Metadatos de SharePoint | Una introducción

En este blog, le mostraremos cómo organizar sus archivos a través de la estructura de carpetas. También hablaremos sobre los beneficios de los metadatos de SharePoint para organizar y ubicar nuestros archivos fácilmente en comparación con el uso de la jerarquía de carpetas. 

Los metadatos de SharePoint son la información adicional sobre sus archivos, no el contenido de los archivos. Ayuda a los usuarios a localizar, recuperar y organizar fácilmente su contenido.

Organizar nuestros archivos correctamente nos ayuda a ubicarlos correctamente, lo cual es crucial para nuestra productividad. En nuestra computadora, generalmente agrupamos nuestros archivos a través de estructuras de carpetas o jerarquías.

Tabla de contenido

• Uso de la estructura de carpetas tradicional en SharePoint
• Uso de jerarquía de carpetas en lugar de metadatos de SharePoint
• Beneficios de los metadatos de SharePoint para organizar archivos
• Conclusión

Uso de la estructura de carpetas tradicional en SharePoint

Algunas personas todavía prefieren organizar sus archivos usando carpetas. Para este ejemplo, tenemos una carpeta llamada Gastos – TRADICIONAL .

Dentro de esta carpeta se encuentran los informes de gastos de muestra de los diferentes departamentos de nuestra empresa. La organización inicial que hicimos en estos archivos es renombrándolos.

E significa gasto, seguido del nombre del departamento, para qué es el gasto, luego un código de número aleatorio al final. En una empresa grande, puede haber cien de estos informes todos los días. Por lo tanto, organizarlos por nombres no será tan útil. 

Lo primero que podemos hacer para organizarlos es creando carpetas y separándolas por sus departamentos.

Entonces, movimos todos los informes de gastos de contabilidad a la carpeta de contabilidad, el informe de gastos de recursos humanos a la carpeta de recursos humanos, y así sucesivamente.

Entonces, esa es la forma tradicional de organizar nuestros archivos en nuestras bibliotecas de documentos. 

Uso de jerarquía de carpetas en lugar de metadatos de SharePoint

Sin embargo, el uso de carpetas o sistemas de directorios nos limita al tener una sola forma de agrupar nuestros archivos. Para esta instancia, solo nos permite organizarnos en base a una categoría, que es el departamento. Entonces, si queremos ver todos los informes relacionados con viajes o suministros, debemos buscarlos en cada una de las carpetas del departamento. Eso no es realmente eficiente y dificulta la localización de archivos. 

Otro problema con el uso exclusivo de la jerarquía de carpetas para organizar archivos son los archivos duplicados. Podríamos querer agrupar nuestros archivos por departamentos y también por su tipo de gasto. Con estos, podríamos tener la intención de guardar una copia del mismo archivo pero dentro de cada carpeta.

También podemos buscar nuestros archivos en SharePoint a través del campo de búsqueda. Sin embargo, algunos usuarios pueden escribir incorrectamente sus informes de archivos. 

Beneficios de los metadatos de SharePoint para organizar archivos

Los metadatos de SharePoint brindan información adicional sobre nuestros archivos, como el nombre del archivo, la fecha de creación, quién lo creó, el tamaño del archivo, el tipo de archivo y mucho más. Esto nos ayuda a organizar, recuperar y localizar nuestros archivos fácilmente.

En la imagen de ejemplo a continuación, podemos ver los metadatos a través de las columnas Nombre , Modificado , Modificado por , Departamento y Tipo de gasto . Hay muchas formas de utilizar estas columnas de metadatos, como crear vistas , agrupar por y filtrar . 

Podemos crear más columnas de metadatos y personalizarlas según nuestras necesidades. Algunas columnas de metadatos, como Modificado y Modificado por, se completan automáticamente, lo que significa que no podemos cambiarlas. 

Para nuestro archivo de ejemplo, creamos la columna Departamento y Tipo de gasto junto con el filtro y el grupo por función. 

Por lo tanto, podemos agrupar o encontrar fácilmente los archivos por departamento o por su tipo de gasto.

También podemos usar los metadatos de SharePoint para la seguridad de la información, como impedir que los usuarios vean o editen algunos archivos. Con esto, podemos almacenar de forma segura archivos que son privados o confidenciales dentro de nuestra organización. 

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Conclusión

En resumen, podemos comprender la diferencia entre organizar archivos a través de la jerarquía de carpetas y usar metadatos de SharePoint. Tenga en cuenta que los metadatos de SharePoint son la información sobre sus archivos, no el contenido de los archivos.

Es completamente personalizable dependiendo de sus roles e industria. La característica más poderosa que nos brindan los metadatos es tener la capacidad de agrupar, ordenar o encontrar nuestros archivos fácilmente. Aprenderá más sobre esto una vez que comprenda cómo agregar columnas de metadatos. 

Mis mejores deseos,

Enrique