Permisos de SharePoint | Grupos vs. Niveles

En este blog, hablaremos sobre los permisos de SharePoint . Explicaremos por qué son importantes y por qué debería utilizarlos. Junto con esto, hablaremos sobre la diferencia entre Permisos y Autenticación . Además, hablaremos sobre grupos y niveles y por qué aprender la diferencia entre los dos es un factor crítico al configurar los permisos en su sitio de SharePoint.

Los permisos de SharePoint son una característica fundamental de un sitio de SharePoint. Mantiene el sitio más organizado y manejable. Además, proporcionará seguridad en todo el sitio.

Tabla de contenido

• Permisos Vs Autenticación
• La importancia de los permisos de SharePoint
• Grupos frente a niveles: descripción general de los permisos de SharePoint
  • Categorías de grupos
  • Categorías de nivel
• La importancia de los grupos y niveles para los permisos de SharePoint
• Conclusión

Permisos Vs Autenticación

Los permisos y la autenticación son dos cosas similares, pero pueden brindarle beneficios para cada una. Le darán seguridad a su sitio.

Cuando configura un permiso de página de SharePoint, está permitiendo que cierta persona o personas de su organización accedan a una página. Podrán hacer algunas modificaciones, agregar o eliminar un archivo.

Por otro lado, la Autenticación proporciona una seguridad adicional ya que el usuario deberá demostrar quién es realmente. Además de ingresar contraseñas cuando un usuario inicia sesión, deberá demostrar que es lo que dice ser.

Cuando inicia sesión en su sitio de SharePoint , la autenticación se realiza a través de Microsoft 365. Tenga en cuenta que la autenticación se realiza fuera de la autenticación de SharePoint. Esto se debe a que el sitio de SharePoint es el mismo que la autenticación para Outlook, Microsoft 365 o cualquier cosa relacionada con Microsoft.

En pocas palabras, la autenticación prueba que eres quien dices ser, mientras que los permisos se basan en quién eres.

La importancia de los permisos de SharePoint

Los permisos de SharePoint brindan beneficios a su organización. Si no desea que otras personas de su organización accedan a una lista o datos, o incluso a la página misma, Permisos lo resolverá por usted.

La principal ventaja que los permisos pueden darle a su organización es que podrá permitir que en su grupo acceda a qué página y archivo.

Por ejemplo, desea que la Persona A acceda a la página. Esta persona puede agregar y modificar los datos en la página. Y si otras personas intentan acceder a la página, no podrán hacerlo. Sin embargo, una vez que se autentica que es la Persona A , puede acceder y controlar la página.

Pero lo mejor de configurar los permisos en todo su sitio de SharePoint es el equilibrio.

Como se mencionó anteriormente, puede configurar una persona en su organización para que tenga control sobre una página mientras que los demás tendrán las otras páginas. También puede configurar un grupo en una página y tener configuraciones individuales para todos.

Por ejemplo, puede asignar a la Persona A las configuraciones 1, 5, 10 y 12, mientras que la Persona B tiene las configuraciones 2, 6 y 8. La Persona C tiene las configuraciones 11, 12, 13, 14 y los demás miembros de la organización. Esto significa que la Persona A no puede acceder a un documento que tiene la Persona C. Lo mismo ocurre con la Persona B para la Persona C.

También puede otorgar permisos a todos los usuarios . Esto les permitirá tener acceso completo a todo el sitio. Podrían agregar, editar, eliminar y mucho más. Sin embargo, no recomendaríamos esto. Dado que tienen acceso completo, podrían eliminar accidentalmente un archivo y borrar la papelera de reciclaje.

Grupos frente a niveles: descripción general de los permisos de SharePoint

Los permisos de SharePoint se componen de dos factores principales: grupos y niveles . En esta parte del blog, explicaremos sus diferencias y por qué son importantes.

Los grupos (a veces llamados equipos ) y los niveles tienen categorías.

Categorías de grupos

• propietarios Ellos son los dueños del sitio y tienen el control total. Este es básicamente el propietario y, en la mayoría de los casos, su mano derecha o alguien en quien confían plenamente.
• Miembros. Son directamente relevantes para el sitio de SharePoint.
• Visitantes. Estas son todas las personas de su organización. Es posible que no sean directamente relevantes para el sitio de SharePoint.

Sin embargo, debes tener en cuenta que también puedes agregar otros grupos. Si tiene una organización grande, puede nombrarlos según su oficina o ubicación. Otros ejemplos son " Administración sénior ", " Tenured ", " Miembros de Cisco " y mucho más.

Categorías de nivel

• Control total. Aquí es donde las personas del grupo tienen acceso completo. Principalmente, el grupo Propietarios tiene este nivel.
• Diseño. Los grupos pueden agregar una página y diseñarla. Además, pueden agregar nuevas páginas, editar construcciones de tablas, editar columnas de tablas y cambiar el formato de las columnas.
• Editar. Tiene un nivel más bajo que Diseño porque los usuarios de este nivel no pueden agregar páginas o datos en el sitio de SharePoint.
• Contribuir. Los grupos en este nivel pueden agregar elementos a la lista, editar su estructura o agregar comentarios. No podrán agregar nuevas páginas.
• Leer. Este es el nivel predeterminado más bajo. Solo pueden leer datos y no pueden modificar ningún elemento.

Similar a Grupos , también puede agregar otros niveles. Por ejemplo, puede crear un nivel llamado " Aprobación " y solo tendrá permisos para aprobar cosas, no para editar cosas solo para aprobarlas. Puede tener otro nivel de permiso llamado leer tablas, que solo permite a los usuarios leer tablas en su sitio y nada más.

La importancia de los grupos y niveles para los permisos de SharePoint

El principal beneficio de los Grupos y Niveles es la alineación de Permisos . Puede establecer quién en su organización estará en el grupo Propietarios y otros grupos en sus niveles correspondientes.

Pero la mejor parte es que puede agregar nuevos grupos y niveles además de los predeterminados. Con esto, puede decidir fácilmente quién tiene permisos específicos, ya que puede mezclar y combinar los niveles. Además, puede especificar lo que pueden hacer.

Por ejemplo, tenemos un nuevo grupo y lo llamaremos Grupo X. Luego, hagamos otros niveles de permisos, y lo llamaremos Nivel 1 y Nivel 2 . Los grupos del Nivel 1 pueden editar una página, mientras que los grupos del Nivel 2 pueden cambiar el encabezado de columna de una tabla. Y si alineamos el Grupo X con el Nivel 1 y el Nivel 2 , tendrán permisos en ambos.

Tenga en cuenta que si un usuario forma parte de varios grupos, heredará los permisos de ambos. Por ejemplo, un usuario puede ser parte del grupo Visitante y del Grupo X. Eso significa que el usuario tendrá el nivel de Lectura y al mismo tiempo, el Nivel 1 y el Nivel 2 . 

Además, puede mezclar y combinar los permisos en los niveles para una personalización completa.

Conclusión

Para resumir todo, ha aprendido de qué se tratan los permisos de SharePoint y por qué son tan importantes. También aprendiste la diferencia entre Grupos y Niveles junto con sus categorías.

Se recomienda encarecidamente utilizar Permisos en su SharePoint porque proporciona seguridad. Además, hace que la organización sea más sistematizada ya que todos pueden tener sus propios Permisos .

Espero que esto haya sido útil. Si desea obtener más información sobre este tema y otro contenido relacionado, puede consultar la lista de enlaces relevantes a continuación. 

Mis mejores deseos,

Enrique

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