Hoja de trucos de Excel: una guía para principiantes con consejos para ahorrar tiempo

Excel es una poderosa herramienta que lo ayuda a almacenar datos, realizar cálculos y organizar información. Para hacer el mejor uso de la herramienta, necesita una referencia rápida que lo guíe a través de las diversas funciones, comandos y accesos directos.

Este artículo es una hoja de trucos de Excel completa diseñada específicamente para principiantes. Comienza con lo básico y continúa con funciones, fórmulas y herramientas de análisis de datos.

Asegúrese de marcar esta página como favorita para que pueda encontrarla fácilmente en un abrir y cerrar de ojos o si desea descargar e imprimir la hoja de trucos, puede hacerlo a continuación.

Excel-cheat-sheet-beginners-1 Descargar

¡Empecemos!

Tabla de contenido

• Hoja de referencia para navegar por la interfaz de Excel
  • 1. Cinta
  • 2. Libro de trabajo y hojas de trabajo
  • 3. Filas, Columnas y Celdas
• Hoja de trucos para conceptos básicos de Excel
  • 1. Ingreso de datos
  • 2. Edición de datos
  • 3. Mover y seleccionar datos
  • 4. Buscar y reemplazar
• Hoja de trucos para formatear celdas
  • 1. Formatos de números
  • 2. Formatos de texto
  • 3. Bordes y sombreado
  • 4. Formato condicional
• Hoja de referencia de fórmulas de Excel
  • 1. Funciones de texto de Excel
  • 2. Funciones matemáticas de Excel
  • 3. Funciones de tiempo de Excel
  • 4. Funciones de búsqueda de Excel
  • Referencia de celdas con fórmulas de Excel
  • Solución de problemas de errores de fórmula
• Hoja de referencia para las herramientas de análisis de datos de Excel
  • 1. Clasificación y filtrado
  • 2. Tablas dinámicas
  • 3. Tablas y Gráficos
• Hoja de trucos para atajos de teclado de Excel
  • 1. Atajos generales
  • 2. Accesos directos de navegación
  • 3. Atajos de formato
  • 4. Atajos de análisis de datos
• Pensamientos finales

Hoja de referencia para navegar por la interfaz de Excel

Comenzamos con una hoja de trucos para navegar por la interfaz de Excel, que puede parecer un poco intimidante a primera vista, ¡pero no se preocupe!

Esta sección le brindará información sobre las características esenciales, los accesos directos y los trucos, incluida la cinta de opciones , los libros de trabajo y las hojas de trabajo , y las filas, columnas y celdas .

1. Cinta

La cinta está en la parte superior de la pantalla. Cada pestaña incluye un conjunto de comandos para ayudarlo a realizar tareas rápidamente

Para mostrar u ocultar los comandos de la cinta, presione Ctrl-F1.

Si no puede recordar la ubicación de un comando, siempre puede usar la barra de búsqueda en la cinta para encontrarlo.

2. Libro de trabajo y hojas de trabajo

Un libro de trabajo es un archivo de Excel que contiene una o más hojas de trabajo. Las hojas de trabajo son donde organiza y procesa sus datos.

Puede navegar a través de sus hojas de trabajo usando atajos de teclado:

• Presione Ctrl + Re Pág para pasar a la hoja siguiente.

• Presione Ctrl + AvPág para pasar a la hoja anterior.

3. Filas, Columnas y Celdas

Las hojas de cálculo se componen de filas, columnas y celdas.

Las filas están etiquetadas con números y las columnas están etiquetadas con letras. Las celdas son la intersección de filas y columnas y se las denomina mediante etiquetas de columna y fila, como A1 o B2.

Para navegar dentro de una hoja de trabajo, use las teclas de flecha para moverse hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.

También puede utilizar los siguientes accesos directos:

• Ctrl + flecha arriba

• Ctrl + flecha hacia abajo

• Ctrl + flecha izquierda

• Ctrl + flecha derecha

Para seleccionar un rango de celdas, haga clic y arrastre con el mouse o mantenga presionada la tecla Mayús mientras usa las teclas de flecha.

Para seleccionar rápidamente toda la fila o columna, haga clic en el número de fila o en la letra de la columna.

Ahora que sabe cómo navegar por la interfaz de Excel, repasemos algunos de los conceptos básicos del programa en la siguiente sección de nuestra hoja de trucos.

Hoja de trucos para conceptos básicos de Excel

Esta sección de la hoja de trucos presenta las bases que necesita para trabajar con datos en sus hojas de cálculo, por ejemplo, cómo ingresar , editar , mover y buscar datos .

1. Ingreso de datos

Para ingresar datos en Excel, simplemente haga clic en una celda y comience a escribir. Presione 'Enter' o 'Tab' para moverse a la siguiente celda en la fila o columna, respectivamente.

También puede usar las teclas de flecha para navegar entre las celdas.

2. Edición de datos

Para editar datos en una celda, haga doble clic en la celda o presione 'F2' para editar el contenido de la celda directamente.

También puede hacer clic en la celda y editar el contenido en la barra de fórmulas ubicada en la parte superior de la ventana de Excel.

• Presiona 'Enter' para aplicar tus cambios.

• Para deshacer, presione 'Ctrl' + 'Z', o use el botón 'Deshacer' en la barra de herramientas de acceso rápido.

• Para rehacer, presione 'Ctrl' + 'Y', o use el botón 'Rehacer' en la barra de herramientas de acceso rápido.

3. Mover y seleccionar datos

Para mover una sola celda o un rango de celdas, siga estos pasos:

1. Haga clic en la celda o celdas que desea mover.

2. Pase el cursor sobre el borde de las celdas hasta que se convierta en una flecha de cuatro lados.

3. Haga clic y arrastre las celdas a su nueva ubicación.

Para seleccionar un rango de celdas, haga clic en la esquina superior izquierda del rango y arrastre el cursor a la esquina inferior derecha.

Alternativamente, puede usar las teclas de flecha 'Shift' + para seleccionar celdas.

Para seleccionar celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla 'Ctrl' mientras hace clic en las celdas deseadas.

4. Buscar y reemplazar

Para encontrar un valor o texto específico en su hoja de trabajo:

1. Presione 'Ctrl' + 'F' para abrir el cuadro de diálogo 'Buscar'.

2. Introduzca su consulta de búsqueda.

3. Haga clic en 'Buscar siguiente' o 'Buscar todo' para ubicar las instancias de su término de búsqueda.

Para reemplazar un valor o texto:

1. Presione 'Ctrl' + 'H' para abrir el cuadro de diálogo 'Reemplazar'.

2. Ingrese el valor que desea encontrar en el campo 'Buscar qué'.

3. Ingrese el valor que desea reemplazar dentro del campo 'Reemplazar con'.

Ahora puede hacer clic en 'Reemplazar' para reemplazar una sola instancia o en 'Reemplazar todo' para reemplazar todas las instancias en el rango seleccionado o en la hoja de trabajo completa.

Con lo básico hecho, echemos un vistazo a lo que necesita recordar al formatear celdas en la siguiente sección.

Hoja de trucos para formatear celdas

Al ingresar fechas u horas, formatee las celdas en consecuencia antes de ingresar los datos.

Para formatear una celda:

1. Haga clic derecho en la celda.

2. Elija 'Formato de celdas'.

3. Seleccione el formato deseado.

1. Formatos de números

Puede elegir el formato de número apropiado para simplificar la presentación de datos. Así es como puede aplicar diferentes formatos de número:

1. Seleccione las celdas que desea formatear.

2. Haga clic con el botón derecho y elija 'Formatear celdas' o use el atajo Ctrl+1.

3. Haga clic en la pestaña 'Número' y seleccione el formato deseado de la lista.

Los formatos de números comunes incluyen:

• General : formato predeterminado sin estilos específicos.

• Número : Muestra números con decimales y comas.

• Moneda : agrega símbolos de moneda a los números.

• Porcentaje : Representa el valor como un porcentaje.

• Fecha : Formatea el valor de la celda como una fecha.

2. Formatos de texto

Mejore la legibilidad de su texto aplicando varias opciones de formato .

Cuando selecciona las celdas que contienen el texto que desea formatear, puede usar métodos abreviados de teclado para formatear rápidamente:

• Ctrl+B para negrita.

• Ctrl+I para cursiva.

• Ctrl+U para subrayar.

Alternativamente, use las opciones de la barra de herramientas en la pestaña 'Inicio', como 'Fuente' y 'Alineación'.

3. Bordes y sombreado

Aplique bordes y sombreado para enfatizar o diferenciar los datos de las celdas. Sigue estos pasos:

1. Seleccione las celdas que desea formatear.

2. Haga clic derecho y seleccione 'Formatear celdas', o use el atajo Ctrl+1.

3. Haga clic en la pestaña 'Borde' para personalizar los bordes de las celdas o en la pestaña 'Relleno' para sombrear.

4. Formato condicional

El formato condicional le permite aplicar formatos en función de condiciones específicas. He aquí cómo implementarlo:

1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar el formato condicional.

2. Haga clic en la pestaña 'Inicio' y elija 'Formato condicional' en la cinta.

3. Seleccione de la lista de condiciones disponibles o cree una nueva regla.

4. Asigne el formato apropiado para la condición seleccionada.

Esta poderosa herramienta puede ayudarlo a identificar tendencias, inconsistencias o valores específicos en su hoja de cálculo con facilidad.

En la siguiente sección de nuestra guía de referencia, proporcionamos una hoja de trucos para las fórmulas populares de Excel. ¡Vamos!

Hoja de referencia de fórmulas de Excel

Antes de brindarle las fórmulas y funciones de Excel más utilizadas, aquí hay una introducción rápida sobre cómo usarlas.

Las fórmulas en Excel se utilizan para realizar cálculos y manipular datos con funciones integradas.

Para crear una fórmula, comience con un signo igual (=) seguido de una combinación de números, referencias de celdas y operadores matemáticos.

Aquí hay un ejemplo que suma los valores en el rango A1 a A5

=SUMA(A1:A5)

Con eso en mente, veamos algunas fórmulas y funciones básicas de Excel.

1. Funciones de texto de Excel

A veces es necesario cortar cadenas en una celda. Por ejemplo, extraer las partes de una dirección es una tarea común. Estas funciones de texto son muy útiles:

• IZQUIERDA : esta función devuelve el primer o varios caracteres de una cadena.

• DERECHA : obtiene el último o varios caracteres de una cadena.

• MID : obtiene caracteres en el medio de la cadena.

• CONCAT : pone cuerdas juntas.

Este ejemplo muestra el uso de la función IZQUIERDA para extraer los primeros cuatro caracteres:

Las funciones de búsqueda proporcionan funciones potentes para trabajar con texto:

• ENCONTRAR : localiza una cadena específica dentro de otra cadena de texto

• BUSCAR: similar a ENCONTRAR pero funciona con caracteres comodín

En la siguiente sección, echamos un vistazo a algunas funciones matemáticas populares de Excel.

2. Funciones matemáticas de Excel

Hay una larga lista de funciones de Excel que incluye algunos cálculos muy complejos. Estos son los que usará con más frecuencia:

• SUMA : Suma un rango de números.

• PROMEDIO : Calcula el promedio (media aritmética) de un rango de números.

• MIN : Devuelve el valor más pequeño de un conjunto de datos.

• MAX : Devuelve el valor más grande en un conjunto de datos.

• COUNT : cuenta el número de celdas que contienen números dentro de un rango.

• PRODUCTO : Multiplica un rango de números juntos.

Aquí hay un ejemplo de la función SUMA:

3. Funciones de tiempo de Excel

Las funciones de tiempo lo ayudan a administrar, convertir y manipular datos de tiempo.

• AHORA : Devuelve la fecha y hora actual.

• : Devuelve la fecha actual sin la hora.

• HORA : Extrae la hora de una hora determinada.

• MINUTO : Extrae los minutos de una hora determinada.

• SEGUNDO : Extrae los segundos de un tiempo dado.

• HORA : Construye un valor de tiempo a partir de valores separados de hora, minuto y segundo.

4. Funciones de búsqueda de Excel

Una función de búsqueda busca valores específicos dentro de un rango o tabla y devuelve los datos correspondientes de otra columna o fila. Estos son los más comunes para los usuarios de Excel:

• VLOOKUP: Searches for a value in the first column of a table and returns a value in the same row from a specified column.

• HLOOKUP: Searches for a value in the first row of a table and returns a value from a specified row in the same column.

• INDEX: Returns a value from a specified row and column within a given range or table.

• MATCH: Searches for a specified item in a range or array and returns the relative position of the item within that range.

If you’ve got the latest version of MS Excel, there are some new features like XLOOKUP, which is faster than the older functions.

Here’s an example of using the VLOOKUP function:

Cell Referencing with Excel Formulas

Cell referencing is a way to point to a specific cell or range of cells in a formula. There are two types of cell references: absolute and relative.

Absolute refers to a specific cell or range and keeps the same reference even when the formula is copied. It uses a dollar sign ($) to denote absolute referencing, like $A$1.

A relative reference changes when the formula is copied to another cell or range, adjusting the reference based on the new location.

Formula Error Troubleshooting

Formulas can sometimes result in errors due to incorrect syntax, invalid references, or other issues with calculation. Some common error messages are:

• #DIV/0!: Division by zero

• #NAME?: Occurs when Excel doesn’t recognize text in the formula

• #REF!: Invalid cell reference

• #VALUE!: Occurs when the wrong data type is used in a formula

Para corregir errores, verifique la sintaxis de la fórmula, las referencias de celda y los tipos de datos para asegurarse de que sean correctos y compatibles.

Con las fórmulas listas, la siguiente sección de nuestra referencia es para las herramientas de análisis de datos de Excel.

Hoja de referencia para las herramientas de análisis de datos de Excel

Excel proporciona una amplia gama de herramientas para ayudarlo a analizar y organizar sus datos de manera efectiva. Analicemos las diversas herramientas y su importancia.

1. Clasificación y filtrado

Ordenar y filtrar en Microsoft Excel le permite organizar sus datos de una manera más organizada. Para acceder a la función:

1. Vaya a la pestaña Inicio.

2. Haga clic en "Ordenar y filtrar" en la sección Edición.

3. Elija una de las opciones en la lista desplegable.

Estas son tus opciones:

• Ordenar de la A a la Z: Ordena datos de texto alfabéticamente o datos numéricos del valor más bajo al más alto.

• Ordenar de Z a A: Ordena datos de texto en orden alfabético inverso o datos numéricos del valor más alto al más bajo.

• Clasificación personalizada: aplique múltiples condiciones de clasificación a sus datos.

• Filtro: muestra solo las filas que cumplen criterios específicos.

2. Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas se utilizan para resumir y consolidar sus datos de manera efectiva. Le permiten realizar análisis de datos rápidos arrastrando y soltando diferentes campos en filas o columnas y aplicando cálculos como suma, promedio y desviación estándar.

Para crear una tabla dinámica:

1. Seleccione su rango de datos.

2. Haga clic en la pestaña 'Insertar' en la barra de herramientas de Excel.

3. Elija 'Tabla dinámica' en el menú desplegable y configure los ajustes de su tabla dinámica.

4. Arrastre y suelte campos en filas, columnas y áreas de valores para analizar sus datos.

3. Tablas y Gráficos

Representaciones visuales de sus datos usando gráficos

y los gráficos pueden ayudarlo a obtener mejores conocimientos y tomar decisiones informadas. Excel viene con una práctica variedad de tablas y gráficos para elegir, que incluyen:

• Gráficos de columnas: compare diferentes conjuntos de datos en distintas categorías.

• Gráficos de barras: muestre comparaciones entre categorías discretas horizontalmente.

• Gráficos de líneas: muestre tendencias y patrones a lo largo del tiempo.

• Gráficos circulares: ilustran datos proporcionales y porcentajes.

Para crear un gráfico en Excel:

1. Seleccione su rango de datos.

2. Haga clic en la pestaña 'Insertar' en la barra de herramientas de Excel y elija el tipo de gráfico deseado.

3. Personalice el diseño, el diseño y el formato de su gráfico para cumplir con sus requisitos.

Los cuadros y gráficos son herramientas poderosas. Si quieres ver algunos en acción, mira este video:

¡Hemos cubierto mucho terreno hasta ahora! Lo siguiente es una referencia para los métodos abreviados de teclado populares de Excel.

Hoja de trucos para atajos de teclado de Excel

Hay cuatro categorías de métodos abreviados de teclado en Excel:

1. Accesos directos generales

2. Accesos directos de navegación

3. Atajos de formato

4. Atajos de análisis de datos

1. Atajos generales

Estos son algunos atajos de uso común para tareas de rutina y comandos de Excel:

• Ctrl + N : Crear un nuevo libro de trabajo

• Ctrl + O : abre un libro de trabajo existente

• Ctrl + S : Guardar el libro de trabajo actual

• Ctrl + Z : Deshacer la última acción

• Ctrl + Y : Rehace la última acción

• Ctrl + C : copia las celdas seleccionadas

• Ctrl + X : Cortar las celdas seleccionadas

• Ctrl + V : Pega las celdas copiadas o cortadas

2. Accesos directos de navegación

Para navegar dentro de un libro de trabajo, pruebe los siguientes accesos directos:

• Ctrl + teclas de flecha : Mover al borde de la región de datos actual

• Ctrl + G : abre el cuadro de diálogo Ir a

• Ctrl + Re Pág : Mover a la hoja anterior en el libro de trabajo

• Ctrl + AvPág : Pasar a la siguiente hoja del libro

• Inicio : Mover al principio de una fila

• Ctrl + Inicio : Mover a la primera celda de la hoja de trabajo (A1)

3. Atajos de formato

Use estos accesos directos para formatear en Excel:

• Ctrl + 1 : abre el cuadro de diálogo Formato de celdas

• Ctrl + B : Aplicar o eliminar el formato de negrita

• Ctrl + I : Aplicar o eliminar el formato de cursiva

• Ctrl + U : Aplicar o eliminar el formato de subrayado

• Ctrl + 5 : Aplicar o eliminar formato tachado

• Alt + H + H : Accede a las opciones de Color de relleno

• Alt + H + B : Accede a las opciones de borde

4. Atajos de análisis de datos

Al trabajar con datos, estos accesos directos pueden ser útiles:

• Alt + A + S + S : ordena los datos seleccionados alfabéticamente

• Alt + A + T : Agregar o quitar un filtro al rango seleccionado

• Ctrl + Shift + L : Habilitar o deshabilitar Autofiltro

• Alt + = : Inserta una fórmula de Autosuma

• F2 : Editar una celda activa

• Ctrl + Shift + Enter : ingrese una fórmula como una fórmula de matriz

Al dominar estos atajos de teclado, puede navegar, formatear y analizar sus datos de manera más eficiente y efectiva.

Pensamientos finales

Y ahí lo tenemos. Hemos cubierto mucho terreno en esta hoja de trucos, sumergiéndonos en los aspectos esenciales de la navegación por la interfaz de Excel.

Esta guía está aquí para simplificar su viaje con Excel, ofreciéndole las herramientas clave, atajos y técnicas al alcance de su mano, ¡así que asegúrese de guardarla para referencia futura!

Si bien todavía hay mucho más en Excel, dominar estos conceptos básicos lo pondrá en la vía rápida para convertirse en un profesional de Excel. Por lo tanto, siga practicando, siga explorando y seguirá descubriendo las inmensas capacidades que Excel tiene para ofrecer. ¡Feliz hoja de cálculo!