender y aplicar estas técnicas. Los métodos presentados son simples y fáciles de seguir, haciéndolos accesibles para usuarios con varios niveles de experiencia.

Reducir el tamaño de su archivo de Excel le ayudará a:

• Ahorra espacio

• Haz que sea más fácil compartir el trabajo

• Corrija archivos de Excel lentos y de mal gusto

Entremos en ello.

Tabla de contenido

• Comprender el tamaño del archivo de Excel
• 6 formas de reducir el tamaño del archivo de Excel
• #1 – Optimizar fórmulas de Excel
  • Simplificar fórmulas
  • Uso de funciones eficientes
  • Elimine fórmulas innecesarias y conviértalas en valores
• #2 – Gestión de datos y formateo
  • Eliminación de filas y columnas no utilizadas
  • Reducción de la complejidad del formateo
  • Conversión de datos a tablas
• #3 – Comprimir imágenes y objetos
• #4 – Dividir archivos grandes de Excel
• #5 - Guardar archivos en diferentes formatos
  • Libro de Excel binario
  • Formato CSV
• #6 – Eliminar caché de tabla dinámica
• Vamos a redondearlo

Comprender el tamaño del archivo de Excel

Varios factores contribuyen al gran tamaño de su archivo de Excel. Saber qué contribuye a su hoja de cálculo de Excel lo ayudará a identificar las estrategias para reducir el tamaño de manera efectiva.

Aquí hay algunos factores clave que pueden afectar el tamaño de su archivo de hoja de Excel:

• Datos y contenido: cuantos más datos, objetos, caché de datos e imágenes incrustadas tenga en su libro de trabajo, mayor será el tamaño del archivo.

• Fórmulas: el uso de fórmulas complejas y largas puede aumentar el tamaño del archivo, especialmente si las aplica en una gran cantidad de celdas. Además, las fórmulas innecesarias también contribuyen a un tamaño de archivo más grande.

• Formato: todo el formato, como los estilos de celda, el formato condicional y las celdas combinadas, pueden aumentar el tamaño del archivo.

• Datos ocultos o no utilizados: las hojas de trabajo, filas o columnas ocultas o innecesarias que contienen datos excesivos también pueden ser un factor decisivo.

• Caché dinámica: las tablas dinámicas están vinculadas a una caché de datos, lo que puede aumentar significativamente el tamaño de su archivo. Quitar la memoria caché de la tabla dinámica puede solucionar la causa.

• Formato de archivo: su formato de archivo de Excel también puede afectar el tamaño de su archivo. El archivo en formato binario (.xlsb) suele ser más pequeño que el formato XML predeterminado (.xlsx).

Al comprender estos factores, puede aplicar de manera efectiva diferentes estrategias para reducir el tamaño de su archivo de Excel, haciéndolo más manejable y eficiente.

¡Ahora vamos a reducir!

6 formas de reducir el tamaño del archivo de Excel

Las 6 formas de reducir los archivos de Excel son:

• Optimizar fórmulas de Excel

• Administrar datos y formato

• Comprimir imágenes y objetos

• Dividir archivos grandes de Excel

• Guardar archivos en diferentes formatos

• Eliminar caché de tabla dinámica

Repasemos estos métodos para que pueda elegir la forma óptima de reducir el tamaño de archivo de su archivo de Excel.

#1 – Optimizar fórmulas de Excel

La optimización de fórmulas de Excel es una excelente manera de reducir el tamaño de archivo de su libro de trabajo y mejorar su rendimiento.

Esta sección cubrirá tres métodos: simplificar fórmulas, usar funciones eficientes y eliminar fórmulas innecesarias y convertirlas en valores.

Simplificar fórmulas

Las fórmulas complejas pueden aumentar el tamaño de su archivo de Excel y ralentizar su libro de trabajo.

Siga estos pasos para simplificar sus fórmulas:

1. Divida fórmulas largas en partes más pequeñas y manejables.

2. Evite el uso de funciones anidadas innecesarias. En su lugar, utilice columnas o filas auxiliares para realizar cálculos intermedios.

3. Utilice referencias de celdas para evitar repetir el mismo cálculo varias veces.

Uso de funciones eficientes

Elegir las funciones adecuadas puede afectar significativamente el rendimiento de su libro de trabajo y ahorrar espacio. Aquí hay algunas funciones eficientes con su uso:

• Use ÍNDICE y COINCIDIR en lugar de BUSCARV o BUSCARH para realizar búsquedas más versátiles y eficientes.

• Utilice SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI en lugar de utilizar varias funciones SUMAR.SI o CONTAR.SI. Además, use SUMIFS y COUNTIFS para agilizar sus cálculos condicionales.

• Emplee IFERROR en lugar de anidar múltiples funciones IF para manejar errores. Además, opte por IFERROR para proporcionar un valor predeterminado cuando ocurra un error.

Recuerde usar estos consejos y estrategias cuando trabaje con fórmulas de Excel para maximizar la eficiencia y mantener la legibilidad.

Elimine fórmulas innecesarias y conviértalas en valores

Demasiadas fórmulas en su hoja de Excel pueden aumentar drásticamente su tamaño.

Eliminar fórmulas y convertirlas en valores puede ahorrarle toneladas de espacio. Aquí hay una guía paso a paso para eso:

1. Abra su archivo de Excel y elija la hoja completa. Presione F5 y espere a que aparezca la ventana Ir a . Luego, selecciona Especial .

2. Elija el cuadro de opción Fórmulas y haga clic en Aceptar .

3. Se seleccionarán filas/columnas con fórmulas. Seleccione el botón Copiar en la pestaña Inicio .

4. Elija una celda vacía y seleccione Pegar menú desplegable .

5. En Pegar valores, seleccione el logotipo de Pegar valor .

#2 – Gestión de datos y formateo

Administrar los datos y el formato de su archivo de Excel puede tener un gran impacto en el tamaño total.

Aquí hay tres formas de reducir el tamaño del archivo de Excel mediante la administración de datos y el formato:

Eliminación de filas y columnas no utilizadas

Es importante eliminar filas y columnas no utilizadas para reducir el tamaño de su archivo de Excel. Así es como puedes lograrlo:

1. Seleccione la fila o columna no utilizada haciendo clic en su encabezado.

2. Haga clic en el botón derecho del ratón. Luego, selecciona Eliminar .

Reducción de la complejidad del formateo

Otra forma de reducir el tamaño de archivo de su documento de Excel es simplificar su formato. Tenga en cuenta estos consejos:

• Reduzca la cantidad de fuentes, tamaños de fuente y colores utilizados en su libro de trabajo.

• Elimine los colores de fondo y los bordes de las celdas que no sean necesarios para la organización visual.

• Elimine las reglas de formato condicional innecesarias.

Conversión de datos a tablas

Al convertir sus datos en tablas, puede utilizar funciones eficientes de Excel, como clasificación, filtrado y referencias estructuradas, que pueden ayudar a minimizar el tamaño del archivo y mejorar la navegación.

Aquí se explica cómo convertir datos en tablas:

1. Seleccione el rango de datos que desea convertir en una tabla.

2. Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en el botón Tabla .

3. Marque la casilla Mi tabla tiene encabezados si su rango de datos contiene filas de encabezado, luego haga clic en Aceptar .

4. Sus datos se convertirán en una tabla.

#3 – Comprimir imágenes y objetos

Comprimir imágenes dentro de la hoja de cálculo puede reducir el tamaño del archivo de su libro de Excel. Para comprimir imágenes, siga estos sencillos pasos:

1. Seleccione la imagen o imágenes que desea comprimir.

2. Vaya a la pestaña Formato/Formato de imagen , que aparecerá tan pronto como seleccione una imagen.

3. En el grupo Ajustar, haga clic en el cuadro de diálogo Comprimir imágenes .

4. Elija las opciones de compresión que se adapten a sus necesidades, como aplicar la compresión solo a la imagen seleccionada oa todas las imágenes. No olvide seleccionar Correo electrónico (96 ppp) . Luego, haga clic en Aceptar .

Además de las imágenes, los objetos incrustados como gráficos y formas también se pueden optimizar para minimizar el tamaño de los archivos. Siga estos pasos para comprimir objetos:

1. Seleccione el objeto u objetos que desea comprimir y haga clic derecho sobre ellos.

2. Haga clic en Formatear objeto .

3. Vaya a la pestaña Tamaño .

4. Elija las opciones de tamaño adecuadas para su objeto, teniendo en cuenta el equilibrio entre el tamaño del archivo y la representación visual. Luego, haga clic en Aceptar .

#4 – Dividir archivos grandes de Excel

Cuando se trata de un archivo de Excel grande, dividirlo en archivos más pequeños y manejables puede ayudar a reducir el tamaño total. Así es cómo:

1. Primero, analice sus datos y determine los puntos lógicos para dividir el archivo. Estos puntos pueden basarse en regiones, períodos de tiempo u otros factores que sean relevantes para sus datos.

2. Una vez que haya identificado estos puntos, cree un nuevo archivo de Excel para cada una de estas secciones más pequeñas. Puede hacer esto seleccionando los datos correspondientes a cada sección y luego presionando Ctrl+C para copiarlos.

3. Abra un nuevo libro de Excel y presione Ctrl+V para pegar los datos en el nuevo archivo. Guarde cada archivo nuevo con un nombre significativo para identificar su contenido.

Sugerencia: recuerde eliminar los datos originales de su archivo de Excel inicial una vez que los haya dividido en archivos más pequeños.

Después de completar estos pasos, su archivo grande original se dividirá en archivos más pequeños y más manejables, lo que dará como resultado un mejor rendimiento y un uso compartido más fácil.

#5 - Guardar archivos en diferentes formatos

Una forma de reducir el tamaño de un archivo de Excel es guardarlo en diferentes formatos. Algunos formatos pueden ayudarlo a mantener el tamaño del archivo más pequeño sin perder los datos almacenados en el archivo.

Libro de Excel binario

En lugar de guardar su archivo de Excel en el formato XLSX predeterminado, considere guardarlo como un libro de Excel binario (formato de archivo XLSB). El formato XLSB comprime mejor los datos y tiende a abrirse y guardarse más rápido, especialmente para archivos grandes.

Para guardar su archivo en formato XLSB, siga estos pasos:

1. Haga clic en la pestaña Archivo .

2. Seleccione Guardar como .

3. Seleccione Más opciones .

4. Elija el destino del archivo y seleccione el bloque Guardar como tipo .

5. En el menú desplegable Guardar como tipo, seleccione Libro de trabajo binario de Excel .

6. Haga clic en Guardar para completar el proceso.

Formato CSV

Otra opción para reducir el tamaño del archivo es guardar sus datos como un archivo de valores separados por comas (CSV). Este formato es particularmente útil para eliminar cualquier formateo innecesario, ya que solo conserva los datos sin procesar separados por comas.

Para guardar su archivo en formato CSV, siga estos pasos:

1. Vaya a Archivo > Guardar como > Más opciones > elija un destino de archivo y haga clic en Guardar como tipo de bloque.

2. Seleccione CSV (delimitado por comas) .

3. Haga clic en Guardar para completar el proceso.

Nota: El formato CSV no es adecuado para archivos con fórmulas complejas, macros o formato.

#6 – Eliminar caché de tabla dinámica

Una tabla dinámica es una herramienta poderosa para ayudarlo a calcular, analizar y resumir datos. Pero cuando crea uno, crea automáticamente Pivot Cache, un objeto que contiene la copia de los datos de origen originales.

Los cambios que realiza en una tabla dinámica no están directamente vinculados a los datos de origen originales. En su lugar, están en Pivot Cache.

Entonces, aquí se explica cómo eliminar los datos duplicados y ahorrar algo de espacio cuando se trabaja con tablas dinámicas:

1. Seleccione la tabla dinámica y elija la pestaña Análisis de tabla dinámica . Haga clic en Opciones en Tabla dinámica.

2. Seleccione la pestaña Datos .

3. Desmarque Guardar datos de origen y seleccione Actualizar datos al abrir el archivo .

4. Haga clic en Aceptar para guardar.

Vamos a redondearlo

En este artículo, ha aprendido seis métodos sobre cómo reducir el tamaño de un archivo de Excel. La aplicación de estas técnicas puede ayudar a mejorar la velocidad de ejecución de Excel y hacer que compartir sus archivos con otras personas sea más manejable.

Recuerda:

• Eliminar o borrar datos innecesarios, incluidas celdas en blanco y ocultas

• Comprimir imágenes

• Guarde su archivo en formato binario de Excel

• Comprobar y optimizar fórmulas

• Eliminar el formato condicional

• Mantenga su caché dinámica limpia

Siguiendo estos pasos, puede reducir efectivamente el tamaño de su archivo de Excel y garantizar una experiencia más eficiente y organizada con sus hojas de cálculo.

Buscando avanzar en su aprendizaje, ¿qué tal contar valores distintos en Excel? Mira nuestro video al respecto a continuación.