10 astuces peu courantes sur Microsoft Access 2019

Les experts techniques - les personnes qui connaissent Microsoft Access 2019 de fond en comble - peuvent être un peu intimidants, mais ils sont importants - et ils (nous ?) n'ont aucunement l'intention d'intimider. Ils sont importants pour les utilisateurs moyens d'Access car ils fournissent des conseils inestimables, et ils sont importants pour Access lui-même car ils déterminent la manière dont Microsoft améliore continuellement ses produits. Ce sont ces hommes et ces femmes qui testent les produits Office avant que les nouvelles versions ne soient rendues publiques, et ce sont eux qui écrivent des livres pour aider les utilisateurs de tous niveaux à tirer le meilleur parti du logiciel.

Ainsi, les personnes qui développent des bases de données pour gagner leur vie sont une ressource essentielle pour l'utilisateur moyen, pour le « pouvoir utilisateur » et pour le fabricant de logiciels également. Voici une compilation de certains des meilleurs conseils recueillis à partir d'une longue liste d'experts Access. Sachant qu'ils proposaient des suggestions pour les nouveaux utilisateurs, ils ont offert des conseils adaptés à vos besoins et vous ont aidé à vous assurer que vous pouvez vraiment utiliser Access en toute confiance et efficacement. Au moment où vous aurez terminé, vous aurez donné à vos efforts la bonne quantité de planification et d'organisation - et vous aurez des plans solides pour aller de l'avant avec votre développement et votre utilisation des bases de données que vous créez avec Access.

Alors, voici le sage conseil - en dix bouchées rapides.

Documentez tout comme si un jour vous étiez interrogé par le FBI

Ne lésinez pas sur le temps passé à documenter votre base de données. Pourquoi? Parce que vous serez content plus tard de ne pas avoir lésiné. Vous aurez tous vos plans, vos informations générales et toutes vos idées - celles sur lesquelles vous avez agi et celles qui sont restées sur la planche à dessin - prêtes la prochaine fois que vous aurez besoin de créer une base de données. Vous les aurez également à consulter quand ou si quelque chose ne va pas avec votre base de données actuelle. Vous avez accidentellement supprimé une requête enregistrée ? Aucun problème. Référez-vous à votre documentation. Vous avez oublié comment vos tables étaient liées? Vérifiez la documentation et reconstruisez les relations. Besoin d'expliquer à quelqu'un pourquoi ou comment vous avez mis en place quelque chose ? Référez-vous à vos notes et épatez-les avec votre prévoyance et votre attention.

Alors, que doit contenir cette glorieuse documentation ? Eh bien, tout. Mais voici une liste pour vous aider à démarrer :

• Informations générales sur la base de données :
  • Emplacements des fichiers/données (avec des chemins de réseau spécifiques ou des URL Internet)
  • Explication de ce que fait la base de données
  • Informations sur son fonctionnement
• Dispositions des tableaux :
  • Incluez les noms de champs, les tailles, le contenu et des exemples de contenu.
  • Si certaines des données proviennent de sources ésotériques ou temporaires (par exemple, les données de carte de crédit que vous téléchargez mensuellement en ligne), notez ce fait dans la documentation.
• Résumé des rapports :
  • Noms des rapports
  • Une explication des informations sur le rapport

Si vous devez exécuter des requêtes avant de créer un rapport, documentez le processus. (Mieux encore, demandez à un nerd amical de vous aider à automatiser le travail.)

• Requêtes et logique : pour chaque requête, fournissez une explication détaillée du fonctionnement de la requête, en particulier si elle implique plusieurs tables ou sources de données en dehors d'Access (telles que des tables SQL ou d'autres zones de stockage d'informations importantes).
• Répondez à la question « Pourquoi ? » : lorsque vous documentez votre base de données, concentrez-vous sur les raisons pour lesquelles votre conception fonctionne comme elle fonctionne. Pourquoi les requêtes utilisent-elles ces tables particulières ? Certes, si vous travaillez dans un environnement d'entreprise, vous ne savez peut-être pas pourquoi le système fonctionne comme il le fait, mais il ne fait jamais de mal de demander.
• Détails de la reprise après sinistre :
  • Le processus et le calendrier de sauvegarde
  • Où les sauvegardes sont situées (vous êtes des sauvegardes, non?) Et comment restaurer un fichier sauvegardé
  • Que faire si la base de données cesse de fonctionner

Si votre base de données exécute une fonction organisationnelle importante - comme la comptabilité, l'inventaire, la gestion des contacts ou la saisie des commandes - assurez-vous qu'un processus manuel est en place pour maintenir l'organisation en marche en cas de dysfonctionnement de la base de données - et n'oubliez pas de documenter le processus !

Si vous avez besoin d'aide pour l'un de ces éléments, demandez à quelqu'un ! Que vous empruntiez quelqu'un de votre service informatique ou que vous louiez un informaticien, obtenez l'aide dont vous avez besoin. Traitez votre documentation comme une assurance - aucune organisation ne devrait fonctionner sans elle.

Tous les 6 à 12 mois, examinez votre documentation pour voir si des mises à jour sont nécessaires. La documentation n'est utile que si elle est à jour et si quelqu'un d'autre que vous peut la comprendre. De même, assurez-vous (ou vos homologues au bureau) de savoir où se trouve la documentation. Si vous avez une version électronique, gardez-la sauvegardée et ayez une copie imprimée à portée de main - ce que vous serez heureux d'avoir fait si vous ou quelqu'un d'autre essayez de recycler vos composants de base de données à l'aide de la fonction Composants d'application.

Gardez vos champs de base de données Access aussi petits que possible

Au fur et à mesure que vous créez des tableaux, donnez à vos champs de texte les tailles appropriées pour les données que vous y conservez. Par défaut, Access configure les champs de texte (connus sous le nom de texte court) pour contenir 255 caractères - un paramètre assez généreux, en particulier si le champ contient de maigres abréviations d'état à deux lettres.

Une centaine d'espaces supplémentaires ou plus - qui ne sont pas utilisés dans la plupart des champs de texte - ne sembleraient pas être une perte de sommeil, mais multipliez cet espace sur une table contenant 100 000 adresses de clients, et vous vous retrouvez avec beaucoup de mégaoctets de stockage espace qui est très occupé à ne rien contenir.

Ajustez la taille du champ avec le paramètre Taille du champ sous l'onglet Général en mode Création.

Utiliser des champs numériques pour les nombres réels dans les bases de données Access

Utilisez des champs numériques pour les nombres utilisés dans les calculs , pas pour le texte prétendant être un nombre. Les applications logicielles perçoivent une énorme différence entre le code postal 47999 et le nombre 47 999. L'application considère un code postal comme une série de caractères qui se trouvent tous être des chiffres, mais le nombre est traité comme un nombre réel que vous pouvez utiliser pour les mathématiques et toutes sortes d'autres choses numériques amusantes. L'autre raison pour laquelle un code postal n'est pas un champ numérique ? Si vous êtes aux États-Unis et que votre code postal commence par zéro, l'application coupe le zéro de tête et stocke uniquement les chiffres différents de zéro dans le champ – 01234 devient 1234. Pas bon !

When choosing the type for a new field with numbers in it, ask yourself a simple question: Are you ever going to make a calculation or do anything math-related with that field?

• If you’ll calculate with the field, use a Number type.
• If you won’t calculate with the field, store the field as Short Text.

Validate your Access data

Validations can help prevent bad data from getting close to your tables. Validations are easy to make, quick to set up, and ever-vigilant (even when you’re so tired you can’t see straight). If you aren’t using validations to protect the integrity of your database, you really should start.

Use understandable names in Access to keep things simple

When building a table or creating a database, think about the database file, field, and table names you use:

• Will you remember what the names mean three months from now? Six months from now?
• Are the names intuitive enough that someone else can look at the table and figure out what it does, long after you’ve moved on to bigger and better things?

This becomes even more important as you start using the tools for putting your Access tables and databases online and sharing them via SharePoint — potentially you’re bringing millions of users “to the table”. Also, with the Application Parts feature, the components of your databases can be recycled to help speed the creation of a new database. You don’t want mysterious names for the parts of your database to spread to a new database — to create nightmarish mysteries there too — right?

Delete Access field values with great caution

Whenever you’re deleting field values from a table, make sure you’re killing the values in the right record — check again, and then only when you’re sure, delete the original. Even then, you can still do a quick Ctrl+Z and recover the offending item provided you undo right after catching the mistake.

Why all the checking and double-checking? Because after you delete a field value and do anything else in the table, Access completely forgets about your old value. It’s gone, just as though it never existed. If you delete a record from a table, the record is really gone — because there is no Undo available for an entire record. If that record happened to be important and you didn’t have a current backup file when the record went away, you’re out of luck. Sorry!

Backup, backup, backup your Access databases

Ai-je été assez clair ? Gardez toujours une sauvegarde de votre travail ! Rien ne remplace une sauvegarde actuelle de vos données, en particulier si les données sont vitales pour votre vie personnelle ou professionnelle. Les stratégies efficaces incluent souvent le maintien de copies de sauvegarde à un autre emplacement au cas où un sinistre détruirait votre bureau, que ce soit dans un autre bureau ou dans le cloud.

Si vous pensez que vous n'avez jamais eu besoin d'une sauvegarde auparavant, alors pourquoi s'embêter, pensez aux inondations. Pensez aux présentateurs de nouvelles disant qu'une zone actuellement sous l'eau n'a jamais été inondée auparavant. Imaginez la vie des gens flottant dans la rue. Que vous soyez confronté à une véritable catastrophe aux proportions d'un ouragan, à un incendie ou au disque dur de votre ordinateur qui décide de mourir (et cela arrive, même si cela ne vous est jamais arrivé auparavant), vous serez bien plus heureux si vous avez une sauvegarde de votre base de données.

Réfléchissez, réfléchissez et réfléchissez encore avant d'agir dans Access

Vous connaissez le slogan du menuisier « Mesurez deux fois, coupez une fois » ? La même chose peut être dite pour la réflexion lorsqu'il s'agit de votre base de données. Ne vous contentez pas de penser à quelque chose, arrivez à une conclusion rapide, puis plongez. Attendez, réfléchissez-y à nouveau, puis réfléchissez-y peut-être une troisième fois. Ensuite, tirez une conclusion et commencez à agir en conséquence. Avec toute la puissance que vous offre Access, associée à la capacité de stocker des milliers et des milliers d'enregistrements dans votre base de données, une erreur relativement simple peut être assez coûteuse en raison des ramifications potentielles en termes de perte de données ou d'une action « irréversible » prise par erreur.

Organisez-vous et restez organisé lorsque vous travaillez dans Access

Bien que les suggestions pour s'organiser et rester simple puissent sembler contradictoires, ces deux conseils sont vraiment sociables. Garder les choses simples peut souvent être un moyen d'éviter le besoin de beaucoup d'organisation après coup. Alors que tu en as probablement marre d'entendre tes parents te rappeler qu'« il y a une place pour tout, et chaque chose à sa place » (ou s'ils étaient moins poétiques, « Nettoie ta chambre !!! »), ils avaient raison.

Si vous gardez votre base de données organisée, vous économiserez du temps et du chagrin. Un tableau bien planifié et bien organisé sera plus facile à interroger, à rapporter et à inclure dans un formulaire. Il va également trier et filtrer comme un éclair.

Oui, vous pouvez être trop organisé. En fait, la sur-organisation est tout à fait trop facile. Tempérez votre envie d'organisation en cultivant une autre passion : travailler avec le moins d'étapes possible. Limitez le nombre de dossiers et de sous-dossiers que vous utilisez - un maximum de cinq niveaux de dossiers est plus que suffisant pour à peu près n'importe qui. Si vous allez bien au-delà de cinq niveaux, votre organisation commence à se heurter à votre productivité (et personne n'aime une perte de productivité, encore moins les personnes qui proposent ces petits slogans idiots pour des affiches de bien-être en entreprise).

Il n'y a pas de honte à demander de l'aide sur Access

Si vous rencontrez des problèmes avec quelque chose, avalez votre ego et demandez de l'aide. Dire « je ne sais pas » – puis essayer de découvrir ce que vous ne savez pas encore – n'a aucune honte. Cette règle est particulièrement importante lorsque vous parcourez des milliers d'enregistrements dans une base de données. Les petits faux pas amplifient rapidement et multiplient un petit problème en une énorme crise. Demandez de l'aide avant que la situation ne s'aggrave.