En este blog, hablaremos sobre las fuentes RSS en SharePoint. Esta característica en realidad fue diseñada para la versión clásica y no para la versión moderna.
Una fuente RSS es una forma de que SharePoint registre todos los cambios en una aplicación específica. Ya sea una biblioteca de documentos o una lista, realizará un seguimiento de todos los cambios realizados.
Además, necesitará un lector de RSS para leer esa información y comunicársela. Hay muchas herramientas que puedes usar, como Feedly y Microsoft Outlook .
Tabla de contenido
¿Qué es una fuente RSS?
Una fuente RSS es simplemente una página web a la que las personas pueden acceder para cualquier cambio que se realice en un elemento. La gente lo usa por varias razones. Por ejemplo, si una empresa de medios actualizó un artículo o agregó uno nuevo, aparecerá en la fuente RSS .
Hay varios lectores de RSS que pueden leer estas páginas web y transmitirle esa información de una manera agradable. Uno de los lectores de RSS más populares es Feedly . Le permite administrar varias fuentes RSS en una sola.
Puede pensar que usar alertas será suficiente. Pero tenga en cuenta que las alertas solo se usan en la vista moderna y no es muy adaptable, ya que solo puede enviarle alertas a través de correos electrónicos.
Por otro lado, las fuentes RSS son adaptables, ya que puede usar diferentes aplicaciones para leerlas. Puede usar Feedly, Microsoft Outlook e incluso su teléfono puede usarse para leer una fuente RSS .
Si desea monitorear sus bibliotecas de documentos o cualquier otro archivo en su sitio de SharePoint, usar la fuente RSS es la mejor manera.
Cómo crear fuentes RSS en SharePoint
Primero, haremos clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha.
A continuación, haremos clic en Contenidos del sitio .
Luego, haremos clic en una carpeta de la biblioteca de documentos . Para este blog, usaremos Expenses .
Se abrirá una nueva ventana que muestra los Gastos .
Después de eso, haremos clic en Volver a SharePoint clásico , que se encuentra en la parte inferior izquierda de la página.
Y eso nos permitirá ver los Gastos en la vista Clásica .
Puede parecer similar, pero en realidad nos da acceso a las cintas de archivos . Como puede ver en la parte superior, tenemos 2 cintas: ARCHIVOS y BIBLIOTECA .
Desde aquí, haremos clic en BIBLIOTECA .
Esto nos dará un montón de herramientas para usar.
Tenga en cuenta que también puede usar la mayoría de ellos en la versión moderna.
Dado que queremos configurar una fuente RSS , haremos clic en el botón Fuente RSS .
Esto nos dará una fuente RSS para nuestra biblioteca de documentos de gastos .
Agregar un archivo para fuentes RSS en SharePoint
Ahora que tenemos una fuente RSS configurada, volvamos a Gastos .
A continuación, hagamos clic en Cargar para cargar un archivo .
Entonces aparecerá un cuadro de diálogo .
A continuación, haremos clic en el botón Elegir archivo .
Después de eso, elegiremos un archivo para cargar. Para este ejemplo, cargaremos la hoja de cálculo del menú de alimentos de nuestra biblioteca. Lo seleccionaremos y haremos clic en Abrir .
Luego, haremos clic en Aceptar .
A continuación, nos pedirá algunos metadatos sobre el archivo.
Para ello, escribiremos Menú de comida para la cena en el campo de texto Título .
En el menú desplegable Departamento , seleccionaremos Contabilidad .
Finalmente, hagamos clic en Registrar .
Como resultado, verá que el ítem Menú Comida está en la biblioteca de documentos Gastos .
Cuando vayamos y actualicemos nuestro RSS FEED , verá que se ha actualizado. Encontrará que el menú de comida ya está incluido.
También puede ver los metadatos alrededor del archivo.
Además, hay enlaces si desea ir al archivo en sí.
Edición de un archivo para fuentes RSS en SharePoint
Volvamos a la página Gastos y modifiquemos un archivo existente. Para este ejemplo, usaremos el archivo E_Accounting_Supplies_586 .
A continuación, marcaremos la casilla de verificación junto al archivo.
Después de eso, haremos clic en la cinta ARCHIVOS.
Luego, haremos clic en Editar propiedades .
A continuación, cambiaremos el Departamento. Para ello, lo cambiaremos de Contabilidad a Ventas .
Finalmente, haga clic en Guardar .
Cuando regrese y actualice el RSS FEED para TestSite: página de gastos , también se realizará un seguimiento en RSS.
Lectura de sus fuentes RSS
El uso de un lector de RSS como Feedly es una excelente manera de leer su RSS, especialmente si tiene varias fuentes RSS. Podría tener una fuente RSS para una biblioteca de documentos y otra de las otras bibliotecas. No le gustaría leer sus fuentes RSS usando varios enlaces.
Para este blog, usaremos Microsoft Outlook , ya que tiene un administrador de fuentes RSS . Primero, hagamos clic en suscribirse a esta fuente RSS .
Recibirá una alerta que le pedirá que abra Outlook .
A continuación, haga clic en Abrir Outlook . Si tiene Outlook instalado en su computadora, lo abrirá automáticamente.
Luego, recibirá una alerta de Microsoft Outlook que le preguntará si desea agregar la fuente RSS a Outlook .
Podemos hacer clic en Avanzado para configuraciones adicionales, pero lo dejaremos por defecto.
Finalmente, hagamos clic en Sí .
Cuando inicie sesión en su Outlook , verá una sección llamada Fuentes RSS .
Además, verá las fuentes RSS denominadas Gastos de TestSite.
Además, cualquier cambio o modificación realizada en la biblioteca de documentos nos enviará una notificación.
Dentro del mensaje...
…puede hacer clic en Ver artículo para ver los cambios.
Cambiar de la vista clásica a la vista moderna
Tenga en cuenta que la vista clásica será nuestra vista predeterminada desde que la cambiamos. Solo volverá a la vista moderna una vez que la hayamos revertido. Podemos hacerlo en estos sencillos pasos.
Primero, haga clic en la cinta BIBLIOTECA .
Luego, haga clic en Configuración de la biblioteca .
A continuación, haz clic en Configuración avanzada .
Después de eso, nos desplazaremos hacia abajo hasta el final de la página. Y encontrarás la sección Lista de experiencias . Simplemente seleccione la experiencia que desea entre Experiencia clásica y Nueva experiencia . Luego haga clic en Aceptar .
Control de versiones en la biblioteca de documentos de SharePoint
Plataforma de SharePoint: funciones de redes sociales
La funcionalidad de búsqueda de SharePoint
Conclusión
En resumen, hemos discutido las fuentes RSS y por qué debería usarlas en SharePoint . Es mucho mejor que usar alertas, porque además de las notificaciones que recibirás, podrás leerlo con un lector de RSS. Si está en movimiento, puede usar su teléfono móvil para leer sus fuentes RSS siempre que tenga un lector de RSS instalado.
El uso de esta función en SharePoint puede parecer complicado, pero cuando la utilice, le brindará más comodidad. Podrá recibir actualizaciones y realizar un seguimiento de lo que sucede en su biblioteca de documentos . Por lo tanto, asegúrese de crear fuentes RSS , ya que es muy beneficioso para su sitio de SharePoint.
Mis mejores deseos,
Enrique
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