Validation de colonne SharePoint de deux manières

Dans ce blog, vous apprendrez à effectuer une validation de colonne SharePoint via une logique conditionnelle et une description. Supposons, par exemple, que vous souhaitiez empêcher un utilisateur d'accéder à un certain champ à moins qu'il n'entre la bonne valeur.

En utilisant des formules et des descriptions appropriées pour la validation des colonnes SharePoint, vous pouvez facilement limiter et valider les entrées de vos utilisateurs.

Table des matières

• Ajouter un élément dans votre liste SharePoint
• Ajouter une colonne SharePoint
• Ajout d'une autre colonne sur la liste SharePoint
• Validation de colonne SharePoint à l'aide d'une logique conditionnelle
• Modification de la formule conditionnelle pour la validation de colonne SharePoint
• Ajout d'une autre colonne dans la liste SharePoint
• Validation de colonne SharePoint à l'aide de descriptions
• Conclusion

Ajouter un élément dans votre liste SharePoint

Commençons par ajouter un élément à votre liste SharePoint. Alors, cliquez sur Nouveau .

Ensuite, renseignez les détails dans le panneau Nouvel élément .

Dans notre exemple, vous verrez que le champ Prénom indique « Vous ne pouvez pas laisser ce champ vide. ”

Pour le changer, cliquez simplement sur la colonne Prénom et cliquez sur Paramètres de colonne.

Ensuite, cliquez sur Modifier.

Ensuite, cliquez sur Plus d'options dans le panneau Modifier la colonne .

Ensuite, basculez Non sur le champ « Exiger que cette colonne contienne des informations ».

Enfin, cliquez sur Enregistrer.

Désormais, si vous ajoutez un nouvel élément, vous n'aurez plus besoin de renseigner les informations de la colonne Prénom .

Ajouter une colonne SharePoint

N'oubliez pas que nous utiliserons ces colonnes à des fins de validation. Dans notre exemple, nous utiliserons une liste que nous avons créée précédemment et qui s'appelle Brands .

Commençons par ajouter une colonne en cliquant sur Ajouter une colonne .

Ensuite, cliquez sur la ligne de texte unique .

Dans le panneau Créer une colonne , nous saisirons les détails de la colonne.

Dans le champ Nom , nous taperons « Type d'atelier de réparation ».

Ensuite, pour le Type, nous choisirons Choix.

Pour le premier Choix, nous taperons « Indépendant ». Ensuite, nous taperons « Affilié » pour le deuxième choix .

Enfin, cliquez sur Enregistrer

Ensuite, modifions-les en cliquant sur Modifier en mode grille.

Sous Type d'atelier de réparation, nous allons définir BMW et Honda sur Indépendant. En revanche, Mazda et Mercedes seront affiliés .

Enfin, cliquez sur Quitter la vue grille.

Ajout d'une autre colonne sur la liste SharePoint

Maintenant, ajoutons une autre colonne sur cette liste. Nous l'appellerons « Nom de la boutique affiliée ». Assurez-vous simplement que son type est une seule ligne de texte.

Cliquez ensuite sur Enregistrer .

Puisque nous avons deux « indépendants » pour le type d'atelier de réparation dans notre exemple, nous pouvons laisser le nom de l'atelier affilié vide. Cependant, les deux autres - Mazda et Mercedes sont affiliés . Par conséquent, nous taperons " Mr. Lube " pour Mazda et " Oil True " pour Mercedes .

Ensuite, cliquons sur Modifier en mode grille et appliquons les modifications. Une fois cela fait, cliquez sur Quitter la vue de la grille pour enregistrer les modifications que vous avez apportées.

Ensuite, nous ajouterons un élément sur la liste appelé « Ford », et pour l' ambassadeur de la marque, nous saisirons « Luke ».

Ensuite, nous ajouterons une image.

 Pour notre exemple, nous avons enregistré des images, nous n'utiliserons donc que notre image Ford.

Et pour l' atelier de réparation, on tapera « Ford's Repair ».

Ensuite, le type d'atelier de réparation est " indépendant".

Pour le nom de la boutique affiliée, nous taperons " ?? Ford ».

Enfin, cliquez sur Enregistrer .

Validation de colonne SharePoint à l'aide d'une logique conditionnelle

Comme vous pouvez le voir, vous pouvez changer n'importe quoi même s'il ne devrait pas y avoir d'option pour le faire. Par exemple, même si le type d'atelier de réparation est défini sur " Indépendant ", vous pourrez toujours saisir n'importe quoi. Mais avec la validation, nous pouvons résoudre ce problème.

Lorsque vous ajoutez un nouvel élément à votre liste SharePoint, dans le panneau Nouvel élément , vous pouvez ajouter une formule dans laquelle les utilisateurs ne peuvent saisir des informations que pour la colonne Nom de l'atelier affilié lorsque la colonne Type d'atelier de réparation est définie sur « Affilié ».

Pour ce faire, cliquons sur Nouveau pour ajouter un élément, puis cliquez sur l' icône Modifier le formulaire en haut à droite.

Cliquez ensuite sur Modifier les colonnes .

Après cela, vous verrez les colonnes disponibles sur votre liste.

Ensuite, nous allons cliquer sur les 3 points à côté de la colonne que nous voulons modifier. Dans notre exemple, nous allons modifier la colonne Nom de l'atelier affilié car nous ne voulons pas qu'elle apparaisse lorsque la colonne Type d'atelier de réparation est définie sur " Indépendant ".

Cliquez ensuite sur  Modifier la formule conditionnelle .

L'un des avantages de la liste SharePoint est que vous pouvez également saisir des formules dans vos colonnes SharePoint.

Modification de la formule conditionnelle pour la validation de colonne SharePoint

La zone de texte Modifier la formule conditionnelle pour le champ Nom de la boutique affiliée vous permet de saisir les conditions dont vous avez besoin pour la validation de votre colonne.

Gardez à l'esprit que si vous souhaitez effacer la condition, il vous suffit de laisser le champ de texte vide. Cliquez sur le lien Apprendre à utiliser des formules conditionnelles dans un formulaire de liste dans la zone. 

Cela nous redirigera vers la documentation des formules de Microsoft. Notez que vous pouvez l'utiliser pour connaître plus de formules qui pourraient rendre votre liste SharePoint plus pratique à utiliser.

Dans notre exemple, le plus simple est d'utiliser la formule « =if([$Category] == 'Product Management', 'true', 'false') » .

Cela signifie que si un champ est égal à une certaine valeur, alors montrez ce champ à l'utilisateur. Si l'expression est vraie, elle nous montrera le champ. Mais si c'est faux, le champ ne sera pas affiché.

Revenons donc à la zone de texte sur votre SharePoint, et nous taperons la formule « =if([$RepairShopType] == 'Affiliated', 'true', 'false') ». Cela signifie essentiellement que si la valeur Repair Shop Type est Affiliated , l'expression renverra true. Sinon, ce sera faux. 

Rappelez-vous toujours que si le nom de votre colonne contient des espaces, Microsoft le condense simplement. C'est pourquoi nous n'avons pas mis d'espace entre les mots.

Ensuite, cliquez sur Enregistrer .

Ensuite, cliquez sur Enregistrer en haut à droite des colonnes Modifier dans le panneau du formulaire.

Après cela, nous cliquerons sur Annuler.

Enfin, nous actualiserons la page.

Ajout d'une autre colonne dans la liste SharePoint

Ensuite, ajoutons une nouvelle colonne pour l'essayer. Tout d'abord, cliquez sur Nouveau .

Et vous verrez que la colonne Nom de la boutique affiliée n'est pas encore visible.

Cependant, une fois que vous avez choisi « Affilié » dans le champ Type d'atelier de réparation …

…le champ Nom de la boutique affiliée apparaîtra.

Et lorsque nous changeons le champ Type d'atelier de réparation en Indépendant , le champ Nom de l'atelier affilié disparaît.

Mais gardez à l'esprit que cette formule ne vous empêche pas de créer des formules conditionnelles complexes. Si vous souhaitez en savoir plus sur les autres formules que vous pouvez utiliser, cliquez simplement sur le lien indiquant Apprendre à utiliser des formules conditionnelles dans un formulaire de liste dans la zone lorsque vous définissez une condition sur une colonne.

Et la meilleure chose à propos de l'ajout d'une formule est que vous n'avez pas besoin de la refaire car elle s'applique à tous les éléments de la liste SharePoint. Que vous modifiiez un élément ou que vous ajoutiez un nouvel élément, l'ensemble de conditions s'applique toujours.

Validation de colonne SharePoint à l'aide de descriptions

Une autre façon de faire savoir aux gens ce qu'il faut mettre dans chaque champ de votre liste SharePoint consiste à ajouter une description. Il permettra à l'utilisateur de savoir ce que le champ représente.

Dans notre exemple, nous mettrons une description dans la colonne Nom de la boutique affiliée . Cliquez sur la colonne, choisissez Paramètres de colonne , puis cliquez sur Modifier .

Dans la zone Description , nous taperons « Il s'agit de l'objectif de l'affilié auquel l'atelier de réparation est lié. Veuillez ne remplir ce champ que si le type d'atelier de réparation est "Affilié" ”

Cliquez ensuite sur Enregistrer .

Après cela, actualisez la page.

Maintenant, si vous ajoutez un article à la liste, vous remarquerez que la description que nous avons définie sous le champ de texte Nom de la boutique affiliée s'y trouve.

L'ajout d'une description peut aider les utilisateurs à identifier ce qu'ils doivent mettre dans le champ de texte. C'est peut-être un moyen simple, mais c'est sûrement efficace. Gardez à l'esprit que la description ne les empêchera pas de saisir d'autres valeurs, mais cela aide sûrement à guider les utilisateurs.

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Conclusion

Pour conclure, vous avez appris à utiliser la logique conditionnelle pour la validation des colonnes SharePoint. Vous pouvez utiliser des formules de base à complexes pour rendre vos colonnes plus efficaces et pratiques à utiliser. De plus, vous avez appris à ajouter une description pour guider l'utilisateur sur l'objet du champ.

N'oubliez pas que vous pouvez rechercher d'autres formules de Microsoft qui peuvent certainement bien fonctionner pour vos colonnes de liste SharePoint. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet et d'autres contenus connexes, vous pouvez certainement consulter la liste des liens pertinents ci-dessous.

Tous mes vœux,

Henri