En este tutorial, le mostraré la última fórmula de Asignación de presupuesto que puede usar cuando maneja cantidades y datos de diferentes granularidades. Puede ver el video completo de este tutorial en la parte inferior de este blog.
Sus presupuestos pueden tener una granularidad mensual, trimestral o anual, mientras que sus ventas suelen tener un nivel diario. Esto crea un desajuste en el modelo.
La fórmula de asignación de presupuesto discutida en este tutorial le permitirá resolver este desajuste en granularidades. También le permitirá cambiar fácilmente entre diferentes contextos de tiempo con solo unos pocos ajustes en el algoritmo.
Después de comprender cómo funciona, podrá utilizar esta metodología de manera efectiva cuando trate con presupuestos en sus propios entornos.
Tabla de contenido
Granularidades no coincidentes
Veamos el modelo.
Sus presupuestos generalmente tendrán diferentes granularidades. Esto significa que sus presupuestos pueden tener un nivel mensual, por ejemplo, presupuesto por mes o por producto.
Pero su tabla de Ventas o hechos puede estar en un nivel diario.
Entonces, hay un desajuste de granularidad.
Para ejecutar un análisis o una comparación, debe encontrar una manera de asignar sus presupuestos a través de la mayor granularidad.
La mayor granularidad, en este caso, es todos los días.
Por lo tanto, debe encontrar una manera de tomar sus cantidades mensuales y distribuirlas en cantidades diarias.
Introducción a la fórmula de asignación presupuestaria
Llamo a esto la fórmula de asignación de presupuesto final porque puede utilizar esta técnica con presupuestos de cualquier granularidad. Puede usarlo para presupuestos trimestrales o anuales. Todo lo que necesita es hacer algunos ajustes leves para que esto funcione.
Primero, veamos el resultado final de la fórmula de asignación de presupuesto .
Tengo mi fecha en la tabla y puedo cambiarla fácilmente usando la segmentación.
También tengo mi monto de Ventas totales y Asignación de presupuesto .
Se hace referencia a la tabla en esta visualización:
Mis ventas diarias son variables. Pero mis Presupuestos son constantes porque son montos mensuales.
Sin embargo, este gráfico muestra mejor la representación porque muestra una perspectiva mensual.
El gráfico muestra las Ventas realizadas por mes versus el Presupuesto mensual.
Comprender el algoritmo de asignación
Ahora, veamos la fórmula.
Lo que quiero explicar primero es esta parte de la fórmula:
Para entenderlo, déjame darte un ejemplo. Digamos que hay una cantidad mensual. Multipliquemos esa cantidad por 1 dividido por 30, o por la cantidad de días que tiene el mes. Eso se convierte en el algoritmo de asignación.
La fórmula es DayInContext dividido por DaysInMonth multiplicado por MonthlyBudgetAmounts . Esa se convierte en la metodología que le dará la asignación presupuestaria mensual para cada día.
Por lo tanto, si tuviera presupuestos trimestrales, sería 1 dividido por DaysInQuarter multiplicado por el presupuesto trimestral . Así es como se asigna un presupuesto trimestral para todos los días.
Es solo cuestión de construir y llegar a este punto en la fórmula.
Debe comenzar con esta parte de la fórmula en mente. Luego, debe averiguar cómo obtener el DayInContext dinámico , el DaysInMonth y cómo asignar los MonthlyBudgetAmounts .
En la fórmula para la Asignación de presupuesto, lo construí todo dentro de VARIABLES porque muchas de estas medidas individuales no son necesarias.
Debe usar cuando un cálculo solo es relevante para una medida en particular.
Si una medida puede ramificarse entonces, no recomendaría usar VARIABLES. En su lugar, primero crearía la medida inicial y luego la ramificaría en un total acumulativo o promedio móvil.
Componentes de la fórmula de asignación presupuestaria
Entonces, ahora echemos un vistazo a cada parte individual de la fórmula de asignación de presupuesto.
En primer lugar, está Days In Context .
Esto está tratando de contar cuántas fechas hay en un contexto particular.
Este es bastante fácil porque hay un contexto de evaluación para cada día. Entonces, si voy a (Fechas) , me dará un día para cada fila.
Ahora, vayamos a Días en el mes .
Este es un formato importante porque es una forma dinámica de calcular cuántos días hay en el mes.
Entonces, sigo usando COUNTROWS( Dates ) , pero cambié el contexto de la función . Eliminé los filtros de Fechas. Pero luego devuelvo los filtros usando del Month & Year .
Esto me da un contexto específico de mes y año. Entonces, para el mes de mayo, muestra 31 días; para junio, muestra 30 días.
No importa en qué mes se encuentre, se asignará exactamente el presupuesto mensual completo para ese mes. No obtendrá una discrepancia en la que un mes tiene 30 días pero luego se divide por 31 días.
Entonces, esto le permite tener asignaciones correctas y dinámicas.
Uso de TREATAS para relaciones virtuales
Lo siguiente que quiero hacer es calcular el presupuesto total . Ahora, veamos esta parte de la fórmula:
La fórmula del presupuesto total es una basada en una relación virtual que he creado.
Esta relación virtual es creada por la función .
En la tabla, puede ver estas cantidades más grandes.
Estas cantidades están determinadas por las selecciones en la segmentación Nombre del producto .
Sólo estoy mirando un grupo selecto de productos. Esto es contar el Presupuesto Total en cada uno de estos diferentes meses.
Ahora, echemos un vistazo a la fórmula TREATAS de las cantidades del presupuesto mensual .
TREATAS me permite crear una relación virtual.
Quiero crear la relación virtualmente porque hay muchos nombres de meses dentro de la tabla Fecha.
Y muchos nombres de meses dentro del Nombre del producto.
Colocar una relación de muchos a muchos crea demasiados problemas en sus modelos.
En cambio, voy a crear una relación virtual entre la tabla Fechas y la tabla Presupuestos de productos en mi fórmula.
La relación física entre la tabla Fechas y la tabla Ventas seguirá funcionando.
Pero crear una relación virtual le permite comparar información entre la tabla Fechas y la tabla Ventas por fechas.
Entonces, ahora tengo las cantidades mensuales.
Ejemplo de asignación de presupuesto
Volvamos a la fórmula de asignación de presupuesto.
Ahora, tengo todas las cosas que necesito para que funcione. Hay días en contexto y días en mes .
Entonces, al calcular 1 dividido por 30 multiplicado por el monto del presupuesto mensual, obtendré mi asignación diaria de 8,778.13.
Ir a un mes diferente dará una cantidad de asignación diaria diferente.
Cambio de granularidad en la fórmula
Esta es la fórmula de asignación de presupuesto final porque si tuviera presupuestos trimestrales, todo lo que necesita hacer es averiguar cómo manipular esta parte de la fórmula para trimestral.
Si tenía presupuestos anuales, todo lo que necesita hacer es asignarlos por año. Podría ser 365 o 90 días. Todo depende del parámetro que necesite asignar y comparar con sus resultados diarios o los resultados que tienen una mayor granularidad.
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Conclusión
Esta fórmula de Asignación Presupuestaria Definitiva le permite crear fácilmente informes presupuestarios y financieros incluso cuando se trata de datos de diferentes granularidades.
Con solo unos pocos ajustes a la fórmula, podrá cambiarla fácilmente al contexto que desea mostrar en sus informes.
Espero que hayas aprendido mucho con este tutorial.
Mis mejores deseos,
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