Flujos de trabajo programados en Microsoft Power Automate

En algunas de nuestras publicaciones de blog anteriores, ya hemos discutido el flujo instantáneo y automatizado . Para recapitular brevemente, el flujo automatizado se basa en eventos , mientras que el flujo instantáneo se puede activar manualmente . Para este tutorial, aprenderemos y crearemos flujos de trabajo programados en Power Automate. Puedes ver el video completo de este tutorial en la parte inferior de este blog.

Los flujos pueden basarse en el tiempo. Un flujo programado se desencadena por una restricción de tiempo.

Por ejemplo, podemos crear un flujo que se active a las 9:00 a. m. o los lunes y martes de cada semana, o cualquier hora, día o mes específico que queramos establecer. Por lo tanto, el disparador aquí no es un evento automatizado, como un tweet o hacer clic en un botón. Está basado en el tiempo (se basa en las 9:00 a. m.). 

Si hacemos clic en el flujo programado , se mostrará este cuadro de diálogo donde debemos establecer la fecha y hora de inicio para ejecutar este flujo. También necesitamos establecer el número de veces que queremos que se repita.

Tenga en cuenta que al probar los flujos de trabajo programados, no es necesario esperar hasta la acción de activación. Podemos activarlo nosotros mismos, lo que facilita mucho las pruebas.

Todo lo dem��s que hemos aprendido sobre los flujos se aplica a este tipo de flujo. Por ejemplo, podemos usar condiciones o agregar múltiples acciones para programar el flujo. La única diferencia es cómo lo activaremos. 

Tabla de contenido

• Creación de flujos de trabajo programados en Power Automate
• Creación de un flujo de holgura recurrente
• Prueba de flujos de trabajo programados en Power Automate
• Agregar un retraso a los flujos de trabajo programados
• Prueba de la acción de retardo
• Conclusión

Creación de flujos de trabajo programados en Power Automate

Empecemos a crear un flujo programado básico. Primero, cambiemos la recurrencia a cada Mes en lugar de Minuto .

Nuevamente, los flujos de trabajo programados se basan en la recurrencia. Por lo tanto, no queremos activar este flujo cada minuto. También podemos cambiar esto más adelante. 

También podemos crear un flujo que solo comience en una fecha determinada o después de dos semanas. Podemos hacerlo configurando la fecha y hora de inicio .

Luego, haga clic en el botón Crear para crear este flujo.

Como resultado, veremos que la parte superior de este diagrama de flujo se ve diferente a lo que hemos visto antes. Esto se debe a que no se basa en un botón ni en un activador automático. En cambio, se basa en la recurrencia .

Este disparador de recurrencia se basa en un conector denominado Programación . Puede ver esto al agregar un nuevo paso.

Si hacemos clic en el conector Schedule , veremos el Trigger llamado Recurrence . Y así fue como se creó la acción inicial de este diagrama de flujo.

Dentro de este activador de Recurrencia , podemos especificar el Intervalo y la Frecuencia de la acción, como una vez al mes, semana, día, etc. Para este ejemplo, usaremos Month .

También tenemos estos campos dentro de las opciones Avanzadas donde podemos establecer la Zona horaria y Hora de inicio para este flujo.

Para comprender mejor los flujos de trabajo programados, crearemos un flujo que envíe un mensaje automático cada 9:00 a. m. a nuestro equipo. Por lo tanto, conectaremos Power Automate a nuestra cuenta de Slack.

Creación de un flujo de holgura recurrente

Primero, agreguemos un nuevo paso.

Busque el conector Slack y haga clic en él.

Como puede ver, hay otras acciones disponibles que podemos usar aquí. Pero para este ejemplo, hagamos clic en la acción Publicar mensaje . 

Luego debemos iniciar sesión en nuestra cuenta de Slack. Por lo tanto, haga clic en el botón Iniciar sesión .

Después de iniciar sesión, debemos configurar el Nombre del canal donde queremos publicar el mensaje y el Texto del mensaje que queremos publicar.

Para este ejemplo, queremos publicar en el canal de tutoriales en nuestro Slack.

Entonces, elijamos el canal del tutorial para el campo Nombre del canal .

Al hacer clic en Opciones avanzadas , también veremos los otros campos en esta acción de Slack. Podemos elegir el nombre de un bot, publicar como un usuario específico y mucho más.

Por ahora, solo queremos publicar un mensaje. Entonces, escribamos “¡ Buenos días a todos! ”

También cambiemos el nombre de este flujo a " Flujo programado de holgura ". 

Luego, haga clic en Guardar .

Prueba de flujos de trabajo programados en Power Automate

Ahora probemos el flujo.

Es la primera vez que lo probamos, por lo que solo podemos usar la primera opción ( realizaré la acción de activación ). Luego haga clic en el botón Prueba .

Esto es diferente de las pruebas manuales porque los flujos de trabajo programados se basan en limitaciones de tiempo. Por lo tanto, solo necesitamos ejecutarlo. Hagamos clic en el botón Ejecutar flujo .

Después de eso, podemos verificar nuestro Slack para ver si se ejecutó correctamente. Como podemos ver, se publicó un nuevo mensaje que decía “ ¡Buenos días a todos! Esto significa que nuestro flujo se ejecutó con éxito.

Al seguir esos pasos, pudimos crear un bot de Slack muy simple. Con el uso de Power Automate, fue fácil para nosotros porque podemos hacerlo visualmente.

Ahora hagamos este flujo un poco más complejo y realista. Primero, cambiemos la frecuencia a Day .

Luego, haz clic en Opciones avanzadas . En nuestra acción Publicar mensaje , cambie Publicar como usuario a Sí .

Eso cambiará el nombre de usuario en nuestro mensaje automático en Slack . Como podemos ver aquí, ahora usa mi nombre de usuario en lugar del nombre de la aplicación ( Microsoft Power Platform ).

Agregar un retraso a los flujos de trabajo programados

A continuación, cambiemos la hora de publicación de nuestro mensaje. Estableceremos la hora aquí como 9 . Con esto, nuestro mensaje siempre se publicará a las 9:00 am todos los días.

Sin embargo, si nuestro mensaje se publica exactamente a las 9:00 a. m. todos los días, las personas sospecharán y podrían pensar que el que está publicando es un bot y no una persona real. Entonces, hagamos que se ejecute entre un rango de minutos antes o después de las 9:00 AM. Para hacer eso, agreguemos otro paso.

Utilice el conector de programación .

La acción Retrasar hasta se basa en un evento específico. Al usar esta acción, el flujo no continuará hasta que obtenga la aprobación de alguien o se produzca algún evento. Pero no usaremos esto por ahora.

En su lugar, usaremos la acción Delay . Esto permite que el flujo se ejecute, pero esperará los segundos, minutos o el tiempo que establezcamos dentro de la acción.

Arrastre esta acción entre el disparador de recurrencia y nuestra acción Publicar mensaje .

Para el campo Unidad , elijamos Minuto .

Podemos establecer el número de retraso en el campo Contar . Sin embargo, si agregamos un número fijo como 2 , seguiremos encontrando el mismo problema porque nuestro mensaje se seguirá publicando exactamente a las 9:02 a. m. todos los días.

Entonces, usaremos una expresión en su lugar. Estableceremos un número aleatorio del 1 al 5. En la pestaña Expresión , busquemos la expresión llamada rand . Esto toma un número mínimo y máximo o entero y genera un número entre ellos.

Dentro de esta expresión rand() , usemos 1 como número mínimo y 5 como número máximo . Luego, haga clic en el botón Aceptar . Esto retrasará nuestro flujo a un rango de 1 a 5 minutos .

Después de eso, guardemos y probemos este flujo.

Prueba de la acción de retardo

Elija la primera opción, luego haga clic en el botón Prueba .

Por último, haga clic en el botón Ejecutar flujo .

Como podemos ver, utilizó el 1 como número aleatorio. En lugar de publicar el mensaje exactamente a las 9:00 a. m., esperará 1 minuto después de las 9:00 a. m. para publicar el mensaje. También podemos ver la cuenta regresiva del retraso en la parte superior derecha de la acción Delay .

Después de un minuto, nuestro mensaje se publicará en nuestro canal de Slack.

Intentemos probarlo nuevamente para ver si el número aleatorio cambiará.

Para este resultado, utilizó 4 como número aleatorio. Esto significa que el flujo esperará 4 minutos antes de publicar nuestro mensaje.

Y así es como funciona la acción Delay con la expresión rand() .

Condiciones de activación de Power Automate: una introducción
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Conclusión

En resumen, pudimos crear algunos flujos de trabajo programados de muestra que podemos usar en nuestras actividades diarias. Podemos realizar otras cosas interesantes con este flujo, como agregar una lista de consejos que se publicarán todas las mañanas.

Nuevamente, tenga en cuenta que los flujos de trabajo programados son lo mismo que los flujos instantáneos o los flujos automatizados. Sin embargo, se basan en un tiempo específico en lugar de ser activados por un botón o un evento. Con esto, también puedes hacer tareas o acciones que son recurrentes. 

Podemos usar el conector de Programación para crear un disparador de recurrencia y una acción de demora , los cuales son integraciones útiles para nuestros flujos de trabajo. Con suerte, esto lo ayudará a obtener más información sobre los flujos de trabajo programados y cómo funcionan.

Mis mejores deseos,

Enrique