Quoi de neuf dans Outlook 2019 ?

Outlook 2019 est le client de messagerie incontournable pour les entreprises depuis près de deux décennies, et c'est également l'un des favoris de nombreux utilisateurs à domicile et occasionnels. Dans Outlook 2019, Microsoft a pris en compte les commentaires des utilisateurs et a fourni plusieurs nouvelles fonctionnalités qui rendent Outlook encore plus facile et moins problématique à utiliser.

Outlook est comme un caméléon. Ses boutons et ses fonctionnalités peuvent varier considérablement selon le type de comptes que vous possédez. Si vous utilisez un compte de messagerie Microsoft Exchange pour votre lieu de travail, par exemple, vous aurez accès à une multitude de fonctionnalités que les autres ne voient jamais, comme la planification de salles de conférence et d'autres espaces de réunion lorsque vous planifiez une réunion et créez réponses automatiques d'absence du bureau pour les e-mails. Et si vous avez un compte de messagerie POP, vous disposez d'options telles que des indicateurs d'état et des catégories de couleurs que vous pouvez attribuer aux messages et aux événements du calendrier. Les personnes disposant de comptes de messagerie IMAP ne les reçoivent pas. Donc, si votre écran est différent de ce qui est montré dans cet article, c'est l'une des raisons pour lesquelles. Une autre raison est que vous utilisez peut-être Office 365, que Microsoft met régulièrement à jour,

Configuration de compte plus simple. . .

Au fil des ans, Microsoft a progressivement simplifié le processus de configuration du compte Outlook, en détectant de plus en plus de paramètres nécessaires à chaque version. À ce stade, dans Outlook 2019, c'est pratiquement infaillible. Fini le besoin de connaître les détails techniques tels que les noms de serveur de messagerie et les numéros de port (à moins que vous ne configuriez un type de compte spécial ou que vous vous connectiez à un serveur Exchange). Dans la plupart des cas, vous indiquez simplement à Outlook votre adresse e-mail et votre mot de passe et il fait le reste.

Voici comment configurer automatiquement un nouveau compte Outlook.

Choisissez Fichier → Info → Paramètres du compte → Paramètres du compte pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres du compte.

Cliquez sur Nouveau.

Saisissez l'adresse e-mail souhaitée.

Cliquez sur Connecter.

Lorsque vous y êtes invité, entrez votre mot de passe et cliquez sur OK.

À l'écran de confirmation, cliquez sur Terminé.

Voilà comment il est censé travailler. Si ce n'est pas le cas pour une raison quelconque, réessayez, mais avant l'étape 4, cliquez sur Options avancées, puis cochez la case Me laisser configurer mon compte manuellement.

Choisissez de configurer le compte manuellement.

Ensuite, dans la zone Configuration avancée, choisissez le type de serveur de messagerie. Ensuite, lorsque vous êtes invité à entrer votre mot de passe, faites-le et cliquez sur Connecter.

Sélectionnez le type de serveur de messagerie.

Mais attendez, le technicien d'entre vous le dit, comment la sélection du type de serveur « configuration avancée » se fait-elle ? Vous avez raison, ce n'est pas le cas. Si vous avez vraiment besoin d'y entrer et de modifier les paramètres, comme la sécurité, le numéro de port, l'adresse du serveur de messagerie, ce genre de choses, consultez la section suivante.

Selon le type de serveur, Outlook vous demande parfois les informations du serveur lorsque vous choisissez la configuration avancée (par exemple, si vous vous connectez à un serveur Exchange). Mais pour les anciens comptes IMAP et POP réguliers, les choses restent simples.

. . . Mais configuration de compte avancée plus délicate

Dans sa quête pour simplifier la configuration de la messagerie, Microsoft l'a rendue plus lourde pour ceux d'entre nous qui souhaitent accéder aux paramètres du serveur de messagerie. La personne moyenne ne les trouvera jamais. Et c'est peut-être l'objectif - garder les utilisateurs non qualifiés hors des zones où ils ne devraient pas être - mais c'est frustrant pour nous qui avons en fait des raisons d'y aller.

Vous pourriez penser que la commande Modifier vous donnerait accès aux paramètres du serveur, mais ce n'est pas le cas. Voir par vous-même:

Choisissez Fichier → Informations → Paramètres du compte → Paramètres du compte pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres du compte si elle n'est pas déjà ouverte.

Sélectionnez le compte à modifier, puis cliquez sur Modifier.

Choisissez Modifier après avoir sélectionné un compte.

Dans la boîte de dialogue Paramètres du compte, modifiez les paramètres comme vous le souhaitez. Mais comme vous pouvez le voir ci-dessous, les paramètres disponibles n'ont rien à voir avec la configuration du serveur de messagerie.

Sélectionnez Suivant, puis sélectionnez Terminé.

Ce sont les modifications que vous pouvez apporter au compte après la configuration.

C'est là que ça se complique. Pour accéder aux paramètres réels du serveur de messagerie, vous devez utiliser la commande Réparer, comme ceci :

Dans la boîte de dialogue Paramètres du compte, sélectionnez le compte, puis cliquez sur Réparer.

Sélectionnez Options avancées.

Cochez la case Me laisser réparer mon compte manuellement. Cliquez ensuite sur Réparer.

Voici enfin les paramètres dont vous avez besoin. Modifiez ici les informations du serveur de courrier entrant.

Ce sont les modifications que vous pouvez apporter au compte après la configuration.

Cliquez sur Courrier sortant pour voir les paramètres du serveur de courrier sortant. Apportez-y les modifications nécessaires.

Ce sont les modifications que vous pouvez apporter au compte après la configuration.

Sélectionnez Réparer pour appliquer les modifications apportées aux paramètres.

Au message de confirmation, cliquez sur Terminé.

Réduire le fouillis avec la boîte de réception ciblée

La fonction Boîte de réception ciblée divise votre dossier Boîte de réception en deux onglets en haut du volet de la liste des messages : Prioritaire et Autre. Ensuite, il essaie de décider intelligemment quels sont les messages les plus importants qui apparaissent lorsque vous avez sélectionné Focused. Lorsque vous sélectionnez Autre, vous voyez les messages qu'Outlook a déterminés comme étant moins importants. Cela peut aider à réduire l'encombrement dans votre boîte de réception des messages commerciaux et des mèmes/blagues stupides. Il s'agit d'une fonctionnalité d'Outlook 2019 qui a été largement présentée comme une amélioration pour Office 2019 lors de son annonce initiale, mais plus de personnes la détestent qu'elles ne l'aiment.

Pour activer/désactiver la boîte de réception ciblée, choisissez Affichage → Boîte de réception ciblée.

If you don’t see the Focused Inbox command on the View tab, Focused Inbox may not be available for you. It depends on your Outlook version, the mail server type, and other factors. Microsoft documentation states that Focused Inbox requires a Microsoft Exchange or Office 365 email account. However, even if you are on an Exchange server, you may not see it if your administrator has disabled the feature.

There was previously a feature in Outlook called Clutter, which operated by moving the “Other” items to a separate folder. Focused Inbox is less intrusive, changing only your view of the inbox content, and not the actual content.

@Mentions

Sometimes when people get in a hurry to send a message, they forget to include someone on it who is referenced in the message. To help combat such oversights, Outlook 2019 features the @Mentions option. It enables you to easily tag someone mentioned in an email so that they automatically receive a copy of the message. To use it when you are composing a message, simply precede the person’s name with an @ sign. A drop-down list appears containing the names of people in your Contacts list. Choose the name you want from the list to automatically add them to the recipient list.

Automatically cc someone you are talking about by using an @ mention.

Lorsque les destinataires verront le message, ils verront le nom mentionné en surbrillance. Le nom est un lien hypertexte actif qui ouvre un volet d'informations sur cette personne (à partir de la liste des contacts du destinataire) lorsque vous cliquez dessus. (Tous les destinataires ne voient pas cela - seuls ceux qui utilisent une version d'Outlook qui prend en charge la fonctionnalité.)

Écouter vos messages avec la lecture à voix haute

Avez-vous déjà souhaité pouvoir vous allonger sur votre chaise, les pieds sur le bureau et qu'un assistant vous lise vos messages entrants ? Cela peut être une réalité (enfin, en quelque sorte) lorsque vous utilisez la fonctionnalité de lecture à voix haute dans Outlook 2019.

Si le bouton Lire à haute voix apparaît sous l'onglet Accueil, la fonctionnalité Outlook 2019 est activée. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez Fichier → Options → Options d'ergonomie. Cochez la case Afficher la lecture à voix haute sous l'en-tête Options d'affichage de l'application et cliquez sur OK.

Activez la fonctionnalité Lire à haute voix Outlook 2019 dans les options Outlook.

Pour utiliser la fonction Lecture à voix haute, sélectionnez un message, puis cliquez sur Accueil → Lecture à voix haute. Assurez-vous que le volume de votre système n'est pas coupé.

Marquage automatique comme lu pour les messages supprimés

Vous ne lisez probablement pas tous les messages avant de les supprimer. S'il s'agit manifestement d'une publicité ou d'une autre bêtise pour laquelle vous n'avez pas le temps, vous pouvez simplement la sélectionner et appuyer sur la touche Suppr. Le problème avec cela a toujours été que cela ne donne pas à Outlook le temps d'enregistrer l'e-mail comme ayant été lu, et vous vous retrouvez avec un tas de messages non lus dans votre dossier Éléments supprimés.

Nouveau dans Outlook 2019, vous pouvez choisir de marquer tous les messages comme lus immédiatement lorsqu'ils sont supprimés. Pour configurer cette fonctionnalité, choisissez Fichier → Options → Courrier. Faites défiler jusqu'en bas, jusqu'à la section Autre, et cochez la case Marquer les messages comme lus une fois supprimés.

Plus de flexibilité pour les rappels Outlook

Outlook a traditionnellement été un programme « poli », en ce sens qu'il ne superpose pas sa fenêtre Rappels au-dessus des autres applications que vous pourriez exécuter au premier plan. Vous pouvez toutefois modifier ce comportement dans Outlook 2019 pour vous assurer de ne jamais manquer un rappel. Choisissez Fichier → Options → Avancé. Ensuite, dans la section Rappels, cochez la case Afficher les rappels au-dessus des autres fenêtres.

Planification dans plusieurs fuseaux horaires

Lorsque vous essayez de planifier une réunion avec des personnes dans plusieurs fuseaux horaires, il peut être déroutant d'essayer de comprendre les changements dans votre tête. Pour ajouter un deuxième ou un troisième fuseau horaire à votre module de calendrier, choisissez Fichier → Options → Calendrier. Sous Fuseaux horaires, choisissez Afficher un deuxième fuseau horaire (et Afficher également un troisième fuseau horaire, si nécessaire). Saisissez une étiquette dans la zone Étiquette pour chaque fuseau horaire. Cette possibilité d'étiqueter les zones peut s'avérer utile si vous souhaitez les nommer comme certaines succursales ou clients plutôt que le nom réel du fuseau horaire.

Vous pouvez désormais configurer jusqu'à trois fuseaux horaires.