Desproteger y proteger archivos de SharePoint

 Como plataforma de administración de documentos, SharePoint ofrece funciones indispensables, como el control de versiones , el check-out y el check-in, que ayudan a los usuarios a transformar su forma de trabajar. En este blog, comprenderemos cómo funcionan las funciones de desprotección y desprotección en los archivos de SharePoint.

El check-in y el check-out son términos comunes relacionados con los sistemas de administración de documentos, incluido SharePoint. Son útiles para evitar conflictos cuando varias personas desean editar los mismos elementos o archivos al mismo tiempo. 

Cualquier persona en una biblioteca de documentos de SharePoint puede abrir un archivo y realizar ediciones al mismo tiempo. La función de protección y desprotección de SharePoint es útil si no queremos que nadie abra o edite un determinado archivo que estamos editando actualmente.  

Tabla de contenido

• Cómo desproteger archivos de SharePoint
• Cómo registrar archivos de SharePoint
• Comprobación de los cambios en el historial de versiones
• Conclusión

Cómo desproteger archivos de SharePoint

La extracción de archivos aprovecha al máximo el control de versiones. El término extracción describe el proceso de obtener una versión de un documento o elemento de lista en una lista o biblioteca. Al retirar un elemento o un archivo, un usuario puede evitar que otros editen ese contenido. Para hacer eso, simplemente haga clic en los puntos suspensivos al lado del archivo. Haga clic en Más y luego en Pagar . 

Esto le dice a SharePoint que no permita que nadie más abra o edite este archivo porque actualmente lo estamos editando. Como podemos ver, también agregó una marca de flecha roja para el archivo. 

Si pasamos el cursor sobre la marca de la flecha roja, podemos ver un aviso que indica que desprotegimos este archivo para que otros miembros no puedan editarlo, protegerlo o desprotegerlo.

Dado que somos nosotros quienes desprotegimos este archivo, aún podemos editarlo. Abramos este archivo.

Entonces, hagamos algunas ediciones. Por ejemplo, escribamos “ Mi auto favorito es el Honda Civic ”.

Después de eso, vamos a cerrarlo.

Vamos a abrirlo de nuevo y veremos que nuestras ediciones se guardan. Nuevamente, solo aquellos que revisaron este archivo pueden editarlo. Otros miembros no pueden hacer nada en este archivo en este momento.

Si hemos terminado de editar este archivo y queremos que otros miembros puedan editarlo, solo tenemos que registrar el archivo. 

Cómo registrar archivos de SharePoint

El término protección describe el proceso de agregar un elemento o archivo nuevo o modificado a una biblioteca de documentos para reemplazar la versión anterior. Al registrar un archivo de SharePoint, el usuario puede permitir que otros editen el contenido sin preocuparse por anular los cambios que otros hayan realizado. Para hacerlo, simplemente haga clic en los puntos suspensivos nuevamente, haga clic en Más y luego haga clic en Registrar .

También podemos registrar el archivo simplemente pasando el cursor sobre la marca roja y haciendo clic en Registrar .

Luego podemos agregar algunos comentarios sobre los cambios que hicimos en este archivo. Para este ejemplo, escribamos " Se agregó una nueva línea que les dice a todos cuál es mi auto favorito ". 

Luego haga clic en el botón Registrarse .

Ahora, todo ha vuelto a la normalidad y no hay más marcas rojas. Esto significa que cualquiera puede abrir y editar el archivo nuevamente al mismo tiempo.

Comprobación de los cambios en el historial de versiones

Los cambios que hemos realizado también se pueden ver en el historial de versiones . Abramos haciendo clic en los puntos suspensivos y luego elijamos Historial de versiones .

Podemos ver aquí que la última versión tiene un comentario. Es el comentario que agregamos anteriormente cuando revisamos el archivo.

MicrosoftSharePoint | Una descripción general
Biblioteca de documentos de SharePoint | Tutorial para principiantes
Sitio de SharePoint | Tutorial de diseño y menú

Conclusión

En resumen, si queremos realizar una edición en los archivos de SharePoint y asegurarnos de que nadie más pueda realizar ediciones al mismo tiempo, podemos extraer un archivo, realizar los cambios y volver a registrarlo.

Mientras el elemento o archivo está desprotegido, otros usuarios solo pueden ver la última versión que se desprotegió . No podrán ver los cambios que el usuario actual ha realizado en el archivo mientras se desprotegió.

Esta función se utiliza para trabajos comerciales relacionados con auditorías, como contratos. Los dos beneficios principales de esta característica son que cuando se retira, nadie más puede editar los archivos mientras lo estamos editando y cuando se registra el archivo, podemos proporcionar un comentario que detalla lo que cambiamos en ese archivo. 

Mis mejores deseos,

Enrique