En este blog, hablaremos sobre la importancia y el uso de las listas de SharePoint. También discutiremos las diferentes formas de crear listas en SharePoint.
La forma de SharePoint de administrar una colección de datos como una tabla o una base de datos es a través de listas de SharePoint. Una base de datos es una forma de almacenar información. Cualquier tipo de información que desee almacenar es posible, ya sea para su escuela o negocio.
Para darle más idea, así es como se verían las listas de SharePoint usando un ejemplo que hicimos anteriormente.
Como puede ver en la imagen, estos son archivos para los gastos de una empresa.
Tabla de contenido
Preparando el archivo de Excel para su lista de SharePoint
Hemos incluido un enlace de recursos en este blog donde puede descargar este archivo de muestra que estamos usando. Ciertamente puede usar su propio archivo de Excel si tiene uno.
Primero, abramos el archivo de Excel.
Sin embargo, antes de importar el archivo a su SharePoint, debe decirle a su archivo de Excel que es una tabla de información. Entonces, en su archivo de Excel, resalte la información que está importando.
Luego, haga clic en Dar formato como tabla .
Puede elegir los estilos de mesa que desee. Pero para nuestro ejemplo, usaremos la primera opción en Light .
Después de eso, aparecerá un cuadro de diálogo . Preguntará dónde están los datos en la tabla.
Sin embargo, como lo destacamos anteriormente, el rango de filas ya está ahí. Entonces, no hay necesidad de poner nada.
A continuación, marque la casilla de verificación que le dice al archivo de Excel que su tabla tiene encabezados.
Luego, haga clic en Aceptar .
Esto le dice a Excel que esta es una tabla dentro de Excel.
Entonces, cuando coloca información en otras columnas fuera de la tabla, Excel la ignorará. Cuando lo importe a su lista de SharePoint, la información fuera de la tabla no se incluirá.
Asegúrese de guardar el archivo.
Creación de listas de SharePoint desde un archivo de Excel
Primero, debes asegurarte de que estás en la página principal o de inicio. Haga clic en Nuevo y luego seleccione Lista.
Una ventana nueva aparecerá. Aquí es donde puede elegir cómo desea crear la lista. Hay tres formas de crear una lista. En este blog, nos centraremos en crear una lista desde Excel.
Si va a importar uno desde un archivo de Excel, elija Desde Excel . En nuestro archivo de muestra, le hemos dicho a Excel que es una tabla.
Naveguemos hasta el archivo y hagamos clic en Abrir .
Entonces aparecerá una nueva ventana. Aquí es donde puede personalizar la lista de SharePoint que está creando. Además, verá los datos de la tabla en el archivo de Excel.
Personalización de su lista de SharePoint
En la parte superior derecha de la ventana, verá un menú desplegable. Aquí, puede seleccionar la tabla que desea importar. Dado que nuestro Excel solo tiene 1 tabla, solo verá Table1. Pero si tiene varias tablas, las verá incluidas en las opciones.
También en esta ventana, verá columnas en la parte superior. Puede usar esto para establecer el tipo de columna para los datos que está importando.
Tenga en cuenta que puede configurarlo según sus necesidades. En nuestro ejemplo, estamos utilizando datos de contacto. Por lo tanto, es mejor elegir el título como algo único. En lugar de usar el Nombre para el título, elegiremos el Correo electrónico. Por lo tanto, hagamos clic en el menú desplegable en la parte superior del correo electrónico .
Luego, elija Título de la lista.
Tenga en cuenta que no puede tener más de un título para el tipo de columna. Después de configurar el título, configuraremos el tipo de columna de las otras columnas de nuestra lista. Notará que hay múltiples opciones para el tipo de columna.
Para el Nombre y el Apellido , usaremos una sola línea de texto . Para el DOB , queremos usar una fecha, pero aún no podemos usarla, así que también usaremos una sola línea de texto .
A continuación, para Oficina y Marca actual , elegiremos Elección para poder elegir un conjunto de opciones más adelante.
Y para el número de teléfono , también usaremos una sola línea de texto .
Después de eso, haga clic en Siguiente .
Configuración de una lista en SharePoint
En nuestro ejemplo, usaremos " Clientes " como su Nombre .
A continuación, escribiremos la descripción de la lista que acabamos de hacer para ayudarnos a identificar de qué se trata la lista. Para nuestro ejemplo, escribiremos " Esta es una lista de nuestros clientes existentes " en el campo de descripción .
Luego, desmarcaremos la navegación del sitio para que no aparezca en el panel de navegación del sitio a la izquierda.
Finalmente, haga clic en Crear.
Nos llevará a la página de carga, mientras SharePoint crea su lista.
Y una vez hecho esto, lo redirigirá automáticamente a la lista que acabamos de crear.
Notarás que mueve automáticamente el título al principio. Esto le ayudará a identificar de qué se tratan los datos.
Además, todos los datos que importamos ahora están completos.
Otras formas de crear listas de SharePoint
En esta parte, solo le mostraremos cómo se verían las otras opciones. De nuevo, puede elegir entre Lista en blanco , Desde Excel y Desde lista existente .
Si desea crear nuevos datos, elegirá Lista en blanco . Luego aparecerá un cuadro de diálogo solicitando el nombre de la lista, la descripción y si queremos agregarla a la navegación de nuestro sitio.
Si ya hizo una lista y desea volver a hacerla, elija De la lista existente . Luego aparecerá un cuadro de diálogo donde podemos elegir los sitios que tienen la lista existente que podemos usar.
Después de seleccionar una lista existente, aparecerá otro cuadro de diálogo donde podemos establecer el nombre de la lista, la descripción y si queremos agregarla en la navegación de nuestro sitio.
También hay algunas plantillas disponibles para que elijas. Una de las mejores cosas de las plantillas es que tienen sus propias vistas y flujos de trabajo.
Sitio de proyecto de SharePoint: creación y configuración
Microsoft SharePoint | Una descripción general
del tutorial de MS SharePoint: creación de cuentas
Conclusión
En resumen, hemos aprendido cómo preparar su archivo de Excel antes de importarlo a SharePoint. Más importante aún, hemos aprendido cómo crear una lista a partir de un archivo de Excel y las otras formas de crear una lista.
Mientras siga estos pasos, seguramente podrá acostumbrarse a importar tablas desde sus archivos de Excel. Con suerte, este tutorial también lo ayudó a comprender la importancia y el uso de las listas de SharePoint.
Mis mejores deseos,
Enrique
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