Exporter des listes SharePoint vers un fichier Excel ou CSV

Dans ce blog, nous expliquerons comment exporter des listes SharePoint de deux manières : exporter vers un fichier Excel et un fichier CSV . C'est un moyen efficace d'envoyer la liste ou les données à une autre personne extérieure à votre organisation.

Apprendre la différence entre l'exportation vers un fichier Excel ou CSV vous aidera à décider quelle méthode d'exportation est idéale dans diverses situations.

Table des matières

• Comment exporter des listes SharePoint vers Excel
• Comment exporter des listes SharePoint vers CSV
• La différence entre l'exportation vers Excel et CSV
• Conclusion

Comment exporter des listes SharePoint vers Excel

Tout d'abord, cliquez sur Exporter .

Vous verrez deux options : Exporter vers Excel et Exporter vers un fichier CSV.

Si vous considérez le temps, un fichier CSV est beaucoup plus rapide à exporter car il est statique. Cependant, si vous envisagez une dynamique, un fichier Excel est le meilleur choix.

Mais pour l'instant, nous allons choisir Exporter vers Excel .

Cela téléchargera en fait un fichier de requête , essentiellement un fichier Power Query dans Excel . Connectez-vous à votre compte SharePoint ou à votre compte 365 dans Excel avant d'exporter. Vous pouvez également vous connecter lorsque vous ouvrez le fichier Power Query téléchargé .

Ensuite, ouvrez le fichier de requête téléchargé sur votre Excel pour voir les données exportées.

La colonne Tag est une colonne à sélection multiple, les choix sont donc séparés par un point-virgule et un hashtag (;#) .

Vous pouvez également afficher les options en cliquant sur le bouton déroulant de la colonne . Dans cet exemple, il s'agit de la colonne Balises .

Ensuite, vous verrez les options disponibles.

Si vous souhaitez filtrer les données que votre Excel affiche, vous pouvez cliquer sur les colonnes que vous souhaitez utiliser pour le filtrage. Dans cet exemple, nous allons cliquer sur la colonne Office .

Ensuite, cochez Dallas dans la boîte de dialogue.

Après cela, cliquez sur OK .

En conséquence, votre Excel affichera les éléments qui ont le bureau à Dallas .

N'oubliez pas que pour les fichiers Power Query , vous devez d'abord copier les données si vous prévoyez de les envoyer à une personne extérieure à votre organisation ou entreprise. Le fichier copié sera celui que vous devrez envoyer.

Comment exporter des listes SharePoint vers CSV

Tout d'abord, cliquez sur Exporter puis sur Exporter vers CSV .

Cela téléchargera un fichier CSV . La meilleure partie à ce sujet est que vous n'avez plus besoin de vous connecter.

Et vous verrez la version statique de la liste.

Gardez à l'esprit que lorsque vous choisissez d'exporter au format CSV , vous téléchargez la version mise à jour la plus récente de votre liste. Comme elle est statique, lorsque vous mettez à jour votre liste SharePoint, vous devez la retélécharger.

Alors que dans un fichier Power Query , chaque fois que vous mettez à jour votre liste SharePoint, cela fera automatiquement la même chose sur le fichier puisqu'il s'agit d'un fichier Power Query .

La différence entre l'exportation vers Excel et CSV

Voici les principales différences entre les deux :

• Le fichier Power Query est comme une extension de votre liste SharePoint, ce qui signifie que toute modification apportée à votre liste SharePoint se répercutera sur le fichier Power Query .
• Si vous envoyez le fichier Power Query à une personne extérieure à votre organisation, vous devez copier et coller le fichier dans une autre feuille et envoyer le fichier copié.
• Le fichier CSV est statique. Si vous l'envoyez à une autre personne extérieure à votre organisation, vous n'avez pas besoin d'en faire une copie. Vous pouvez l'envoyer directement à la personne.
• Vous n'avez pas besoin de vous connecter pour accéder à un fichier CSV exporté .
• Si des modifications sont apportées après l'exportation de la liste vers un fichier CSV , elles ne seront pas répercutées sur le fichier CSV à moins d'être retéléchargées.

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Conclusion

En résumé, vous avez appris à exporter votre liste SharePoint vers Excel et CSV . Si vous souhaitez envoyer les données en dehors de votre organisation, vous pouvez choisir entre les deux. Cependant, si vous visez une liste rapide, exporter la liste au format CSV est le meilleur choix.

En apprenant la différence entre ces deux, vous serez en mesure de décider facilement quelle méthode d'exportation est idéale dans diverses situations. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet et d'autres contenus connexes, vous pouvez certainement consulter la liste des liens pertinents ci-dessous.

Tous mes vœux,

Henri