Flujo de Power Automate: uso y tipos explicados

En este tutorial, aprenderemos más sobre el flujo de Power Automate y sus usos. También hablaremos sobre los diferentes tipos de flujo que podemos usar para diversas tareas y escenarios.

Sabemos que Power Automate se usa para hacer flujos. Pero, ¿qué es exactamente un flujo?

En términos más simples, un flujo es una representación visual de cualquier tarea. Puede pensar en ello como un guión gráfico de cómo se ve su tarea.

Tabla de contenido

• Diferentes tipos de flujo automático de energía
  • 1. Flujo instantáneo
  • 2. Flujo automatizado
  • 3. Flujo programado
  • 4. Flujo de interfaz de usuario
  • 5. Flujo de procesos de negocio
• Características de los flujos
  • 1. Un flujo de Power Automate puede tener múltiples acciones
  • 2. Un flujo de Power Automate puede tener condiciones
  • 3. Un flujo de Power Automate puede tener bucles
  • 4. Un flujo de Power Automate puede tener aprobaciones
• Conclusión

Diferentes tipos de flujo automático de energía

Hablemos ahora de los tipos de flujos que Power Automate te permite realizar. Para cada flujo, hablaremos sobre el tipo (cómo se llama el flujo), el activador (lo que realmente activa el flujo) y la descripción (lo que realmente hace el flujo).

Los tres tipos básicos de un flujo de Power Automate son el flujo instantáneo , el flujo automatizado y el flujo programado . Todos son responsables de automatizar cualquier tarea repetitiva que tengas. También contienen la misma característica en el diagrama de flujo. Lo único que es diferente acerca de estos tipos de flujo es su desencadenante.

Un flujo instantáneo se activa haciendo clic en un botón , un flujo automatizado se activa por un evento y un flujo programado se activa por una restricción de tiempo .

1. Flujo instantáneo

Un ejemplo de un flujo instantáneo es cuando crea una tarea en la que cada vez que hace clic en un botón, envía un mensaje inspirador a través de Slack a sus colegas. Ese flujo se activa con el clic de un botón. 

Supongamos que desea crear o automatizar una tarea para felicitar a sus colegas. En lugar de enviar un mensaje diciendo " buen trabajo " a todos sus colegas uno por uno, puede crear un flujo donde el disparador es un clic en un botón. Entonces, hace clic en un botón y envía un mensaje de holgura (la acción) a todos sus colegas. 

2. Flujo automatizado

Un flujo automatizado se basa en un evento que ocurre fuera de su control. Por ejemplo, puede tener un flujo en el que el activador sea un tweet y la acción sea un correo electrónico. El flujo está automatizado porque se activa en función de los eventos y no de la intervención del usuario.

Un ejemplo de esto podría ser cuando crea un flujo que se envía un correo electrónico cada vez que alguien tuitea sobre su empresa. Por lo tanto, el desencadenante en sí mismo es el tweet sobre su empresa y la acción es el correo electrónico que se envía a usted mismo.

3. Flujo programado

Los flujos también se pueden basar en el tiempo. El flujo programado se basa en un tiempo recurrente . 

Supongamos que tiene una tarea que ejecuta cada 9:00 a. m., donde mueve un archivo de la ubicación A a la ubicación B. Por lo tanto, puede crear un flujo programado que se active a las 9:00 a. m. El desencadenante aquí no es un evento automatizado, como un tweet o hacer clic en un botón. Está basado en el tiempo (se basa en las 9:00 a. m.). La acción es un movimiento de archivos de escritorio. 

4. Flujo de interfaz de usuario

Otro tipo de flujo es lo que llamamos flujos de interfaz de usuario. Puede desencadenar este tipo de flujo haciendo clic en un botón, un evento o incluso un tiempo recurrente. Pero el objetivo principal de un flujo de interfaz de usuario es automatizar cualquier tarea que exista en su escritorio o sitio web.

Entonces, si tiene una tarea en su escritorio en la que mueve un archivo a otro archivo, o si abre una aplicación de escritorio y hace algo al respecto, entonces usaría un flujo de interfaz de usuario y no uno de los flujos mencionados anteriormente.

Pero, de nuevo, cualquiera de los tres eventos puede desencadenar un flujo de interfaz de usuario. Por lo tanto, un flujo de interfaz de usuario puede ser un flujo instantáneo, automatizado o programado. La única diferencia es que, en lugar de usar aplicaciones de conector, la tarea se realiza en su escritorio o en un sitio web en particular.

5. Flujo de procesos de negocio

El último tipo de flujo del que hablaremos es el flujo de proceso empresarial . El propósito de este flujo es guiar a un usuario a través de un proceso comercial.

Supongamos que tiene un sistema de facturación en su empresa y desea guiar a los usuarios sobre los tipos de facturas que deben canjear y pagar. Puede automatizar eso con un flujo en el que completan piezas de información. Con base en esa información, sabrán los siguientes pasos en el proceso. Definitivamente es una gran ayuda para guiar a un usuario a través de un proceso comercial ya establecido.

El flujo de procesos de negocios es el flujo más improbable porque en lugar de automatizar una tarea, solo ayuda a las personas a completar una tarea ya establecida al guiarlos por el camino correcto.

Características de los flujos

1. Un flujo de Power Automate puede tener múltiples acciones

Obviamente, los flujos pueden tener múltiples acciones. Puede tener un flujo que se desencadena por un tweet y desencadena diferentes acciones. Puede enviarle un correo electrónico y agregarlo a su tarjeta Trello o lista de tareas pendientes. Entonces, también puede enviarle un mensaje de holgura.

2. Un flujo de Power Automate puede tener condiciones

Los flujos también pueden tener una lógica muy compleja. Puede tener un flujo en el que, si se desencadena por un tweet, luego verifica si el tweet es algo que desea conservar o no.

Digamos que la condición es si el tweet sobre su marca es positivo o negativo. La acción A es que lo retuitees si es positivo. Si no es positivo, entonces la Acción B es que recibas un correo electrónico y lo guardes. Incluso puede configurar una tarjeta de Trello para que le responda a esa persona y le pregunte por qué dijo cosas negativas sobre su empresa.

3. Un flujo de Power Automate puede tener bucles

Los flujos también pueden tener bucles. Esto es un poco más complicado, pero básicamente puede tener flujos que se repiten continuamente hasta que ocurre un evento determinado.

Por ejemplo, supongamos que desea seguir enviando mensajes a alguien en Slack cada cinco segundos hasta que le envíen un archivo. Definitivamente puedes integrar eso en tu flujo.

4. Un flujo de Power Automate puede tener aprobaciones

Puede tener un sistema de aprobación en el que, después de una acción, algo se envíe a otra persona. Luego, según su respuesta, pueden ocurrir cosas diferentes. Por lo tanto, pueden elegir cualquiera de las acciones que desean que ocurra.

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Conclusión

En resumen, los flujos son representaciones visuales de tareas. Todos ellos tienen un componente de activación y un componente de acción . Pueden ser simples o muy complejos, según las tareas que intente automatizar.

Hablaremos más sobre estos flujos en nuestros futuros tutoriales. Para este blog, solo quiero que tenga una idea rápida de lo que hace cada tipo de flujo y cuándo es posible que pueda usarlos. 

¡Espero que hayas disfrutado este! Mis mejores deseos,

Enrique