Types de champs et utilisations dans les bases de données Access 2019

Un champ dans Access 2019, vous vous en souvenez, est l'endroit où résident vos données. Chaque champ contient une donnée, telle que le nom de famille ou la moyenne au bâton. Parce qu'il existe de nombreux types d'informations dans le monde, Access propose une variété de types de champs pour les stocker . En effet, Access met à votre disposition les types de champs suivants :

• Texte court
• Texte long
• Numéro
• Devise
• NuméroAuto (ce type de données est appliqué, par défaut, au champ ID de départ dans toute nouvelle table)
• Date/Heure
• Oui Non
• Recherche et relation
• Texte riche
• Attachement
• Lien hypertexte
• Objet OLE
• Calculé
• Assistant de recherche

Les types qui viennent d'être répertoriés sont ceux disponibles pour les champs que vous créez en plus de ce premier champ - ceux qui contiendront vos données.

Pour l'instant, il suffit de dire que le champ AutoNumber susmentionné est un champ qui contient un numéro généré automatiquement de sorte que chaque enregistrement est unique en ce qu'il possède un AutoNumber ou ID unique .

Pour l'instant, ne vous inquiétez pas de savoir quel est chaque type de champ ou ce qu'il fait en fonction de son nom - je passe brièvement en revue chacun d'eux. Comme vous pouvez le voir, cependant, la liste couvre à peu près tous les types de données que vous pouvez imaginer. Et n'oubliez pas que chacun peut être largement personnalisé, ce qui donne des champs qui répondent exactement à vos besoins.

La liste à puces à venir présente les types de champs disponibles et leur utilisation. Vous découvrirez également comment vous pouvez les modifier pour répondre à vos besoins spécifiques :

• Texte court : stocke jusqu'à 255 caractères de texte — lettres, chiffres, ponctuation et toute combinaison de ceux-ci.
• Texte long : remplace le type de champ Mémo présent dans les versions 2010 et précédentes. Un champ Texte long contient jusqu'à 64 000 caractères d'informations, soit près de 18 pages de texte. C'est un très grand champ de texte. C'est idéal pour les notes générales, les descriptions détaillées et tout ce qui nécessite beaucoup d'espace.

Les nombres dans un champ de texte ne sont pas des nombres avec lesquels calculer ; ce ne sont qu'un tas de chiffres qui traînent ensemble dans un champ. Faites attention à ce fait lorsque vous concevez les tables de votre base de données - vous ne voulez pas entrer, par exemple, une valeur que vous avez l'intention d'utiliser dans un champ calculé ou pour extraire un autre type d'informations d'un rapport et avoir cette valeur stocké sous forme de texte, le rendant inutilisable en tant que nombre. Si les données sont numériques, stockez-les de cette façon.

Les champs de texte ont un paramètre que vous devez connaître : la taille. Lorsque vous créez un champ de texte, Access veut savoir combien de caractères le champ contient. C'est la taille du champ . Si vous créez un champ appelé Prénom et que sa taille est de 6, Joseph rentre dans le champ, mais pas Jennifer. Cette restriction peut être un problème. Une bonne règle générale est de rendre le champ un peu plus grand que ce dont vous pensez avoir besoin. Il est facile d'agrandir le champ encore plus tard si vous en avez besoin, mais il est potentiellement dangereux de le réduire.

• Nombre : contient des nombres réels et sûrs. Vous pouvez ajouter, soustraire et calculer votre chemin vers la gloire et la fortune avec des champs numériques. Mais si vous travaillez avec des dollars et des cents (ou des livres et des pence), utilisez plutôt un champ Devise.
• Devise : permet de suivre l'argent, les prix, les montants des factures, etc. Dans une base de données Access, la responsabilité s'arrête ici. D'ailleurs, la lire, le mark et le yen aussi. Si vous êtes d'humeur pour un autre type de numéro, consultez le champ Numéro.
• Date/Heure : stocke l'heure, la date ou une combinaison des deux, selon le format que vous utilisez. Utilisez un champ Date/Heure pour suivre les moments de la vie. Plutôt polyvalent, hein ?
• Oui/Non : maintient Oui/Non, Vrai/Faux et Activé/Désactivé, selon le format que vous choisissez. Lorsque vous avez besoin d'un simple oui ou non, c'est le champ à utiliser.
• Recherche et relation : si vous souhaitez qu'un champ dans une table affiche réellement le contenu d'un champ dans une autre table, choisissez-le comme type de champ. Un simple assistant de recherche s'ouvre dès que ce type de champ est choisi, à travers lequel vous sélectionnez la table et le champ à rechercher à travers ce nouveau champ dans votre table.
• Texte riche : avez-vous besoin que le contenu d'un champ particulier soit formaté ? Choisissez ce type de champ, et la mise en forme appliquée aux données dans le champ (à l'aide des outils de mise en forme du texte sur l'onglet Accueil) sera la façon dont elle apparaîtra à l'écran et dans les rapports.
• Objet OLE : vous pouvez utiliser le type de données Objet OLE pour lier ou incorporer un objet, tel qu'une feuille de calcul Excel ou un document Word, à un tableau Access.
• Pièce jointe : utilisez ce type de champ pour joindre des fichiers — documents Word, feuilles de calcul Excel, présentations PowerPoint ou tout autre type de fichier, y compris des graphiques (une photo du volontaire, du produit ou de l'emplacement, peut-être ?) — à l'enregistrement.
• Lien hypertexte : grâce à ce type de champ, Access comprend et stocke le langage de lien spécial qui fait d'Internet un endroit si puissant. Si vous utilisez Access sur le réseau de votre entreprise ou utilisez beaucoup Internet, ce type de champ est fait pour vous.
• Calculé : utilisez ce type de champ lorsque vous souhaitez remplir le champ en question avec le résultat d'une formule qui utilise un ou plusieurs autres champs de la même table. Par exemple, dans un tableau contenant une liste de vos produits, d'autres champs peuvent inclure Prix et Remise. Si vous souhaitez également avoir un champ qui calcule le nouveau prix (le prix, moins la remise), vous en ferez un champ calculé. Lorsque vous choisissez ce type de champ, vous utilisez un sous-menu pour choisir le type de données qui hébergera le résultat, puis une boîte de dialogue Générateur d'expressions apparaît, à travers laquelle vous configurez la formule.

Pour vous aider à commencer à réfléchir à votre base de données et à vos données et pour commencer à imaginer les champs que vous pourriez utiliser pour certains types de données courants, ce tableau présente une ventilation des types de champs et des façons dont vous pouvez les utiliser.

Common Fields for Everyday Tables

Tous les types de champs répertoriés comme exemples dans ce tableau sont en réalité des champs de texte , même ceux pour les numéros de téléphone. En effet, Access considère leur contenu comme du texte plutôt que comme un nombre pouvant être utilisé dans un calcul. (Consultez le tableau suivant pour les non-nos de nommage des champs.)

Symboles interdits

Bien entendu, un autre type de champ (listé dans la colonne Type) n'est ni un champ Texte court ni un champ Texte long — vous voyez également le champ Lien hypertexte. Ce type de données est également considéré comme du texte, mais le type de données Lien hypertexte stocke les URL, en tant qu'URL, et pas seulement en tant que chaîne de texte et de ponctuation.

Si tout ce texte par rapport aux nombres vous embrouille, rappelez-vous que les ordinateurs pensent qu'il y a une différence entre un nombre (que vous utiliseriez dans un calcul) et une chaîne de chiffres, comme les chiffres qui composent un numéro de téléphone. Lorsqu'il s'agit de différents types de champs de texte, tout dépend de la quantité de texte qui sera stocké dans le champ et s'il a besoin d'un formatage spécial pour fonctionner correctement dans la base de données.