Servicio de datos comunes para flujos de procesos empresariales

Antes de configurar un flujo de proceso comercial en Power Automate , primero debemos crear un CDS ( Common Data Service ). En este tutorial, analizaremos principalmente cómo crear un CDS antes de crear un flujo de proceso empresarial. 

Un Common Data Service es la forma que tiene Microsoft de consolidar todos los datos que tenemos y que provienen de todas las direcciones de una organización. 

Tabla de contenido

• Comprender los beneficios del servicio de datos comunes
• Entidades en Common Data Service
• Creación de un nuevo entorno CDS
• Configuración de permisos y roles de seguridad
• Conclusión

Comprender los beneficios del servicio de datos comunes

Por ejemplo, si somos una tienda minorista, tenemos datos provenientes de nuestro sistema POS o punto de venta, sistema de caja, software de recursos humanos, software de nómina y de nuestros proveedores, como facturas. Todos esos se capturan en un software diferente. 

CDS nos permite ingerir todo eso y ponerlo todo en un solo lugar. Una vez que tenemos todos nuestros datos en un servicio de datos comunes, tenemos un lugar para acceder a toda la información. Además, todas las aplicaciones que necesitamos construir se pueden construir a partir de CDS. Con esto, podemos construir un flujo o aplicaciones usando estos datos.  

Además, podemos aplicar ciertas reglas comerciales en torno a Common Data Service. Un ejemplo de una regla comercial es cuando cada vez que obtenemos datos de POS, debemos asegurarnos de que estén completos. Por lo tanto, debemos asegurarnos de que capture las transacciones de cada caja registradora. 

El tercer y último beneficio de tener Common Data Service con Microsoft es que es seguro y crea muchas copias de seguridad. Por lo tanto, si por alguna razón nuestros datos fallan, todos nuestros datos ahora están en el CDS, que está respaldado y se puede recuperar. 

Esos son los beneficios de CDS. Una vez más, necesitamos configurar un CDS para utilizar los flujos de procesos de negocio.

Entidades en Common Data Service

Podemos pensar en Common Data Service como una capa de datos entre todas nuestras diferentes fuentes de datos en una organización y las aplicaciones que usan los datos. Dentro de esa capa de datos se encuentran lo que llamamos Entidades .

Las entidades son diferentes tablas que tenemos en nuestra capa de CDS . 

Comprobemos eso. Haga clic en el menú desplegable Datos y haga clic en Entidades .  

Esto abrirá nuestra página de Power Apps que contiene las Entidades .

Cada una de estas Entidades es una mesa. Microsoft ya precargó entidades comunes que encuentra en las empresas en nuestra capa de servicio de datos común. Por lo tanto, no importa qué tipo de empresa seamos, vamos a tener una tabla con información de contacto, información de correo electrónico, etc. 

En otro tutorial, vamos a crear una Entidad, luego vamos a hacer que un proceso de negocio fluya a su alrededor. Una vez más, la única razón por la que estamos haciendo esto es configurar todas las infraestructuras que necesitamos para crear un flujo de procesos de negocios.

Creación de un nuevo entorno CDS

Otra cosa que debe saber sobre CDS es el medio ambiente. En este momento, estamos en nuestro entorno predeterminado. Podemos verlo mirando en la parte superior derecha de nuestra página. 

Lamentablemente, no podemos crear entidades en nuestro entorno predeterminado sin el permiso de la organización. Entonces, primero construyamos un nuevo entorno para tener los permisos necesarios para crear una entidad.

Primero, haga clic en el icono de configuración en la parte superior derecha de nuestra página.

Luego, haga clic en Centro de administración . 

Nos redirigirá a la página de Entornos donde podremos crear un nuevo entorno y ver la lista de los entornos creados.

Ahora vamos a crear un nuevo entorno haciendo clic en + Nuevo . 

Llamémoslo Env1 .

Para el Tipo , usemos Prueba . No queremos convertirlo en un entorno de espacio aislado porque necesitamos una base de datos que solo podemos obtener utilizando el tipo de prueba . 

Podemos elegir cualquier región que queramos. Para este ejemplo, dejemos el valor predeterminado que es Asia . El cuadro de texto Propósito es opcional, así que dejémoslo en blanco.

Nuevamente, necesitamos una base de datos, así que cambiemos esto a Sí . 

Luego, hagamos clic en el botón Siguiente .

No necesitamos cambiar nada en la siguiente parte, excepto cambiar la opción Implementar aplicaciones y datos de muestra a Sí . Esto es para que tengamos una muestra de datos de PowerApps para revisar. 

Hagamos clic en Guardar .

Volverá a tardar unos minutos en cargarse. Una vez hecho esto, el nuevo entorno que hemos creado aparecerá en esta página de entornos y veremos que actualmente se encuentra en una etapa de preparación. 

Después de esperar entre 5 y 10 minutos para guardar nuestro entorno, podemos hacer clic en el botón Actualizar .

Entonces, podemos ver que el estado de nuestro entorno está listo. 

Configuración de permisos y roles de seguridad

Ahora agreguemos permisos. Primero, haga clic en Configuración . 

Luego vaya a los roles de Seguridad .

Haga clic en el creador de entornos .

Después de eso, agreguemos personas. 

Vamos a agregarnos agregando el correo electrónico que hemos usado para registrarnos. 

Luego haga clic en el botón Agregar . 

Le hemos dado permiso a Henry Legge (la cuenta que estamos usando actualmente) para crear o eliminar entidades y agregar o eliminar datos. 

Ahora, si ponemos esto en producción, es bueno tener funciones de seguridad como esta. Esto es para que sepamos exactamente quién puede hacer qué y qué permisos tienen después de configurar la infraestructura.

Después de crear un entorno, ahora podemos volver a nuestra página de entidades de Power Apps y actualizar esta página para que podamos cambiar a nuestro nuevo entorno. 

Hagamos clic en Entorno en la parte superior derecha de la página y seleccionemos el entorno que hemos creado anteriormente ( Env1 ).

Ahora estamos redirigidos a nuestro nuevo entorno. Como podemos ver, hay un aviso de que esto expirará en 29 días. Eso está bien porque esto es solo para un tutorial. Sin embargo, si tiene datos reales que desea conservar, asegúrese de exportarlos dentro de los 29 días . 

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Conclusión

En resumen, podemos crear un servicio de datos común que es esencial al crear flujos de procesos comerciales. Una vez más, CDS nos permite tener un lugar para toda la información que necesitamos al crear aplicaciones. En términos más simples, es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos, como una base de datos.

También hace que nuestra información esté segura debido a las copias de seguridad que se crean automáticamente. Tenga en cuenta que antes de tener un CDS, debemos configurar un entorno donde podamos crear entidades. Como se mencionó, discutiremos cómo crear entidades en un tutorial separado.

Mis mejores deseos,

Enrique