Filtrado de metadatos en archivos de SharePoint

Los metadatos ayudan a mantener organizadas las bibliotecas de documentos. Podemos agregar metadatos a nuestros archivos agregando nuevas columnas. Después de agregarlo a nuestros archivos, podemos utilizarlos para ordenar, filtrar o agrupar nuestros archivos. En este blog, discutiremos cómo podemos filtrar metadatos en nuestros archivos de SharePoint y sus ventajas.

El filtrado de metadatos hace que el filtrado de archivos/documentos en listas de SharePoint y bibliotecas de documentos sea más lógico y personalizable.

Para este ejemplo, hemos agregado dos columnas de metadatos, a saber, Departamento y Tipo de gasto . Con estos podemos ordenar, filtrar o agrupar por departamento.

Tabla de contenido

• Filtrado de archivos de SharePoint usando metadatos
• Agrupando nuestros archivos de SharePoint usando metadatos
• Conclusión

Filtrado de archivos de SharePoint usando metadatos

Para filtrar nuestros archivos por esta columna, simplemente haga clic en Filtrar por .

Luego, seleccionamos el Departamento que queremos ver. Por ejemplo, queremos filtrar nuestros archivos por Contabilidad y Ventas. Entonces, seleccionémoslos y hagamos clic en el botón Aplicar .

Como podemos ver, ahora solo se muestran los archivos  de Contabilidad y Ventas .

Esta es una mejor manera de agrupar u organizar nuestros archivos en comparación con el uso de una jerarquía de carpetas. Al usar metadatos con filtro o agrupar por característica, podemos ver los archivos de Contabilidad y Ventas a la vez. Al usar carpetas, necesitamos abrir su carpeta individualmente para que podamos ver o ubicar los archivos que necesitamos.  

Para eliminar el filtro, simplemente haga clic en Filtrar por nuevamente, desmarque sus selecciones aquí o haga clic en el botón Borrar todo y haga clic en el botón Aplicar . 

Agrupando nuestros archivos de SharePoint usando metadatos

Otra cosa interesante con nuestros metadatos es usar la función Agrupar por . Con esto, podemos agrupar nuestros archivos por departamento o tipo de gasto. Simplemente haga clic en Agrupar por departamento para ver cómo se verá.

Como podemos ver, nuestros archivos ahora están agrupados por su tipo de departamento. Los archivos del departamento de Contabilidad se agrupan, al igual que los de Ventas , y así sucesivamente.

Esto hace que sea muy fácil categorizar nuestros archivos. También podemos hacer uso de los desplegables para ver fácilmente nuestros archivos en caso de que tengamos cientos de ellos. Podemos colapsarlos por grupo y mostrar solo el grupo que queremos ver.

Técnicamente, podríamos haber hecho cosas similares con la estructura de carpetas. Sin embargo, aquí es donde los metadatos realmente ayudan porque también podemos hacerlo con otras columnas de metadatos, como nuestra columna  Tipo de gasto .

Si no nos importan los departamentos de archivos y necesitamos agruparlos o filtrarlos por su tipo de gasto, podríamos hacer lo mismo en esta columna Tipo de gasto . Por ejemplo, filtremos nuestros archivos por Tipo de gasto de viaje .

Luego, veremos los archivos relacionados con los gastos de viaje , independientemente de su departamento.

También podemos filtrar y agrupar al mismo tiempo. Por ejemplo, si queremos ver todos los departamentos excepto el de marketing, dejemos de lado el marketing. 

Luego, podemos agrupar estos archivos mientras los filtramos simplemente haciendo clic en Agrupar por departamento también. 

También podemos crear filtros para la columna de tipo Departamento y Gasto al mismo tiempo. Por ejemplo, solo podemos mostrar los gastos de viaje y suministros en el departamento de contabilidad .

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Conclusión

En resumen, una vez que hemos agregado metadatos a nuestros archivos, podemos organizarlos fácilmente como queramos, lo que crea eficiencia en una organización.

Este mecanismo de filtrado y agrupación permite a los usuarios filtrar y buscar dinámicamente contenido en bibliotecas de documentos. Tiene sentido si configura su biblioteca con metadatos/columnas personalizados. Si no tiene metadatos personalizados configurados, los únicos filtros que tendrá son los que existen de forma predeterminada en cualquier biblioteca.

Mis mejores deseos,

Enrique