Envíe correos electrónicos con la plataforma LuckyTemplates y Power Automate

Hoy, le mostraremos cómo conectar LuckyTemplates y la plataforma Power Automate. Un caso de uso simple para esto es si tiene un informe de LuckyTemplates que enumera clientes, clientes y miembros de su propio equipo en una lista, y desea poder recorrer cada uno y hacer algo para cada cliente, cliente o miembro del equipo.

Por ejemplo, desea enviarles un correo electrónico. Puede conectar LuckyTemplates a Power Automate y resaltar los registros para los que desea que ocurra esa acción. Cuando hace clic en un botón, básicamente se activa un script de Power Automate que envía un correo electrónico o crea un archivo para cada cliente o miembro del equipo.

Cuando Tim y yo abordamos esto por primera vez, fue bastante fácil de hacer. Pero el error que encontramos es cuando tienes usuarios que harán clic en el botón antes de filtrar dos registros específicos.

Supongamos que forma parte de una empresa de 10.000 empleados y tiene una lista de todos los miembros de su equipo en su organización. No desea enviar correos electrónicos a 10.000 personas. Debe tener un umbral o un filtro en su secuencia de comandos de Power Automate; de lo contrario, terminará enviando miles de correos electrónicos innecesarios, lo que bloqueará su sistema de Outlook.

Aquí hay un buen ejemplo de una tabla realmente simple. En mi ejemplo, solo muestro seis nombres, pero en su informe, podría tener cientos o miles de registros en esta tabla.

Lo mejor de Power Automate es usar la funcionalidad para enviar correos electrónicos automáticamente en lugar de enviarlos manualmente.

Sin embargo, podría encontrarse con algunos problemas potenciales. Digamos que tenemos que enviar un correo electrónico a nuestros representantes de ventas en el este: Melissa y Sam. Tenemos un botón Power Automate que está conectado a nuestro informe.

Lo activaremos para enviar el correo electrónico. En esta situación, me enviaron el correo electrónico solo para poder mostrar esto. En mi bandeja de entrada, aquí están los dos correos electrónicos que se activaron desde el informe de Power Automate y LuckyTemplates. Obviamente, estos también habrían ido al usuario.

Tabla de contenido

• Algunos problemas potenciales en la plataforma Power Automate
• Envío de un correo electrónico mediante la plataforma Power Automate
• Inicializar la variable
• Agregar una declaración condicional
• Prueba del flujo en la plataforma Power Automate
• Agregar un límite de registro con una segmentación
• Conclusión

Algunos problemas potenciales en la plataforma Power Automate

Antes de guiarlo a través de la configuración del proceso de correo electrónico y la implementación de la medida de interrupción condicional, quiero resaltar un par de problemas que he experimentado .

La primera es cuando tienes una tabla que tiene cientos o miles de registros, esto puede obstruir tu sistema de correo electrónico.

La segunda cosa que la gente puede no saber es que si su tabla tiene un filtro oculto que no es el mismo filtro que está en el botón de su plataforma Power Automate, puede tener algunos resultados imprevistos.

Envío de un correo electrónico mediante la plataforma Power Automate

Primero, explicaré cómo configurar y enviar el correo electrónico, luego agregaré la técnica que utilizo para evitar que se envíen muchos correos electrónicos.

Aquí está mi tabla en Power Automate, que debería ser un objeto visual estándar que aparece en el panel visual.

Cada vez que active Power Automate, lo primero que le pedirá son campos . Ahora, no tiene que ser todos los campos que tiene en sus elementos visuales, sino solo los datos que necesita para su flujo. En mi caso, necesito la dirección de correo electrónico , el nombre y el cargo .

Agregaré mi nombre y título en mi visual. Haré clic en los puntos suspensivos y luego en Editar . Esta acción me enviará a Power Automate.

Una cosa que también debe tener en cuenta es que para acceder a los campos aquí, debe acceder al flujo una vez que lo haya guardado en la aplicación Power Automate. Es más difícil acceder realmente a los campos dinámicos en LuckyTemplates, por lo que tiendo a hacer mucho de mi desarrollo aquí. Pero para que lo sepas, puedes hacer ambas cosas.

Este es un shell de Power Automate dentro de LuckyTemplates y es mucho más fácil desarrollar el flujo aquí en lugar de abrir un navegador web de Power Automate y hacerlo allí.

Ya tengo un par de flujos configurados, pero sigamos adelante y creemos uno nuevo. Haga clic en Nuevo , luego en Comenzar desde una plantilla y luego en Flujo de nube instantáneo .

Se agregará automáticamente el botón de LuckyTemplates en el que se hizo clic . Luego entraré en mi conector y elegiré un operador. Cuando escribo enviar un correo electrónico , mostrará el V2 y el V3.

Mi entendimiento y mi experiencia con el V3 es que esto se enviará desde el propio servicio de Power Automate, mientras que el V2 en realidad provendrá del usuario que creó el flujo. Vendrá de su bandeja de entrada de correo electrónico.

Una cosa que debe tener en cuenta es que cuando envía una notificación por correo electrónico a través de Power Automate, tiene un límite de 100 correos electrónicos por día. Sin embargo, si desea que el correo electrónico provenga de usted, obviamente debe utilizar el enfoque de envío de un correo electrónico (V2).

Me pide el nombre, que vendrá de mi contenido dinámico . Solo necesito dos direcciones de correo electrónico: el correo electrónico del usuario (el predeterminado al que accederé más adelante) y el campo de datos que he agregado.

Entonces, solo para aclarar, el primer dato dinámico es la dirección de correo electrónico del usuario, o la persona que realmente hace clic en el botón, mientras que el segundo es el correo electrónico de datos de LuckyTemplates, que es el correo electrónico en la tabla y el que usaremos. .

Y debido a que los datos que provienen del informe de LuckyTemplates tienen varios registros, los convierte automáticamente a Aplicar a cada control .

Agregué mi asunto, que es Este es un correo electrónico para y en el cuerpo escribí Estimado . Luego hago clic en Guardar y aplicar .

Este es el principio básico y todo lo que necesita saber para configurar un correo electrónico. Entonces, si guardamos y aplicamos esto, cuando regresemos y ejecutemos estas pruebas, enviará el correo electrónico. Pero si tiene mil filas, recorrerá Aplicar a cada función mil veces.

Quiero poder decirle al flujo que si está por encima del umbral de tres, no detendrá el flujo ni enviará un correo electrónico al usuario. Para hacer esto, crearemos una variable.

Inicializar la variable

El primer paso es inicializar la variable. Permítanme llamar a este RecordCount , elegir el tipo Integer y comenzar con 0.

Ahora que tengo mi variable inicializada, el siguiente paso es incrementar la variable. Esto me ayudará a determinar cuántos registros se seleccionaron cuando hice clic en el botón LuckyTemplates. La manera fácil de hacer esto es agregar una acción .

Y como quiero recorrer cada uno, usaré Aplicar a cada control.

Luego agregue una acción e incremente mi variable.

Para mi variable, seleccionaré RecordCount , que inicialicé anteriormente, y quiero incrementarlo en un valor de uno.

Esto hará un ciclo a través de cada registro individual en mi conjunto de datos y lo incrementará en 1. Al final, tendré el recuento total de cuántos registros hay, que es lo que puedo usar en mi declaración condicional .

Agregar una declaración condicional

El siguiente paso es agregar una condición. Extraeré mi variable RecordCount , elegiré el menor o igual a tres porque solo tengo seis registros.

Si es menor o igual a tres, entonces el flujo seguirá el camino del sí . Enviará el correo electrónico y todo estará bien.

Si no, irá por el camino sin donde cancelo el flujo. Si esta variable es mayor que tres, hará dos cosas. Primero, el flujo alertará al usuario a través de un correo electrónico. Volveré a elegir el V2.

Ahora, este es el campo que resulta útil porque es quien activó el flujo.

Escribiré aquí que el flujo se canceló y abriré mi variable. Luego haré clic en Guardar y aplicar .

Prueba del flujo en la plataforma Power Automate

Asegurémonos de que este flujo se ejecute, así que volveremos al informe, seleccionaremos dos registros aquí y ejecutaremos el flujo.

Como dice que el flujo se ha activado, saltemos a mi bandeja de entrada. Podemos ver los dos correos electrónicos enviados por el flujo.

Ahora, cuando seleccionemos todo, esto activará la condición que cancelará mi flujo. Como puede ver, hay un correo electrónico que me informa que el flujo fue cancelado.

Agregar un límite de registro con una segmentación

Supongamos que sus usuarios no tienen acceso al flujo, pero desea darles la posibilidad de elegir el límite de registros. En este ejemplo, tenemos una cortadora.

Le mostraré cómo incrusté esto en el flujo y creé otra variable para hacer esta segmentación. Creé esta tabla simple y la llamé Max Selection Count, que es lo que estoy usando para mi cortadora.

Luego creé una medida, la llamé Selected Max Records y usé la . Solo debe asegurarse de que se convierta en un botón de opción para que un usuario pueda seleccionar uno. El siguiente paso es agregar esa medida al flujo.

Aquí está la primera variable que he inicializado y la segunda variable que convertí en un número entero.

Y ahora hago otro bucle, pero en lugar de incrementar, solo hago la variable establecida . Todo lo que estoy haciendo es configurar esa variable y simplemente repite lo mismo cada vez. Ahora mi variable Max Records está configurada con la medida que acabo de crear.

En cuanto a la condición, en lugar de tenerla codificada, solo conecto mi variable Max Records para hacerla dinámica y luego la agrego en mi correo electrónico.

Conclusión

Por hoy, aprendimos cómo llevar nuestros informes de LuckyTemplates al siguiente nivel utilizando la plataforma Power Automate. Específicamente, puede tener una tabla y hacer clic en un botón que básicamente ejecuta un proceso, que en este ejemplo, envía un correo electrónico a cada registro. Esta es una nueva técnica que podemos comenzar a aplicar y, con suerte, las personas la encontrarán útil al crear sus propios informes.

Enrique