Una biblioteca de documentos siempre se crea automáticamente cada vez que creamos un sitio en SharePoint. Podemos personalizar una biblioteca y controlar cómo los usuarios pueden ver, administrar y crear documentos, o incluso realizar un seguimiento de las versiones de los archivos. En este tutorial, hablaremos sobre cómo podemos configurar la biblioteca del sitio de SharePoint.
Una biblioteca de documentos en SharePoint es una ubicación en un sitio donde los miembros del equipo pueden colaborar en archivos compartidos.
Tabla de contenido
Acceso a la configuración de la biblioteca del sitio
Para acceder a la configuración de la biblioteca, debemos ingresar a una biblioteca de documentos. Para este ejemplo, tenemos una biblioteca de documentos llamada Gastos .
Luego, en la sección superior derecha, haga clic en el ícono de ajustes y haga clic en Configuración de la biblioteca .
Luego nos llevará a una vista clásica de la configuración. Aquí es donde también podemos hacer cosas como crear vistas, agregar columnas, formatear y muchas más. No discutiremos algunas de las configuraciones aquí en este tutorial, pero ciertamente puede consultar nuestra discusión detallada de esas configuraciones en nuestro .
Una de las configuraciones comunes aquí es el nombre de la lista, la descripción y la configuración de navegación.
Aquí es donde podemos cambiar el nombre de nuestra biblioteca y agregar una descripción si queremos. No discutiremos la opción Inicio rápido aquí, pero tenga en cuenta que es útil para crear páginas de inicio y navegación de sitios de SharePoint.
Configuración de versiones en la biblioteca del sitio de SharePoint
Otra configuración de la biblioteca que tenemos es la configuración de control de versiones .
Aquí es donde podemos hacer cambios como solicitar la aprobación de contenido para los elementos enviados. Esto es para establecer una configuración sobre si los elementos nuevos o los cambios en los elementos existentes deben permanecer en estado de borrador o no hasta que hayan sido aprobados.
También podemos cambiar la numeración de etiquetas de archivo de nuestras revisiones principales y secundarias. Por ejemplo, las revisiones principales de nuestros archivos se etiquetarán con 1, 2, 3 y las revisiones menores tendrán 1.0, 1.1, 1.2, etc.
También podemos establecer el número de copias de nuestros artículos en las últimas versiones. Por lo general, esto debería ser solo de 10 a 20 debido a problemas de restricción de espacio.
La seguridad del borrador es para limitar los usuarios que pueden ver los borradores en nuestra biblioteca de documentos.
Por último, podemos solicitar la función Check Out antes de que alguien pueda editar los documentos. La función Desproteger es para limitar el acceso de otros usuarios al archivo si se está editando actualmente.
Validación y configuración avanzada en la biblioteca del sitio de SharePoint
Pasemos ahora a la configuración avanzada.
Contiene diferentes configuraciones para administrar tipos de contenido, plantillas de documentos y carpetas.
Lo siguiente es la configuración de Validación .
Aquí es donde podemos establecer algunas fórmulas. Por ejemplo, si no queremos que otros usuarios nombren su nuevo documento o departamento como " Página de inicio ", podemos hacerlo en esta parte.
Configuración de formulario en una biblioteca de documentos
Este es un ejemplo de un formulario de SharePoint. Podemos cambiarlo yendo a los ajustes del Formulario .
La configuración del formulario es donde podemos cambiar el formulario predeterminado de SharePoint.
Por ejemplo, podemos usar un formulario personalizado creado en PowerApps en lugar de usar el formulario predeterminado de SharePoint.
Otras configuraciones relevantes en una biblioteca de documentos
También tenemos la sección Permisos y administración donde podemos eliminar nuestra biblioteca, establecer permisos para nuestra biblioteca, configuraciones de flujo de trabajo, etc. La configuración de Permiso para esta biblioteca de documentos es donde podemos dar acceso a ciertas personas para ciertos documentos y aplicaciones y no a otros.
La configuración del flujo de trabajo es para crear un flujo de trabajo específico que se produzca cuando alguien cambie o agregue un nuevo documento. Por ejemplo, si un usuario agrega un nuevo documento de gastos, primero se enviará un correo electrónico al gerente para su aprobación, luego a Recursos Humanos para su revisión, y así sucesivamente.
Adicionalmente, tenemos la configuración de RSS . Aquí es donde podemos configurar notificaciones o actualizaciones cada vez que un usuario cambia o agrega un elemento.
También tenemos acceso a configuraciones de Columnas más avanzadas , como la creación de columnas, el orden de las columnas y muchas más.
Además, tenemos una configuración para crear vistas.
Si hacemos clic en él, nos dará una forma clásica de crear una vista.
Agregar biblioteca de documentos en SharePoint
Plantillas de SharePoint para bibliotecas de documentos
Biblioteca de imágenes en SharePoint | Una introducción
Conclusión
Con todo, esas son algunas de las configuraciones a las que podemos acceder en una configuración de biblioteca de sitio de SharePoint. Tenga en cuenta que a medida que creamos un sitio de SharePoint, también crea automáticamente una biblioteca de documentos.
SharePoint permite a los usuarios personalizar y configurar completamente las bibliotecas de documentos a través de la configuración de la biblioteca.
Espero que esto haya sido útil. Si desea obtener más información sobre el resto de las configuraciones, puede consultarlas en nuestro curso, que se incluirá en la lista de enlaces relevantes a continuación.
Mis mejores deseos,
Enrique
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