Cuando se trata de narración de datos, hay tres factores importantes a considerar para asegurarse de que nuestro informe cuente la historia correcta: el usuario , el contexto y la solución . Estos factores son críticos porque describen el propósito de cada informe.
En un tutorial anterior , describimos la narración de datos como el proceso de transmitir información a una audiencia determinada. Con una narración efectiva, podemos obtener el compromiso que buscamos de los usuarios finales.
¿Cómo hacemos que nuestras historias de datos sean más efectivas? Solo necesitamos hacer las preguntas correctas para saber qué enfoque utilizar a medida que desarrollamos nuestros informes.
Tabla de contenido
Narración de datos eficaz mediante la comprensión del usuario
La primera pregunta que siempre debemos hacernos es: "¿Quién es la audiencia?"
No identificar al usuario final significa que estamos elaborando un informe sin saber realmente qué elementos necesita nuestro informe. Una vieja cita dice: “Si uno no sabe a qué puerto navega, ningún viento es favorable”.
Esto se aplica al proceso de desarrollo del informe, específicamente a la narración. Deberíamos estar haciendo informes basados en lo que la audiencia necesita, y no basados en lo que personalmente queremos presentar.
¿Quién es la audiencia? ¿Cuál es su papel en su organización? ¿Cuál es su madurez analítica? ¿Tienen preferencias y hábitos que deberían dictar la forma en que se presentan los datos? ¿Qué tipo de herramientas utilizan?
También debemos entender sus puntos débiles y sus limitaciones. ¿Tienen hábitos que podrían dictar cómo analizan los datos?
Analistas versus ejecutivos
Conocer a la audiencia nos permite tomar decisiones sobre cómo debemos construir nuestro informe. Algunas audiencias son completamente visuales y aprecian el uso excesivo de gráficos, por ejemplo. Otros pueden necesitar explicaciones más detalladas sobre cada sección del informe.
También es importante entender que los analistas y ejecutivos siempre tendrán diferentes perspectivas.
Los analistas tienden a pasar más tiempo analizando el problema y menos expresando el problema o trabajando en una síntesis. Los ejecutivos son exactamente lo opuesto y se lanzarían a expresar el problema y trabajar en una síntesis sin dejar mucho tiempo para el análisis.
Debido a que los analistas y la gerencia general tienen dos formas radicalmente diferentes de abordar un problema, también debe hacer las preguntas correctas. ¿Cuáles son sus expectativas? ¿Qué harán con el informe? ¿Se utilizará para resaltar tendencias específicas y utilizarlo para la toma de decisiones?
Conocer el objetivo final del proyecto es extremadamente importante porque te dice cómo crear una historia que conducirá a los resultados que necesitan. Identificar a su audiencia como analistas o ejecutivos (o una combinación de ambos) le permite modificar su enfoque en función de sus prioridades.
Dos enfoques en lógica y flujo
Hay dos tipos básicos de enfoque en términos de lógica y flujo de la historia. El primer enfoque se llama enfoque inductivo.
El enfoque inductivo es un camino común que la mayoría de nosotros usamos para resolver problemas. Comenzamos con los hechos y analizamos los datos antes de hacer nuestro análisis. A partir de ahí, llegamos a una conclusión, que será la base principal de nuestras recomendaciones.
El segundo enfoque se llama enfoque deductivo.
Este enfoque deductivo comienza con recomendaciones sobre lo que se debe hacer antes de hacer preguntas sobre por qué se debe hacer. Si hay más preguntas, esa es la única vez que salta al análisis y la metodología.
Este enfoque es principalmente para ejecutivos que están menos interesados en ver los hechos y la metodología y les gustaría ver que se tomen medidas de inmediato. Las conclusiones y acciones serán su base principal para hacer preguntas, si es necesario. Saber esto le permite estar preparado con respuestas claras a esas preguntas.
La principal ventaja de este enfoque es la información detallada proporcionada dentro de un marco de tiempo limitado. Le permite participar en una discusión de preguntas y respuestas que ayudará a la audiencia a comprender sus ideas. Esto le permite resaltar mensajes clave en momentos óptimos.
Este enfoque tiene dos posibles resultados. En primer lugar, los usuarios finales podrían encontrar muy útil el acceso rápido a la información y podrían consolarlos si los hallazgos se alinean con su hipótesis inicial. Esto aumentará la propiedad.
Por otro lado, si termina demostrando que sus ideas son incorrectas, despertará interés y será una gran oportunidad para llamar su atención. Esto podría terminar como un punto de inflexión en su historia.
Comprender el contexto de su narración de datos
Conocer el contexto es otra clave para una narración de datos exitosa. Nunca olvide que está creando un informe para otra persona. Esto significa que el contexto puede ser diferente de lo que espera.
¿Por qué es necesario este informe? ¿Algo desencadenó esta necesidad? ¿Cuáles son las circunstancias?
Las interacciones de retroalimentación demuestran ser útiles en este caso. Le muestra cuál es el problema y le da la oportunidad de ver el panorama general. Le permite crear un informe que potencialmente podría allanar el camino hacia una resolución.
Una buena comprensión del contexto también lo ayuda a comprender qué preguntas comerciales deben responderse primero. Le permite estructurar su informe de manera lógica, en función de cuáles son las necesidades actuales. Crea una conexión entre el problema, las expectativas y la solución.
Llegar a una solución
El tercer factor importante a considerar al idear una historia de datos es la solución. ¿Cuáles son las preguntas a las que le gustaría obtener respuestas?
Hay muchas cosas que sus usuarios finales no saben pero que les gustaría averiguar a través del informe en el que está trabajando. Tenga en cuenta que esto no se trata solo de preguntas existentes que ya tienen. A medida que trabaje con los datos, formularán nuevas preguntas en el camino. Estas preguntas lo llevarán a la línea correcta de la historia a seguir.
Determinar qué soluciones brindar también lo ayudará a determinar si necesita un informe exploratorio o uno explicativo. Nuevamente, esto se relaciona con el tipo de audiencia que tienes. Si tiene ejecutivos como usuario final, lo más probable es que necesite informes explicativos que presenten menos detalles pero cubran un alcance más amplio. Su prioridad sería presentar acciones claras en lugar de profundizar en cada información.
Sin embargo, si su público está formado por personas que trabajan en operaciones, necesitará un informe exploratorio en el que presentará más detalles con un alcance limitado. Necesitarían herramientas para la interacción, como filtros, para poder navegar por el informe de manera más efectiva.
También es importante comprender si el informe aborda un nuevo requisito o si está destinado a reemplazar una solución existente. Si el informe está destinado a reemplazar una solución existente, tiene la ventaja de ver qué funcionó y qué no funcionó en la última solución que estaban usando.
Si este es un requisito nuevo, la mejor manera de crear un informe efectivo sería comprender de dónde proviene la necesidad. ¿Se supone que el informe debe abordar problemas actuales o debe evolucionar a medida que se descubren nuevos datos?
Cuanto más te comuniques con tu audiencia y hagas las preguntas correctas, más conocerás sus necesidades reales.
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Conclusión
Un informe es una herramienta de comunicación que facilita la comprensión del análisis técnico. Tiene un propósito y envía una llamada a la acción. Educa y proporciona información que ayudará a los usuarios finales a tomar decisiones.
Es por eso que desea crear una experiencia relevante, intuitiva y visualmente agradable para sus usuarios finales cada vez que produce un informe. Quieres causar un impacto. Eso es algo que puede lograr a través de una narración de datos eficaz .
Mis mejores deseos,
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