5 façons dutiliser le remplissage automatique dans Excel 2019

La plupart des feuilles de calcul que vous créez avec Excel nécessitent la saisie d'une série de dates ou de nombres séquentiels. Par exemple, une feuille de calcul peut vous demander de titrer les colonnes avec les 12 mois, de janvier à décembre, ou de numéroter les lignes de 1 à 100.

La fonction de remplissage automatique d'Excel simplifie ce type de tâche répétitive. Tout ce que vous avez à entrer est la valeur initiale de cette série. Dans la plupart des cas, AutoFill est assez intelligent pour comprendre comment remplir la série pour vous lorsque vous faites glisser la poignée de remplissage vers la droite (pour prendre la série sur les colonnes vers la droite) ou vers le bas (pour étendre la série aux lignes ci-dessous ).

La poignée de remplissage automatique (ou de remplissage) ressemble à ceci — + — et n'apparaît que lorsque vous positionnez la souris dans le coin inférieur droit de la cellule active (ou la dernière cellule, lorsque vous avez sélectionné un bloc de cellules). Si vous faites glisser une sélection de cellules avec le pointeur de la souris en croix blanche plutôt qu'avec la poignée de saisie automatique, Excel étend simplement la sélection de cellules aux cellules sur lesquelles vous faites glisser. Si vous faites glisser une sélection de cellules avec le pointeur en pointe de flèche, Excel déplace la sélection de cellules.

Sur un appareil à écran tactile, vous faites apparaître la poignée de remplissage Excel en appuyant sur la poignée de sélection inférieure de la cellule active (indiquée par un cercle), puis en appuyant sur l'élément Remplissage automatique dans la mini-barre d'outils qui apparaît alors. Vous pouvez ensuite remplir une série en faisant glisser cette poignée de remplissage avec votre doigt ou un stylet.

Lors de la création d'une série avec la poignée de recopie, vous ne pouvez faire glisser que dans une seule direction à la fois. Par exemple, vous pouvez remplir la série ou copier l'entrée dans la plage à gauche ou à droite de la cellule qui contient les valeurs initiales, ou vous pouvez remplir la série ou copier dans la plage au-dessus ou en dessous de la cellule contenant les valeurs initiales. Cependant, vous ne pouvez pas remplir ou copier la série dans deux directions en même temps (comme vers le bas et vers la droite en faisant glisser la poignée de remplissage en diagonale).

Lorsque vous faites glisser la poignée de remplissage, le programme vous tient informé de toute entrée qui sera entrée dans la dernière cellule sélectionnée dans la plage en affichant cette entrée à côté du pointeur de la souris (une sorte de conseils de remplissage automatique, si vous voulez). Après avoir étendu la plage avec la poignée de remplissage, Excel crée une série dans toutes les cellules que vous sélectionnez ou copie la plage entière avec la valeur initiale. À droite de la dernière entrée de la série remplie ou copiée, Excel affiche également un bouton déroulant contenant un menu contextuel d'options. Vous pouvez utiliser ce menu contextuel pour remplacer le remplissage ou la copie par défaut d'Excel.

Par exemple, lorsque vous utilisez la poignée de recopie, Excel copie une valeur initiale (telle que 10) dans chaque cellule de la plage. Mais, si vous vouliez une série séquentielle (telle que 10, 11, 12, etc.), vous le faites en sélectionnant la commande Remplir la série dans le menu contextuel Options de remplissage automatique.

Les images ci-dessous illustrent comment utiliser le remplissage automatique pour saisir une rangée de mois, en commençant par janvier dans la cellule B2 et se terminant par juin dans la cellule G2. Pour ce faire, il vous suffit d'entrer Jan dans la cellule B2, puis de positionner le pointeur de la souris (ou votre doigt ou votre stylet) sur la poignée de recopie dans le coin inférieur droit de cette cellule avant de faire glisser jusqu'à la cellule G2 à droite.

Pour saisir une série de mois, saisissez le premier mois, puis faites glisser la poignée de recopie dans une direction pour ajouter des mois séquentiels.

Lorsque vous relâchez le bouton de la souris ou retirez votre doigt ou votre stylet de l'écran tactile, Excel remplit les noms des autres mois (de février à juin) dans les cellules sélectionnées.

Relâchez le bouton de la souris et Excel remplit la sélection de cellules avec les mois manquants.

Excel conserve les cellules avec la série de mois sélectionnée, vous donnant une autre chance de modifier la série. (Si vous êtes allé trop loin, vous pouvez faire glisser la poignée de remplissage vers la gauche pour réduire la liste des mois ; si vous n'êtes pas allé assez loin, vous pouvez la faire glisser vers la droite pour étendre la liste des mois plus loin.)

Vous pouvez également utiliser les options du menu déroulant Options de remplissage automatique. Pour afficher ce menu, vous cliquez sur le bouton déroulant qui apparaît sur la poignée de remplissage (à droite de juin) pour remplacer la série créée par défaut. Pour qu'Excel copie Jan dans chacune des cellules sélectionnées, sélectionnez Copier les cellules dans ce menu. Pour que le programme remplisse les cellules sélectionnées avec la mise en forme utilisée dans la cellule B2 (dans ce cas, la cellule a été mise en gras), vous sélectionnez Remplir la mise en forme uniquement dans ce menu. Pour qu'Excel remplisse la série de mois dans les cellules sélectionnées sans copier la mise en forme utilisée dans la cellule B2, vous sélectionnez la commande Remplir sans mise en forme dans ce menu contextuel.

Consultez le tableau ci-dessous pour voir les différentes valeurs initiales que le remplissage automatique peut utiliser et les types de séries qu'Excel peut créer à partir d'eux.

Exemples de séries que vous pouvez créer avec AutoFill

Travailler avec une série espacée dans Excel 2019

AutoFill uses the initial value that you select (date, time, day, year, and so on) to design the series. All the sample series shown above change by a factor of one (one day, one month, or one number). You can tell AutoFill to create a series that changes by some other value: Enter two sample values in neighboring cells that describe the amount of change you want between each value in the series. Make these two values the initial selection that you extend with the fill handle.

For example, to start a series with Saturday and enter every other day across a row, enter Saturday in the first cell and Monday in the cell next door. After selecting both cells, drag the fill handle across the cells to the right as far as you need to fill out a series based on these two initial values. When you release the mouse button or remove your finger or stylus from the screen, Excel follows the example set in the first two cells by entering every other day (Wednesday to the right of Monday, Friday to the right of Wednesday, and so on).

Copying with AutoFill in Excel 2019

You can use AutoFill to copy a text entry throughout a cell range (rather than fill in a series of related entries). To copy a text entry to a cell range, engage the Ctrl key while you click and drag the fill handle. When you do, a plus sign appears to the right of the fill handle — your sign that AutoFill will copy the entry in the active cell instead of creating a series using it.

You can also tell because the entry that appears as the AutoFill tip next to the fill handle while you drag contains the same text as the original cell. If you decide after copying an initial label or value to a range that you should have used it to fill in a series, click the drop-down button that appears on the fill handle at the cell with the last copied entry and then select the Fill Series command on the AutoFill Options shortcut menu that appears.

Although holding down Ctrl while you drag the fill handle copies a text entry, just the opposite is true when it comes to values! Suppose that you enter the number 17 in a cell and then drag the fill handle across the row — Excel just copies the number 17 in all the cells that you select. If, however, you hold down Ctrl while you drag the fill handle, Excel then fills out the series (17, 18, 19, and so on). If you forget and create a series of numbers when you only need the value copied, rectify this situation by selecting the Copy Cells command on the AutoFill Options shortcut menu.

Creating custom lists for AutoFill in Excel 2019

In addition to varying the increment in a series created with AutoFill, you can also create your own custom series. For example, say your company has offices in the following locations and you get tired of typing the sequence in each new spreadsheet that requires them:

• New York
• Chicago
• Atlanta
• New Orleans
• San Francisco
• Los Angeles

After creating a custom list with these locations, you can enter the entire sequence of cities simply by entering New York in the first cell and then dragging the Fill handle to the blank cells where the rest of the cities should appear.

To create this kind of custom series using Excel’s AutoFill feature, follow these steps:

Click File → Options → Advanced or press Alt+FTA and then scroll down and click the Edit Custom Lists button in the General section to open the Custom Lists dialog box.

Creating a custom company location list from a range of existing cell entries.

If you’ve already gone to the time and trouble of typing the custom list in a range of cells, go to Step 2. If you haven’t yet typed the series in an open worksheet, go to Step 4.

Click in the Import List from Cells text box and then select the range of cells in the worksheet containing the custom list.

As soon as you start selecting the cells in the worksheet by dragging your mouse or Touch pointer, Excel automatically collapses the Options dialog box to the minimum to get out of the way. The moment you release the mouse button or remove your finger or stylus from the screen, Excel automatically restores the Options dialog box to its normal size.

Click the Import button to copy this list into the List Entries list box.
Skip to Step 6.

Select the List Entries list box and then type each entry (in the desired order), being sure to press Enter after typing each one.

When all the entries in the custom list appear in the List Entries list box in the order you want them, proceed to Step 5.

Click the Add button to add the list of entries to the Custom Lists list box.

Finish creating all the custom lists you need, using the preceding steps. When you’re done, move to Step 6.

Click OK twice, the first time to close the Custom Lists dialog box and the second to close the Excel Options dialog box and return to the current worksheet in the active workbook.

After adding a custom list to Excel, from then on you need only enter the first entry in a cell and then use the fill handle to extend it to the cells below or to the right.

If you don’t even want to bother with typing the first entry, use the AutoCorrect feature to create an entry that fills in as soon as you type your favorite acronym for it (such as ny for New York).

Excel 2019: Doing AutoFill on a touchscreen

To fill out a data series using your finger or stylus when using Excel on a touchscreen tablet without access to a mouse or touchpad, you use the AutoFill button that appears on the mini-toolbar as the fill handle as follows:

Tap the cell containing the initial value in the series you want AutoFill to extend.
Excel selects the cell and displays selection handles (with circles) in the upper-left and lower-right corners.

Appuyez et maintenez la cellule jusqu'à ce que la mini-barre d'outils apparaisse.
Lorsqu'elle est invoquée au toucher, la mini-barre d'outils apparaît sous la forme d'une seule rangée de boutons de commande, de Coller à Remplissage automatique, terminée par un bouton Afficher le menu contextuel (avec un triangle noir pointant vers le bas).

Appuyez sur le bouton Remplissage automatique dans la mini-barre d'outils.
Excel ferme la mini-barre d'outils et ajoute un bouton Remplissage automatique à la cellule actuellement sélectionnée (la flèche bleue pointant vers le bas dans le carré qui apparaît dans le coin inférieur droit de la cellule).

Faites glisser le bouton Remplissage automatique à travers les cellules vides de la même colonne ou ligne dans laquelle la séquence de séries de données doit être remplie.

Lorsque vous faites glisser votre doigt ou votre stylet dans des cellules vides, la zone Nom de la barre de formule reste informée de la prochaine entrée de la série de données. Lorsque vous relâchez votre doigt ou votre stylet de l'écran tactile après avoir sélectionné la dernière cellule vide à remplir, Excel remplit la série de données dans la plage sélectionnée.

Excel 2019 : Utilisation du remplissage automatique avec le bouton Remplir de l'onglet Accueil

Si vous utilisez Excel 2019 sur une tablette à écran tactile sans l'aide d'une souris ou d'un pavé tactile, vous pouvez effectuer le remplissage automatique à partir du ruban (vous pouvez également utiliser cette méthode si vous constatez qu'utiliser la poignée de remplissage pour créer une série de données entrées avec AutoFill est trop exigeant même avec une souris physique).

Vous utilisez simplement le bouton Remplir de l'onglet Accueil du ruban pour effectuer vos opérations de remplissage automatique dans Excel 2019 comme suit :

Entrez la ou les premières entrées sur lesquelles la série doit être basée dans la ou les premières cellules pour contenir la nouvelle série de données dans votre feuille de calcul.

Sélectionnez la plage de cellules où la série doit être créée, sur une ligne ou dans une colonne, en veillant à inclure la cellule avec la ou les entrées initiales de cette plage.

Cliquez sur le bouton Remplir dans l'onglet Accueil suivi de Série dans son menu déroulant ou appuyez sur Alt+HFIS.

Le bouton Remplir est situé dans le groupe Édition juste en dessous du bouton Somme automatique (celui avec le sigma grec). Lorsque vous sélectionnez l'option Série, Excel ouvre la boîte de dialogue Série.

Cliquez sur le bouton d'option Remplissage automatique dans la colonne Type, puis sur le bouton OK dans la boîte de dialogue Série.
Excel entre une série de données en fonction de la ou des valeurs initiales de la plage de cellules sélectionnée, comme si vous aviez sélectionné la plage avec la poignée de remplissage.

Notez que la boîte de dialogue Série contient un ensemble d'options que vous pouvez utiliser pour affiner et contrôler davantage la série de données créée par Excel. Dans une série de données linéaire, si vous souhaitez que la série incrémente plusieurs valeurs de pas à la fois, vous pouvez l'augmenter dans la zone de texte Valeur de pas. De même, si vous souhaitez que votre série linéaire ou AutoFill s'arrête lorsqu'elle atteint une valeur particulière, vous l'entrez dans la zone de texte Valeur d'arrêt.

Lorsque vous entrez une série de dates avec le remplissage automatique qui s'incrémente à autre chose que le jour, n'oubliez pas que les options Unité de date de la boîte de dialogue Série vous permettent de spécifier d'autres parties de la date initiale à incrémenter dans la série. Vos choix incluent le jour de la semaine, le mois ou l'année.